Steuerprüfung - alles was Sie wissen müssen!

Dienstleistungssteuer

Steuerprüfung ist etwas, das jeder Unternehmer erwarten kann. Die Betriebsprüfung zielt darauf ab, zu prüfen, wie und ob das Unternehmen seinen steuerrechtlichen Verpflichtungen nachkommt – es geht also um die angemessene Methode zur Berechnung und Zahlung von Steuern. Im Text beschreiben wir, wie Sie sich auf eine Betriebsprüfung vorbereiten!

Das Datum des Beginns der Betriebsprüfung

Der Steuerprüfung muss immer eine Mitteilung der Steuerbehörden vorausgehen, die 7 bis 30 Tage vor Beginn der Prüfungstätigkeit eingehen muss. Soll die Steuerprüfung vor Ablauf von 7 Tagen nach Eingang der Anzeige eingeleitet werden, ist die Zustimmung der geprüften Stelle erforderlich. Wird die Steuerprüfung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Anzeige begonnen, ist das Finanzamt verpflichtet, einen neuen Termin festzusetzen.

Steuerprüfung - Vorbereitungen

Ein Bescheid über eine steuerliche Betriebsprüfung sollte Angaben über Umfang und Art der zu prüfenden Steuern enthalten. In diesem Wissen muss der Unternehmer die Zeit vor der Betriebsprüfung sinnvoll nutzen – zum Beispiel zum Ausfüllen und Prüfen von Unterlagen in einem bestimmten Bereich. Die Zeit vor der Prüfung durch das Finanzamt ist auch eine Zeit, um eventuelle Fehler – falls diese bei der Erfassung der Unterlagen entdeckt werden – zu korrigieren.

Vor Beginn einer Betriebsprüfung hat der Unternehmer die Möglichkeit, Kosten- und Einkaufsrechnungen, Fehleingaben im KPiR oder Steuererklärungen zu korrigieren. Letztere kann mit der Berichtigungserklärung, die zusammen mit der Begründung für bestimmte Änderungen übermittelt wird, geändert werden. Der Steuerzahler sollte auch daran denken, eventuelle Steuerrückstände zu zahlen – zusammen mit allfälligen Verzugszinsen.

Geschäftskontakte mit ausländischen Partnern bedeuten in der Regel eine fremdsprachige Dokumentation. Diese Unternehmer müssen wissen, dass es bei einer Steuerkontrolle erforderlich sein kann, Dokumente ins Polnische zu übersetzen - die Kontrolleure können dies verlangen und tun dies regelmäßig. Zu beachten ist, dass die Übersetzung von einem Sachverständigen angefertigt werden muss, denn erst dann akzeptiert das Finanzamt sie. Die Übersetzungskosten trägt der Steuerzahler.

Wenn das Unternehmen unter Verwendung eines elektronischen Finanz- und Rechnungswesens arbeitet, kann es der sogenannten E-Steuerprüfung unterzogen werden, d. h. dem Herunterladen der erforderlichen Daten direkt aus dem oben genannten System. Anschließend werden die Daten von spezialisierten IT-Anwendungen geprüft. Das System nutzende Unternehmen sollte die Verantwortlichen schriftlich über die Art der eingesetzten Software und die von ihnen unterstützten Dateiformate informieren (hier geht es um die Möglichkeit der Konvertierung und des Exports von Informationen). Sie müssen auch die Systemkonfiguration überprüfen, insbesondere die Methode und die Quellen der Dateneingabe - dies ist eine Möglichkeit, zuvor nicht erkannte Fehler zu korrigieren.

Wichtig!

Wirtschaftsprüfern von Finanzbehörden sollten nur Unterlagen zum Gegenstand einer laufenden Betriebsprüfung zur Verfügung gestellt werden. Der Steuerpflichtige kann die Vorlage anderer Unterlagen verweigern. Bestehen Zweifel, ob die Wirtschaftsprüfer berechtigt sind, die Vorlage der angegebenen Unterlagen zu verlangen, sind sie um Darlegung ihres Zusammenhangs mit der durchgeführten Betriebsprüfung aufzufordern.

Wie informiert man Mitarbeiter über die Inspektion?

Erhält der Unternehmer Informationen über die von der Geschäftsstelle geplante Steuerprüfung, hat er diese an alle Untergebenen weiterzugeben, die finanz- und buchhalterische Angelegenheiten in ihrem Aufgabenbereich haben. Dabei ist zu bedenken, dass die Auditoren nicht nur die Dokumentation einsehen, sondern auch Fragen zum Untersuchungsgebiet stellen und Erläuterungen einfordern können.

Die Aufklärungspflicht in Sachverhalten, die der Steuerkontrolle unterliegen - im Rahmen der Tätigkeit bzw. der ausgeübten Tätigkeit - beruht auf:

  • vertretungsberechtigte Personen oder Personen, die ihre Geschäfte führen,
  • Mitarbeiter,
  • Personen, die mit dem Kontrollierten interagieren.

Dies liegt an Art. 287 § 4 der Abgabenordnung.

Das Erklären und Beantworten einer Frage kann natürlich nicht wie ein Vorstellungsgespräch sein. Der Unternehmer muss die ordnungsgemäße Kostenabrechnung nicht nachweisen – er sollte das Vorgehen wie gewohnt erläutern.

Was ist, wenn der Unternehmer während der Inspektion abwesend ist?

Es gibt Fälle, in denen eine Krankheit oder ein wichtiger Geschäftstermin den Unternehmer von der Teilnahme an einer Steuerprüfung abhält. In diesem Fall ist es möglich, bei der Betriebsprüfung eine vertretungsberechtigte natürliche Person anzugeben – dies muss schriftlich erfolgen. Die Anzeige ist an den zuständigen Leiter des Finanzamtes im Bereich der PIT- und CIT-Besteuerung sowie an den Vorsteher des Bürgermeisters oder Stadtpräsidenten zu richten.

Ein solcher Vertreter ist – sofern die Vollmacht keine anderen Weisungen enthält – grundsätzlich berechtigt:

  • Eingang der Mitteilung über die anstehende Steuerprüfung,
  • Zustimmung zum Beginn der Inspektion innerhalb von 7 Tagen ab dem Datum der Zustellung der Benachrichtigung,
  • Erhalt einer Bevollmächtigung zur Durchführung einer steuerlichen Prüfung,
  • Abschluss der Steuerkontrolle,
  • Erklärungen und Einwände gegen den Inspektionsbericht und alle Inspektionstätigkeiten vorlegen.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine Vollmacht zu erteilen – die Person, die sie erhält, hat mehr Befugnisse. Hat das Recht, im Namen und für den Unternehmer zu handeln, der die Vollmacht schriftlich oder mündlich erteilt. Das Original der schriftlichen Vollmacht (oder deren ordnungsgemäß beglaubigte Kopie) ist den Unterlagen zur Steuerkontrolle vorzulegen und die mündlichen sind in das Protokoll aufzunehmen.

Welche Pflichten hat der Unternehmer bei der Inspektion?

Während der steuerlichen Prüfung ist der Unternehmer verpflichtet:

  • Zugang zum Grundstück und zu Gebäuden, Räumlichkeiten und sonstigen Räumlichkeiten gewähren,
  • Bereitstellung von Akten, Büchern und anderen Dokumenten im Zusammenhang mit dem Kontrollgegenstand,
  • Akten, Bücher und Dokumente für die Dauer der Inspektion ausstellen (wenn die Inspektoren den begründeten Verdacht haben, dass sie unzuverlässig sind, oder wenn der Steuerpflichtige den Inspektoren keine Bedingungen bietet, die die Inspektionstätigkeiten im Zusammenhang mit der Einsichtnahme in die Unterlagen ermöglichen),
  • die zu begutachtende Immobilie zeigen und deren Besichtigung ermöglichen,
  • auf Verlangen der Inspektoren eine physische Bestandsaufnahme vornehmen,
  • - unentgeltlich - das Filmen, Fotografieren, Anfertigen von Tonaufzeichnungen und die Aufzeichnung des Sachverhalts auf anderen Informationsträgern ermöglichen, wenn der Film, das Foto, die Aufzeichnung oder die auf einem anderen Datenträger aufgezeichneten Informationen im Einzelfall Beweismittel darstellen oder zur Beweissicherung beitragen können,
  • auf Verlangen der Inspektoren eine Übersetzung der in einer Fremdsprache erstellten Unterlagen ins Polnische vorlegen,
  • innerhalb der vorgeschriebenen Frist Erläuterungen zum Untersuchungsgegenstand geben,
  • Bereitstellung von Arbeitsbedingungen für den Inspektor und, wenn möglich, einen unabhängigen Raum und Ort für die Aufbewahrung von Dokumenten.

Steuerprüfung - Unternehmerrechte

Während der Steuerprüfung hat der Unternehmer das Recht:

  • Teilnahme an Kontrolltätigkeiten,
  • Teilnahme an der Beweisaufnahme (Ort und Datum der Zeugen- und Sachverständigenbeweiserhebung sind mindestens 3 Tage vor dem Termin, der Besichtigungsbeweis spätestens unmittelbar vor Durchführung dieser Maßnahmen bekannt zu geben),
  • Bestellung eines Rechtsanwalts oder Vertreters,
  • Anforderungen an die Inspektoren, die in der inspizierten Einheit geltenden Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften einzuhalten,
  • Einreichung von Vorbehalten und Erläuterungen zum Steuerkontrollprotokoll,
  • Geltendmachung eines zivilrechtlichen Schadensersatzes für Schäden, die durch die Durchführung von Kontrolltätigkeiten unter Verstoß gegen das Gesetz im Bereich der Kontrolle der Geschäftstätigkeit entstanden sind,
  • der Aufnahme und Durchführung von Steuerkontrolltätigkeiten entgegen den Bestimmungen des Unternehmergesetzes widersprechen.

Beachtung!

Die Steuerkontrolle ist mit einem entsprechenden Bescheid anzukündigen und die Kontrolleure müssen einen Berufsausweis vorlegen.

Eine Betriebsprüfung darf nicht in dem Umfang durchgeführt werden, in dem sie bereits geprüft und eine endgültige Entscheidung ergangen ist. Sie müssen aufpassen, ob die Kontrolleure den Umfang der Kontrolle nicht überschreiten - sie haben kein Recht, einen anderen Steuer- oder Abrechnungszeitraum als den im Bescheid angegebenen zu überprüfen.