Elektronische Übermittlung von Meldungen an das Landesgerichtsregister - neue Pflicht

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Am 15. März 2018 traten die Bestimmungen über die Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung von Finanzdokumenten an das Landesgerichtsregister in Kraft. Hat jedes Unternehmen eine solche Verpflichtung? Seit wann funktioniert in der Praxis nur noch die elektronische Übermittlung von Jahresabschlüssen an das Landesgerichtsregister?

Wer ist von der elektronischen Übermittlung von Meldungen an das Landesgerichtsregister betroffen?

Die Pflicht zur elektronischen Meldung gilt für jede im Landesgerichtsregister eingetragene Gesellschaft (dh alle Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaft) sowie natürliche Personen und von ihnen geführte Gesellschaften, wenn deren Umsatz im letzten Jahr mindestens 2 Euro betrug Millionen in PLN umgerechnet.

Die Meldung an das Landesgerichtsregister darf nur von einer Person übermittelt werden, die im Landesgerichtsregister eingetragen ist und in der eine PESEL-Nummer angegeben ist. Meistens sind sie Mitglieder der Geschäftsführung des Unternehmens. Der Bericht sollte mit einem qualifizierten Zertifikat oder einem vertrauenswürdigen Profil eingereicht werden.

Personen, die keine PESEL-Nummer besitzen (z.B. Ausländer), Bevollmächtigte oder Mitarbeiter des Unternehmens sind daher nicht berechtigt, diese Unterlagen elektronisch zu übermitteln.

Seit wann nur noch elektronische Übermittlung von Meldungen an das Landesgerichtsregister?

Bis März 2018 war der elektronische Versand von Jahresabschlüssen zwar möglich, aber kostenpflichtig. Ab März 2018 müssen bereits elektronische Meldungen eingereicht werden – und diese Möglichkeit ist seitdem kostenlos.

Beachtung!

Die Daten aus den Berichten werden aus dem Gerichtsarchiv an das Steuerzentralregister übertragen. Dies bedeutet, dass Unternehmen und andere im Landesgerichtsregister eingetragene Personen keine Meldungen mehr an die Finanzämter abgeben müssen. Das wird das Gericht für sie tun. Auf der anderen Seite senden Unternehmen, die zur Erstellung von Jahresabschlüssen verpflichtet sind, aber nicht im Landesgerichtsregister eingetragen sind, Berichte elektronisch in Form von SAF-T an den Leiter der Nationalen Finanzverwaltung.

Dokumente für 2017 können weiterhin per Scan versendet werden, während für 2018 und später nur noch die elektronische Form der Erstellung und Übermittlung von Dokumenten zulässig ist, die in Form einer einzigen Kontrolldatei erstellt werden müssen. Die genaue Struktur von SAF-T wird vom Finanzminister festgelegt (wie bei anderen JPK, z. B. in Bezug auf Mehrwertsteuernachweise).

Vom 15. März 2018 bis 30. September 2018, also während der Übergangszeit, müssen Sie:

● einen Finanzbericht auf traditionelle Weise erstellen,

● scannen Sie diese nach der Unterzeichnung ein, erstellen Sie eine elektronische Kopie (Scan),

● diese Kopie unterschreiben,

● unterschriebene Dokumente über die Website der ECR an das Repository of Financial Documents (RDF) übermitteln.

Kopien von Dokumenten müssen von mindestens einer vertretungsberechtigten Person mit einer elektronischen Signatur oder einem vertrauenswürdigen Profil unterschrieben werden.

Alle Unternehmen müssen ab dem 1. Oktober 2018 Berichte nur noch in elektronischer Form erstellen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind.

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Kostenloser Dienst zur Einreichung von Finanzdokumenten, der vom Justizministerium angeboten wird

Im Zusammenhang mit der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung von Finanzdokumenten hat das Justizministerium am 15. März 2018 einen Dienst eingeführt, der die kostenlose elektronische Übermittlung von Berichten an das Landesgerichtsregister ermöglicht.

Um den oben genannten Service nutzen zu können, ist ein Account im eKRS-System erforderlich.

Personen, die noch keinen Account haben, sollten einen erstellen, indem sie auf der Startseite des eKRS-Portals das System "S-24 - Firmenanmeldung, sonstige Anträge" eingeben. Personen, die vor März 2018 ein Konto hatten, sollten es mit einer elektronischen Signatur autorisieren. So autorisieren Sie ein Konto:

  • geben Sie das S24-System auf der Startseite des eKRS-Portals ein,

  • Rufen Sie die Registerkarte "Mein Konto" auf,

  • wählen Sie den Reiter "Autorisierung".

In der Registerkarte S24 werden BEZAHLTE Meldungen in Form eines Z30-Antrags für Unternehmer eingereicht, die keine kostenlose Meldung abgeben können. Wenn das Unternehmen einen kostenlosen Bericht einreichen kann, sollte es die Option KOSTENLOSE EINREICHUNG VON FINANZUNTERLAGEN verwenden - diese Option ist sichtbar, nachdem Sie die Homepage der ekrs-Website aufgerufen haben.

Beachtung!

Das Justizministerium warnt auf seiner Website - "Es gibt Handelsunternehmen auf dem Markt, die Unternehmern Angebote zur Eintragung in ihre Register schicken. Ein solcher Eintrag ist rein informativ oder werblich. Daher sollten Zahlungsaufforderungen von verschiedenen Stellen als kommerzielles Angebot behandelt werden, das nicht mit dem nationalen Gerichtsregister in Verbindung steht. Die Nichtzahlung der Gebühr hat im Landesgerichtsregister keine Rechtsfolgen.

Unternehmern wird empfohlen, sorgfältig zu überlegen, bevor sie mit Unternehmen kooperieren, die kostenpflichtige Eintragungen in Handelsregister anbieten