Sicheres Buchhaltungssystem - Berechtigungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Rechnungslegungsbüros.

Personenbezogene Daten werden in jedem Buchhaltungssystem verarbeitet, daher sollte jedes dieser Systeme geschützt werden. Zu den Elementen des Datenschutzes gehört das Verfahren zur Gewährung von Zugriffen und Berechtigungen. Wie sollte ein sicheres Buchhaltungssystem aussehen?

Anlegen von Benutzern und Erteilen von Berechtigungen im Programm für Buchhaltungsbüros

Ein sicheres Buchhaltungssystem sollte ein geeignetes Programm für Buchhaltungsbüros haben, wie z. B. wCompany für Buchhaltungsbüros, sollte in der Lage sein, neue Benutzer einfach hinzuzufügen. Jeder, der mit Daten arbeitet, sollte sein Login und Passwort haben. Das Passwort sollte direkt von der Person vergeben werden, auf die sich der Login bezieht.

 

 

Das sichere Hinzufügen neuer Benutzer besteht also darin, einen neuen Benutzer durch Eingabe seiner E-Mail-Adresse an das System anzuheften. Ein sicheres Abrechnungssystem sollte dem Benutzer einen Aktivierungslink senden, dh den Benutzer auffordern, ein Zugangspasswort anzugeben.

Darüber hinaus muss ein sicheres Buchhaltungssystem für Buchhaltungsbüros in der Lage sein, die Zugriffsebenen, dh Berechtigungen - der Leiter der Geschäftsstelle als Hauptverwalter, der Vorgesetzte des Buchhalters - der Verantwortliche für die Richtigkeit der Abrechnungen des Kunden, der Buchhalter - a Person, die bei der Eingabe von Dokumenten / Buchhaltung hilft, HR - eine Person, die für einen bestimmten Kunden Abrechnungen in Bezug auf Arbeitsrecht und Versicherungen führt (wenn es sich um eine andere Person als einen Buchhalter handelt).

 

Die Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten, einschließlich der DSGVO, erfordern eine sorgfältige Datenminimierung, d. Daher ist es wichtig, dass das sichere Buchhaltungssystem, mit dem das Buchhaltungsbüro arbeitet, über solche Möglichkeiten verfügt, dass der jeweilige Benutzer den Zugriff auf einige Daten, die er nicht verwenden muss, sperren sollte.

 

Zudem ist zu beachten, dass diese Zugriffe mit den erteilten Berechtigungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten vereinbar sein sollten.

Sicheres Buchhaltungssystem - wie nutzt man neue Technologien in einem Buchhaltungsbüro?

Sichere Zugangspasswörter sind nichts anderes, als den Zugang zum Programm der Buchhaltung mit einem Passwort zu sichern. Obwohl die DSGVO nicht ausdrücklich vorschreibt, dass eine regelmäßige Änderung von Passwörtern empfohlen wird, sollte die Möglichkeit in Betracht gezogen werden, das Risiko ihrer Weitergabe zu begrenzen. Es lohnt sich zu prüfen, ob das Programm für Buchhaltungsbüros über moderne Zugangs-Authentifizierungstechniken in Form einer zweistufigen Protokollierung verfügt. Es ist eine fortschrittliche Form der Sicherheit, die auf einem zusätzlichen Kommunikationsgerät wie einem Telefon basiert. Es besteht darin, dass wir standardmäßig über ein permanentes Zugangspasswort verfügen, aber zusätzlich zum Einloggen die Eingabe des zweiten, beweglichen Teils des Passworts, der mit einem SMS-Code geliefert wird, bestätigen müssen (dann ist der Diebstahl des Passworts selbst wird keinen unbefugten Zugriff auf die Daten ermöglichen). Die Funktion erkennt neue Geräte, ist also nicht störend.

 

Benutzerlogs im Buchhaltungssystem

Die Historie der Benutzer im System ist auch eines der Sicherheitselemente. Sie werden verwendet, um Informationen darüber zu sammeln, wer welche Änderungen am System vorgenommen hat, einschließlich Änderungen im Zusammenhang mit der Änderung der im System gespeicherten personenbezogenen Daten. Die Speicherzeit der Protokolle wird selbstverständlich vom IT-Systemadministrator festgelegt.