Personenbezogene Daten von Mitarbeitern im Lichte der neuen Bestimmungen der DSGVO

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Am 25. Mai 2018, Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr sowie die Aufhebung der Richtlinie 95/46 EG (Allgemeine Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten), im Folgenden DSGVO genannt. Welche personenbezogenen Daten von Arbeitnehmern kann der Arbeitgeber im Lichte der neuen DSGVO-Regelungen erhalten? Prüfen!

Wann gehen wir mit personenbezogenen Daten um?

Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, zB Vor- und Nachname, Adresse, PESEL-Nummer usw. Personenbezogene Daten werden in gewöhnliche und sensible Daten unterteilt. Sensible Daten unterliegen einem besonderen Schutz und ihre Weitergabe, auch mit Einwilligung der betroffenen Person, ist untersagt. Dies sind Informationen über rassische oder ethnische Herkunft, politische Ansichten, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Religions-, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitszustand, genetischer Code, Süchte, Sexualleben, Verurteilung durch ein Gericht, Urteile über Strafen und Geldbußen wie andere Entscheidungen in Gerichts- oder Verwaltungsverfahren. Der Arbeitgeber kann andere personenbezogene Daten von Arbeitnehmern verarbeiten, sofern hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. In diesem Fall ist es das Arbeitsgesetzbuch.

Im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten der DSGVO ändert sich der Umfang der personenbezogenen Daten, die der Arbeitgeber vom Bewerber für einen Arbeitnehmer und vom Arbeitnehmer verlangt. Der Gesetzentwurf zum Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern nach der DSGVO sieht eine vollständige Änderung der Vorschrift des Art. 22¹ des Arbeitsgesetzbuches, in dem unter anderem den Umfang der personenbezogenen Daten, die ein Arbeitgeber von einem Stellenbewerber erfragen kann. Daher muss der Fragebogen für den Stellenbewerber geändert werden, der personenbezogene Daten der Mitarbeiter enthält wie: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Korrespondenzadresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, Ausbildung und bisherige Beschäftigungsgeschichte.

Die personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer, wie die Namen und der Wohnort der Eltern des Antragstellers, werden nicht im Besitz des Arbeitgebers sein. Der Kandidat muss jedoch entweder eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse angeben. Wichtig ist auch, dass das Datum der Unterzeichnung des Fragebogens für einen Stellenbewerber vor dem Datum des Ausfüllens des Personalfragebogens des Arbeitnehmers liegt, da der Umfang der Informationen, die der Bewerber und die bereits beschäftigte Person angeben können, unterschiedlich sein kann.

Personenbezogene Daten von Mitarbeitern im Lichte der neuen Bestimmungen der DSGVO

Vor diesem Hintergrund erscheint die Erteilung von Überweisungen zur ärztlichen Erstuntersuchung problematisch. Bekanntlich muss ein Arbeitnehmer, um arbeiten zu dürfen, ein ärztliches Tauglichkeitszeugnis vorlegen. Um diese zu erhalten, muss er zunächst eine Überweisung für einen Test erhalten. Bisher hat der Arbeitgeber auf der Überweisung Name, Adresse und PESEL-Nummer angegeben.Nach Inkrafttreten der Bestimmungen der DSGVO muss die PESEL-Nummer durch das Geburtsdatum ersetzt werden und die Anschrift kann überhaupt nicht mehr angegeben werden, da der Arbeitgeber sie in der Einstellungsphase nicht anfordern kann.

Der Entwurf geht davon aus, dass der Arbeitgeber von der beschäftigten Person Folgendes verlangt: die Wohnadresse, die PESEL-Nummer und in Ermangelung einer solchen Nummer die Art und die Nummer des Identitätsnachweises. Er kann auch andere personenbezogene Daten, einschließlich personenbezogener Daten der Kinder des Arbeitnehmers und anderer Familienangehöriger, anfordern, wenn dies aufgrund der Inanspruchnahme arbeitsrechtlicher Sonderrechte durch den Arbeitnehmer erforderlich ist, z nach Art. 188 des Arbeitsgesetzbuches, die Familienangehörigen des Arbeitnehmers an die Sozialversicherungsanstalt zu melden, d. h. deren Vor-, Nachnamen oder PESEL-Nummer anzugeben.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Mitarbeiters, wie der von ihm bei der Einstellung angegebenen Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, ist nur nach gesonderter Einwilligung von ihm in die Verarbeitung dieser Daten in Papierform oder in elektronischer Form möglich.

Häufig finden Sie in den Akten personenbezogene Daten von Mitarbeitern, wie zum Beispiel: eine Kopie einer abgekürzten Heiratsurkunde, um die Namensänderung durch den Mitarbeiter zu dokumentieren. Ab dem 25.05.2018 verstößt dies gegen die DSGVO. Die Aufnahme dieses Dokuments in die Personalakte widerspricht auch den Bestimmungen des Gesetzes vom 29. August 1997 zum Schutz personenbezogener Daten (Gesetzblatt von 2016, Pos. 922 in der jeweils gültigen Fassung). Die verkürzte Heiratsurkunde enthält neben den personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers auch die personenbezogenen Daten des Ehegatten des Arbeitnehmers sowie seiner Eltern und dessen Eltern. Solche personenbezogenen Daten von Arbeitnehmern sind für den Arbeitgeber nicht erforderlich und sollten vom Arbeitgeber nicht verarbeitet werden. Daher sollten die oben genannten Dokumente aus den Personalakten entfernt und an ihre Stelle eine Erklärung des Mitarbeiters über die Namensänderung platziert werden, auf der der für die Personalabteilung verantwortliche Mitarbeiter seinen Vermerk anbringen sollte, dass die Aussage wahr ist , weil die Heiratsurkunde vorgelegt wurde. Daher ist es vor dem Inkrafttreten der DSGVO erforderlich, die Personalakten zu überprüfen und aus diesen alle Dokumente zu entfernen, die nicht dabei sein sollten, wie z verschwinden. Der Inhalt der Personalakte des Arbeitnehmers darf nicht willkürlich sein. Die dort aufzunehmenden Dokumente sind in der Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik vom 28. Mai 1996 über den Umfang der Dokumentation durch den Arbeitgeber in Angelegenheiten des Arbeitsverhältnisses und die Art und Weise der Führung von Personalakten eines Arbeitnehmers angegeben (Gesetzblatt 2017, Pos. 894, in der jeweils gültigen Fassung).

DSGVO und Stundenzettel

Eines der wichtigsten Elemente des Arbeitsrechts ist die Arbeitszeit. Es erfordert eine ordnungsgemäße Planung und Aufzeichnung. Die ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung ist eine der Grundpflichten des Arbeitgebers, die sich unmittelbar aus Art. 149 des Arbeitsgesetzbuches Der Inhalt der Arbeitszeitnachweise wird hingegen durch § 8.1 der Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik vom 28. Mai 1996 über den Umfang der Dokumentation durch den Arbeitgeber in Angelegenheiten des Arbeitsverhältnisses geregelt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Arbeitszeitpläne schriftlich oder in elektronischer Form zu erstellen (Art. 129 § 3 ArbGB). Aufgrund der neuen Regelungen wird sich auch das Muster der Anwesenheitsliste ändern. Gemäß Art. 104¹ § 1 des Arbeitsgesetzbuches sollte die Methode zur Bestätigung der Anwesenheit des Arbeitnehmers bei der Arbeit in der Arbeitsordnung festgelegt werden, und wenn keine solche vorhanden ist, sollte der Arbeitnehmer innerhalb von 7 . vom Arbeitgeber in den Informationen über die Beschäftigungsbedingungen informiert werden Tage ab Abschluss des Arbeitsvertrages (Art. 29 § 3 des Arbeitsgesetzbuches). Die Vorschriften legen nicht fest, wie die Anwesenheit des Arbeitnehmers bei der Arbeit bestätigt wird. Die gängigste Methode ist das Unterschreiben der Anwesenheitsliste. Bei Abwesenheit des Arbeitnehmers trägt der Arbeitgeber den Grund für die Abwesenheit, d. h. Krankheit, Kinderurlaub nach Art. 188 des Arbeitsgesetzbuchs, Mutterschaftsurlaub, Kinderbetreuungsurlaub usw. Nach der Änderung der Vorschriften ist dies nicht mehr akzeptabel. Gesundheitsdaten sind zunächst einmal sensible Daten, deren Verarbeitung verboten ist (Art. 9 Abs. 1 und 2 DSGVO). Was soll also auf den Anwesenheitslisten an einer Stelle stehen, an der der Mitarbeiter nicht unterschreibt, weil er z.B. wegen Krankheit abwesend ist? Die sicherste Lösung ist die Eingabe: "berechtigte Abwesenheit". Einzelheiten und Art dieser Abwesenheit sind in die Zeiterfassung aufzunehmen, die der Arbeitgeber zu führen hat. Die Anwesenheitsliste wird nur verwendet, um die Anwesenheit des Mitarbeiters bei der Arbeit zu bestätigen. Die einzige Entschuldigung für die Abwesenheit des Mitarbeiters, die in die Anwesenheitsliste aufgenommen werden kann, sind Informationen über geplante oder bedarfsabhängige Ferien.

Können Arbeitgeber biometrische Daten für Arbeitszeittabellen verwenden?

Laut GIODO können sie das nicht. Die Erhebung von Fingerabdrücken, der Abbildung der Iris des Auges oder des DNA-Codes zum Zwecke der Arbeitszeiterfassung steht in keinem Verhältnis zum beabsichtigten Zweck ihrer Verarbeitung. Laut GIODO sollte die Arbeitszeit durch Maßnahmen kontrolliert werden, die weniger in die Privatsphäre der Mitarbeiter eingreifen.

Überwachung - als Mittel zur Kontrolle der von einem Mitarbeiter geleisteten Arbeit

Ein weiteres Element, das definitiv in die Privatsphäre eingreift und personenbezogene Daten der Mitarbeiter verletzt, ist die Überwachung am Arbeitsplatz. Bisher hat kein Rechtsakt diese Kontrollmaßnahme geregelt. Diese Lücke soll durch das neue Arbeitsgesetzbuch geschlossen werden. Zunächst soll eine Neudefinition des Überwachungsbegriffs erscheinen. Dies sind technische Maßnahmen zur Aufnahme des Bildes, die zur Gewährleistung der Sicherheit am Arbeitsplatz und in dessen Umgebung verwendet werden können. Sie werden auch zum Schutz des Eigentums des Arbeitgebers oder zur Geheimhaltung von Informationen verwendet, deren Offenlegung dem Arbeitgeber schaden könnte. Wichtig ist, dass es nicht als Mittel zur Kontrolle der Arbeitsleistung eines Arbeitnehmers verwendet werden kann. Mit dem Änderungsentwurf zu Fragen der Überwachung wurde auch eine Bestimmung eingeführt, dass die aufgrund des Überwachungsantrags erhaltenen personenbezogenen Daten von Mitarbeitern nicht für einen anderen Zweck als den, für den sie erhoben wurden, verwendet werden dürfen, dh für die Sicherheit und den Schutz von Eigentum . Natürlich muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer 14 Tage vor Einführung der Überwachung über die Absicht informieren, diese Überwachungsmaßnahme anzuwenden, und bei neuen Arbeitnehmern muss diese Verpflichtung vor der Arbeitserlaubnis erfüllt werden.

Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Rekrutierungszwecken

Aufgrund der Anwendung der DSGVO muss die Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Personalbeschaffung geändert werden. Gemäß Art. 13 der Verordnung müssen Bewerber über den Zeitraum der Datenverarbeitung, die Rechtsgrundlage, das Widerspruchsrecht oder das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde Auskunft geben. Diese Klauseln sollten klar, prägnant und konkret formuliert sein.

Erlischt die Einwilligung zur Verarbeitung der aufgrund des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten erhobenen Daten (vor dem 25. Mai 2018)? Laut GIODO „muss die betroffene Person keine erneute Einwilligung erteilen, wenn die ursprüngliche Art der Äußerung den Bedingungen dieser Verordnung entspricht“. Art. 4 Sek. 11 DSGVO definiert eine Einwilligung als „freiwillige, konkrete, informierte und unmissverständliche Willensbekundung, die die Person, auf die sich die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter beziehen, in Form einer Erklärung oder einer eindeutigen bestätigenden Handlung die Verarbeitung personenbezogener Daten über ihm".

Zusammenfassend sollte jeder Arbeitgeber als Verwalter personenbezogener Daten für eine ordnungsgemäße Verarbeitung dieser Daten sorgen. Dies bezieht sich auf die Analyse der Angemessenheit ihrer Erhebung für die Zwecke des Einstellungs- oder Einstellungsverfahrens. Er sollte dem Grundsatz „je weniger desto besser“ folgen. Alle in das Ablagesystem aufgenommenen personenbezogenen Daten von Mitarbeitern sollten daraufhin überprüft werden, ob sie erforderlich sind und eine Rechtsgrundlage für ihre Verarbeitung besteht. Der Gesetzgeber hat sehr hohe Bußgelder bei Nichteinhaltung der Bestimmungen der DSGVO vorgesehen, weshalb es für jeden Arbeitgeber sehr wichtig ist, sich auf das Inkrafttreten der neuen Bestimmungen vorzubereiten.