Online-Buchhaltung - Sparen Sie Zeit und Geld

Rechnungslegungsbüros.

Bei der Entscheidung, sich selbstständig zu machen, hat ein zukünftiger Unternehmer eine Geschäftsidee und deren Umsetzung im Kopf. Und hier, ganz am Anfang, ist der ganze Enthusiasmus etwas überdeckt mit verschiedenen Problemen, die sich aus schwierigen Entscheidungen ergeben, wie zum Beispiel: Welche Besteuerungsform soll man wählen? Soll ich mich umsatzsteuerlich registrieren? Wo bekomme ich das Abrechnungsprogramm? Wo soll die Lagerverwaltung betrieben werden? Ein Online-Buchhaltungsbüro kommt mit einer helfenden Hand.

Was ist eine Online-Buchhaltung?

Ein Online-Buchhaltungsbüro ist nicht nur eine qualitativ hochwertige Buchhaltungsleistung, die in der Beratung zur richtigen Besteuerungsform und der korrekten Erstellung von Steuererklärungen besteht. Es ist auch eine Prozessautomatisierung, mit der Sie viel Zeit sparen können, was sich auch in Geld niederschlägt. Die vollständige Zusammenarbeit mit einem solchen Büro ist für den Telefon- oder E-Mail-Kontakt und die Online-Zustellung von Dokumenten optimiert. Hier zählt die Bequemlichkeit des Unternehmers.

Wie funktioniert ein Online-Buchhaltungsbüro?

Zunächst einmal ist ein Online-Buchhaltungsbüro auf Remote-Kundenservice spezialisiert. Schon die Vertragsunterzeichnung erfolgt, ohne dass Sie ins Büro kommen müssen. Er beherrscht den Kontakt zum Kunden und den Eingang von Buchhaltungsunterlagen. Es kommt immer noch vor, dass Kunden Papierdokumente per Kurier oder per Post versenden, aber immer häufiger werden sie elektronisch verschickt. Unternehmer erhalten heute viele Dokumente in Form von E-Rechnungen. In diesem Fall ist deren Druck einfach verschwenderisch und die Dokumente können an den Buchhalter übergeben werden, z.B. durch Anhängen an eine mit dem Buchhaltungssystem integrierte Dropbox / Google Drive.

Wie sieht die Veröffentlichung aus:

  • der Buchhalter wählt einmal im Monat alle Kostenrechnungen aus und schickt sie zur Verarbeitung per OCR,
  • überprüft die Richtigkeit der Auswahl der von OCR-Daten geladenen Abrechnungsschemata.

Der obige Vorgang kann noch einfacher sein, wenn der Kunde Rechnungen direkt in seinem Panel hochlädt. OCR verarbeitet sie dann laufend und der Buchhalter kann sie jederzeit verifizieren. Am optimalsten ist es natürlich, nach Monatsende alle Dokumente auf einmal zu prüfen.

Damit erhält der Unternehmer das gesamte Archiv seiner Tätigkeiten in elektronischer Form. Er kann jederzeit auf die eingescannte Rechnung für den Kauf von Geräten oder Autoreparaturen zugreifen. Er muss keinen Buchhalter anrufen und auf die Überprüfung der aktuell wichtigen Informationen warten.

Die Zusammenarbeit mit einem Online-Buchhaltungsbüro konzentriert sich auf die Bequemlichkeit des Unternehmers. Er kann mit seinem Smartphone jederzeit Fotos von Kostenrechnungen machen und diese auf die mit dem Buchhalter geteilte Diskette legen.

Steuer- und Sozialversicherungsbeträge online verfügbar

Die Online-Buchhaltung kann per E-Mail oder SMS Auskunft über die Höhe der ZUS-Beiträge und Steuern geben, dies ist eine Standardaktivität. Der Kunde hat aber auch die Möglichkeit, das Ergebnis der Berechnungen im Buchhaltungssystem selbstständig einzusehen und mit der Schnellzahlungsoption sogar die Zahlung von Verbindlichkeiten an die Bank direkt von dieser zu beauftragen.

Die Finanzdaten des Unternehmens sind immer griffbereit

Der Kunde einer Online-Buchhaltung muss ggf. nicht auf die Bereitstellung von Analysen, wie zum Beispiel einer Umsatz- und Kostenrechnung, warten, die er beispielsweise für ein Leasingangebot benötigt. Er kann sich jederzeit in sein Konto im Buchhaltungssystem einloggen und die benötigten Finanzdaten herunterladen.

Was erhält ein Unternehmer in Zusammenarbeit mit einer Online-Buchhaltung?

Ein Online-Buchhaltungsbüro bietet nicht nur Buchhaltungsdienste, sondern auch Zugriff auf fortschrittliche Geschäftstools. Im Rahmen der Zusammenarbeit mit einem solchen Büro können Unternehmer unter anderem gewinnen:

Online-Rechnungsprogramm

Das Abrechnungssystem hat:

  • alle Arten von Rechnungen, die im Binnenhandel vorkommen, auch strukturierte Rechnungen

  • Integration mit PEF (elektronische Rechnungsplattform)

  • Integration mit Fiskaldruckern

  • Download von Auftragnehmerdaten vom Statistischen Zentralamt

  • Überprüfung eines aktiven Mehrwertsteuerzahlers

  • Überprüfung der Registrierung für VAT-EU in der MIAS-Datenbank

  • Integration mit Business Intelligence und Schuldenbörse

  • personalisiertes Erscheinungsbild von Rechnungen

  • Rechnungen per E-Mail versenden

  • Programmierung automatischer Rechnungen

CRM-Modul

Das System mit CRM umfasst Funktionen wie:

  • Kontaktmanagement

  • Historie der Kauf- und Verkaufsrechnungen in Bezug auf einen bestimmten Auftragnehmer

  • Aufgaben erstellen

  • Workflow-Management im Unternehmen

  • umfangreicher Zeitplan

  • wiederkehrende Tätigkeiten, einschließlich wiederkehrender Rechnungsstellung

  • Generieren des postalischen Mailingbuchs

  • Zahlungsaufforderungen generieren

Lagersoftware

Das Lagerverwaltungssystem umfasst:

  • Lager für aktive und steuerbefreite Mehrwertsteuerzahler
  • Lagerdokumente PW, RW, PZ, WZ und MM
  • bilaterale Integration mit Allegro
  • Verkauf unter Mehrwertsteuer OSS
  • Erstellen mehrerer Lager
  • Maßeinheiten gemäß EU Open Peppol-Standards
  • Verteilung von Produkten nach der FIFO-Methode (die Chronologie der Veröffentlichungen verfolgen) und FEFO (die erste läuft ab, die erste ist raus)
  • Option zum Definieren von Inventarschwellen
  • Montage und Demontage von Produkten
  • Reservierungen
  • Bestellungen an Lieferanten
  • Preisgruppen
  • Integration mit Barcodelesern

Wählen Sie das beste Online-Buchhaltungsbüro

Andere wichtige Werkzeuge

Wichtige Tools, die die Führung Ihres eigenen Unternehmens verbessern, sind:

  • Überwachung des Status von Forderungen und Verbindlichkeiten - das System hat die Funktion, den Status von Abrechnungen zu überprüfen, mit der Möglichkeit, unbezahlte Rechnungen zu erinnern. Dadurch hat der Unternehmer die Finanzen seines Unternehmens im Griff;

  • Inkasso-Modul - Bei erheblichen Verzögerungen bei der Zahlung von Verkaufsrechnungen kann der Unternehmer eine Reihe von Instrumenten zur sanften Eintreibung von Forderungen verwenden, wie z. B. eine Zahlungsaufforderung, eine Zahlung mit Zinsen, eine endgültige Zahlungsaufforderung oder eine Zinsnote;

  • schnelle Zahlungen - durch die laufende Eingabe von Ausgaben in das System kann der Unternehmer auf dieser Grundlage mit der Zahlungsoption über Blue Media Zahlungen vornehmen. Sie können den an Auftragnehmer gesendeten Verkaufsrechnungen einen Link zu schnellen Zahlungen anhängen, wodurch dem Käufer die Zahlung erleichtert und der Geldeingang auf dem Konto beschleunigt wird.

  • Integration mit Online-Shop-Plattformen - Dank der Integration können Sie den Prozess der Ausstellung von Verkaufsdokumenten nach der Erfassung der Bestellung des Ladenkunden oder über Allegro automatisieren;

  • Kassenmodul - ermöglicht die Ausstellung von KP- und KW-Dokumenten und Anträgen auf Vorauszahlung sowie die Erstellung von täglichen und monatlichen Kassenberichten;

  • Bankmodul - ermöglicht den Import von Kontoauszügen zur schnellen Abrechnung von Einnahmen und Ausgaben
  • Kilometerstand - Wenn der Unternehmer einen privaten Pkw für geschäftliche Zwecke nutzt oder verpflichtet ist, die Mehrwertsteuer-Kilometer zu führen (wenn er den Abzug von 100% Mehrwertsteuer nutzen möchte), kann er im System Aufzeichnungen über die gefahrenen Strecken führen. Die Erleichterung ist die Möglichkeit, Routen (Beschreibung mit Kilometerzahl) zu definieren, die in der Datenbank gespeichert werden. Wenn Sie feste Routen überwinden, müssen Sie daher nicht jedes Mal detaillierte Daten eingeben, sondern müssen nur eine fertige Route auswählen oder den gesamten Eintrag mit einem Klick duplizieren.

  • Analysen - dem Unternehmer stehen eine Reihe von Analysen zur Verfügung, unter anderem zum Absatz- und Einkaufsniveau in einem ausgewählten Zeitraum, zur finanziellen Liquidität oder zum Warenbestand.

Online-Buchhaltung in der Cloud

Eine Online-Buchhaltung nutzt Software in der Cloud im Software-as-a-Service-Modell (kurz SaaS).Dabei handelt es sich um den Kauf eines temporären Abonnements für ein System durch das Büro, das die Datenverarbeitung in der Cloud ermöglicht.

Der Vorteil einer solchen Lösung gegenüber Desktop-Software ist in erster Linie der Zugriff von jedem Gerät mit Zugang zum Netzwerk über einen Webbrowser. Der Unternehmer kann sich daher jederzeit auf der Website einloggen und die notwendigen Aktionen durchführen oder die notwendigen Informationen einholen.

DSGVO in einer Online-Buchhaltung

Das Buchhaltungssystem, auf dem die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmer und der Online-Buchhaltung basiert, entspricht den Anforderungen der Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten. Das System hat solche Funktionen wie:

  • Datenübertragung über verschlüsselte Übertragung,

  • die Anmeldung am System ist durch ein personalisiertes Passwort gesichert, das alle 30 Tage geändert werden sollte, mit der Möglichkeit, die zweistufige Protokollierung zu aktivieren,

  • Erstellen von Backups, die auf einem Server gespeichert werden, der sich an einem vom Hauptserver getrennten Standort im Europäischen Wirtschaftsraum befindet,

  • Records Control - Informationen darüber, welche Daten von wem in das System eingegeben wurden, werden automatisch gespeichert.

Darüber hinaus sollte eine formelle Beauftragung der Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Grundlage eines schriftlichen Vertrags zwischen der Online-Buchhaltungsstelle und dem Unternehmer bestehen.

Die vom Online-Buchhaltungsbüro verwendete Buchhaltungssoftware ermöglicht es den Benutzern der Website, für jede Person, deren Daten verarbeitet werden, einen DSGVO-Bericht zu erstellen und auszudrucken. Sie enthält unter anderem Informationen über das Datum der ersten Dateneingabe in das System und deren Inhalt, die Kennung des Benutzers, der die Daten eingibt oder den eingegangenen Widerspruch.

Was kostet eine Online-Buchhaltung?

Der Kunde eines solchen Büros zahlt nur für die Buchhaltungsleistung, und hier erfolgt die Bewertung in der Regel individuell anhand von Informationen über die Anzahl der Dokumente oder den Komplexitätsgrad und die im Unternehmen auftretenden Ereignisse.

Auf der anderen Seite erhält er kostenlos Business-Tools, darunter Rechnungsstellung, Lagerverwaltung, Überwachung der Finanzen des Unternehmens, ein Kontaktmanagement-Modul - CRM oder ein Inkasso-Modul.

Zusätzliche Gebühren können sich aus der Bereitschaft ergeben, spezielle Optionen zu verwenden, wie z. B. IAI Printer, ein externes Programm zur Abwicklung der Ausgabe von Fiskalbelegen im System mit Ausdruck auf einem Fiskaldrucker.

Der Vorteil einer Online-Buchhaltung gegenüber einem traditionellen Büro

Das Online-Buchhaltungsbüro arbeitet 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Sie können jederzeit Dokumente versenden, bei einer geringen Anzahl von Dokumenten können sie sogar telefonisch fotografiert und an das Buchhaltungssystem der Buchhaltung gesendet werden. Sie können jederzeit eine Frage an Ihren Buchhalter senden. Und das Wichtigste - Sie können sich jederzeit und von überall in das Buchhaltungssystem einloggen, Steuer- und Sozialversicherungsrechnungen überprüfen, sich über die Finanzergebnisse des Unternehmens informieren, eine Rechnung duplizieren oder Kostenrechnungen der Vormonate einsehen. Dies sind Möglichkeiten, die eine klassische Buchhaltung nicht bieten kann. Die Online-Buchhaltung ist auch resistent gegen zufällige Ereignisse wie:

  • harter Lockdown - Sie können überall arbeiten, Sie müssen dafür nicht im Büro sein,
  • Diebstahl von Bürocomputern oder unerwartete Ereignisse wie eine Überschwemmung - keine Daten werden direkt auf der Festplatte des Computers gespeichert, sondern nur in der Cloud.

Die Zukunft gehört den Online-Buchhaltungsbüros

Bereits im Jahr 2013 zeigte der Bericht der Starter Stiftung, dass Buchhaltungsbüros bei der Akquise von Neukunden berücksichtigen sollten, welchen Mehrwert sie ihnen bei der Nutzung ihrer Buchhaltungsdienstleistungen bieten können. Es wurde festgestellt, dass der Zugang des Unternehmers unter anderem über einen Webbrowser zu aktuellen Finanzberichten für eine moderne Buchhaltung ist es bereits ein notwendiger Standard und für den Kunden einer der Faktoren, die die Wahl eines Buchhaltungsbüros bestimmen.

Der PARP-Bericht über den Zustand des Sektors der kleinen und mittleren Unternehmen in Polen aus dem Jahr 2017 zeigt, dass in den Jahren 2011–2015 eine Zunahme der Internetnutzung durch Unternehmen beobachtet wurde (die Zahl der Unternehmen, die mobile Verbindungen nutzen, wächst besonders schnell). . Im Jahr 2016 waren über 93% der Unternehmen über Computer mit dem Internet verbunden und fast 65% nutzten das Internet auf mobilen Geräten. Online-Buchhaltungsbüros erfüllen daher mit ihrem Angebot die Erwartungen von Unternehmern und bieten ihnen nicht nur buchhalterische Unterstützung, sondern auch Werkzeuge für eine umfassende Online-Betreuung ihres Unternehmens.

Wie finde ich ein Online-Buchhaltungsbüro?

Die Website wFirma for Accounting Offices vereint moderne Buchhaltungsbüros, die professionelle Buchhaltungsdienstleistungen anbieten, und im Rahmen der Zusammenarbeit erhält der Unternehmer eine Reihe von Tools, die die Führung seines eigenen Unternehmens erleichtern. Auf Unternehmerseite besteht lediglich die Wahl eines bestimmten Büros aus dem online verfügbaren Verzeichnis der Buchhaltungsbüros.

Wählen Sie das beste Online-Buchhaltungsbüro