Mitarbeiterakten - Änderungen in den Mitarbeiterakten ab 2019

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Am 5. Februar wurde ein Gesetz unterzeichnet, das die Aufbewahrungspflicht von Mitarbeiterakten von 50 auf 10 Jahre reduziert. Auch die elektronische Speicherung von Mitarbeiterakten wird möglich sein. Obwohl das Gesetz ursprünglich Anfang 2018 in Kraft treten sollte, treten die neuen Regelungen zum 1. Januar 2019 in Kraft. Erwähnenswert ist auch der Entwurf des Ministeriums für Arbeit und Sozialpolitik zur Verordnung zur Arbeitnehmerdokumentation, der 2019 Änderungen bei der Führung von Personalakten einführen soll.

Vorteile der Einführung neuer Vorschriften

Die Vorteile der Einführung des Gesetzes sind vor allem erhebliche Einsparungen. Unternehmer tragen geringere Kosten für die Aufbewahrung von Unterlagen, was die Büroflächen erheblich entlastet. Der zweite Vorteil, den das Gesetz mit sich bringen soll, ist eine größere Sicherheit der Arbeitnehmerinteressen und die Verkürzung der Zeit für die Suche nach Dokumenten. Bisher war es der Mitarbeiter, der ZUS die erforderlichen Unterlagen vorlegen musste, jetzt wird davon ausgegangen, dass ZUS über die vollständigen Kenntnisse und Unterlagen eines bestimmten Mitarbeiters verfügt und es an ihm liegt, diese zu sammeln, und nicht wie bisher der Mitarbeiter .

Mitarbeiterakten - Aufbewahrung

Der Arbeitgeber muss gemäß dem Gesetz die Mitarbeiterdokumentation so aufbewahren, dass ihre Vertraulichkeit, Integrität, Vollständigkeit und Verfügbarkeit gewährleistet ist. Er kann die Unterlagen für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses in Papierform oder in elektronischer Form aufbewahren, jedoch unter Bedingungen, die nicht schadensgefährdet sind. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ist der Arbeitgeber grundsätzlich zur Aktenaufbewahrung für 10 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis beendet oder erloschen ist, verpflichtet, sofern nicht gesonderte Regelungen etwas anderes vorsehen.

Akten entlassener Arbeitnehmer

Wird das Arbeitsverhältnis mit demselben Arbeitnehmer innerhalb von 10 Jahren nach der Entlassung wieder aufgenommen, führt der Arbeitgeber aufgrund der vorhandenen Arbeitnehmerdokumentation weiterhin Akten für diesen Arbeitnehmer. Bei Beendigung der Arbeit durch den Arbeitnehmer sollte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zusammen mit der Bescheinigung in Papierform oder in elektronischer Form Informationen über Folgendes zur Verfügung stellen:

  • die Aufbewahrungsfrist der Mitarbeiterdokumentation,

  • die Fähigkeit des Arbeitnehmers, Arbeitnehmerdokumente bis zum Ende des Kalendermonats nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist für Arbeitnehmerdokumente abzuholen,

  • Vernichtung der Mitarbeiterdokumentation, wenn diese nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist abgeholt wird.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitnehmerdokumentation innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf der für die Abholung durch den Arbeitnehmer vorgesehenen Frist zu vernichten.

Form der Aktenführung

Der Arbeitgeber hat die Wahl, in welcher Form er die Dokumentation aufbewahren möchte und kann die Form jederzeit ändern:

  • Bei einem Wechsel von der Papier- auf die elektronische Form muss der Arbeitgeber eine digitale Reproduktion erstellen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden muss, die die Übereinstimmung der Reproduktion mit dem Papierdokument bestätigt.

  • Im Falle einer Änderung der Dokumentationsform von elektronisch auf Papier muss der Arbeitgeber Ausdrucke erstellen und diese mit einer Unterschrift unterschreiben, die die Übereinstimmung des Ausdrucks mit dem elektronischen Dokument bestätigt.

10 Jahre, aber gilt das für alle Mitarbeiter?

Nicht alle Mitarbeiterakten können 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Nach dem Kriterium der Beschäftigung von Arbeitnehmern wurde folgende Einteilung verwendet:

  • Akten von Arbeitnehmern, die vor dem 1. Januar 1999 beschäftigt waren - in diesem Fall können die Akten nicht weniger als 50 Jahre aufbewahrt werden;

  • Akten von Arbeitnehmern, die im Zeitraum vom 1. Januar 1999 bis 31. Dezember 2018 beschäftigt waren - in diesem Fall hängt es von seiner Entscheidung ab, ob der Arbeitgeber die Akten 10 oder 50 Jahre aufbewahren wird. Um die Aufbewahrungsfrist zu verkürzen, muss der Arbeitgeber der ZUS für jeden Arbeitnehmer einen ZUS-RIA-Auskunftsbericht vorlegen. Sie ist eine Zusammenfassung der Angaben zu den versicherten Personen und die Grundlage für die Berechnung der Leistungen;

  • Akten der ab Januar 2019 beschäftigten Arbeitnehmer - Die Akten der Personen dieser Gruppe werden 10 Jahre aufbewahrt. Der Arbeitgeber übermittelt automatisch jeden Monat Informationen über das Einkommen des Arbeitnehmers.

Die Novelle zur Aufbewahrung von Mitarbeiterakten und deren Digitalisierung ist Teil des Gesetzespakets „100 Änderungen für Unternehmen“, das Unternehmern die Geschäftstätigkeit erleichtern und das Unternehmer-Verwaltungsverhältnis freundlicher, partnerschaftlicher und vereinfachter gestalten soll einer.

Änderungen in der Mitarbeiterdokumentation

Der Verordnungsentwurf zur Arbeitnehmerdokumentation geht davon aus, dass die Personalakte des Arbeitnehmers ab 2019 nicht mehr aus 3, sondern aus 4 Teilen besteht.Ein gesonderter Teil D enthält Unterlagen zur Auftragshaftung des Arbeitnehmers oder in gesonderten Regelungen geregelter Haftung. Persönliche Dateien bestehen aus:

  • Teil A (Unterlagen im Zusammenhang mit der Bewerbung um eine Stelle),

  • Teil B (Unterlagen über die Aufnahme eines Arbeitsverhältnisses und den Verlauf der Beschäftigung),

  • Teil C (Unterlagen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses),

  • Teil D (Dokumente über die Auftragshaftung des Arbeitnehmers oder die in gesonderten Bestimmungen aufgeführte Haftung).

Die Verordnung ermöglicht es, Teile von Personalakten in kleinere, thematisch zusammenhängende und fortlaufende Nummerierungen zu unterteilen: A1, B1, C1, D1. In solchen Fällen sollten die Dokumente nummeriert und in chronologischer Reihenfolge in einzelnen Teilen geführt und eine Liste jedes Teils erstellt werden.

In dem vorgestellten Projekt wurde dem Arbeitgeber eine zusätzliche Verpflichtung auferlegt, andere Arten von Dokumenten separat für jeden Arbeitnehmer aufzubewahren - sie werden als Arbeitnehmerdokumentation angesehen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die zum 1. Januar 2019 in Kraft tretenden Regelungen viele Erleichterungen bei der Mitarbeiterakte einführen sollen. Die größte Änderung ist die Möglichkeit, die Form der Aufbewahrung der Mitarbeiterdokumentation zu wählen. Dank der neuen Regelungen wird es auch möglich sein, die Aufbewahrungsfrist für Mitarbeiterdokumente zu verkürzen.