Events als wichtiger Teil des Unternehmens – von der Organisation bis zur Teilnahme am Event

Dienstleistungsgeschäft

Ein inhärentes Element des Funktionierens jedes Unternehmens auf dem Markt ist eine angemessene Werbung, deren Ziel es ist, das Bewusstsein zu stärken. Im Zeitalter der verschiedenen Möglichkeiten, die Marke gegenüber der Konkurrenz zu bewerben, sind Events eine der immer häufiger vorkommenden Formen der Werbung. Die Teilnahme an Branchenveranstaltungen, sowohl auf der Organisations- und Ausstellungsseite als auch auf der Empfängerseite, ist ein solider Nutzen für das gesamte Unternehmen. Was ist also zu beachten, damit eine Investition in Veranstaltungen für jede Partei, unabhängig von der Art der Beteiligung, zu einem messbaren Vorteil wird? Wir werden versuchen, diese Frage im folgenden Artikel zu beantworten.

Veranstaltungen in Polen - die Situation am Markt

Der polnische Veranstaltungsorganisationsmarkt entwickelt sich jedes Jahr. Die beste Bestätigung dieser These ist der Bericht des Polnischen Tourismusverbandes "Meetings and Event Industry in Poland", der zeigt, dass im Jahr 2016 fast 40.000 Veranstaltungen in Polen stattfanden. Veranstaltungen mit über 6 Millionen Teilnehmern. Aus den Daten der Studie lässt sich schlussfolgern, dass Events für Veranstalter, Aussteller und Teilnehmer selbst eine wertvolle Investition sind, die konkrete Vorteile bringt.

Welche Vorteile hat die Teilnahme an Veranstaltungen?

Ausschlaggebend ist vor allem die Möglichkeit, wertvolle Geschäftskontakte zu knüpfen und aktuelle Trends zu beobachten, die oft Quelle vieler Inspirationen, innovativer Lösungen oder einer völlig neuen Denkweise sind.

Bei der Teilnahme an der Konferenz besteht zudem eine hohe Wahrscheinlichkeit für Treffen mit Influencern, Branchenexperten oder Unternehmensvertretern. Es ist verbunden mit:

  • Wissensaustausch,

  • Zusammenarbeit aufbauen

  • nur Beziehungen aufbauen.

Ähnliche Vorteile ergeben sich aus der Teilnahme an Messen, die zusätzlich die Möglichkeit bieten, Ihr Angebot dem richtigen Empfängerkreis zu präsentieren und neue Kunden zu gewinnen.

Darüber hinaus lohnt es sich, den unterstellten Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, an Branchenveranstaltungen teilzunehmen. Die Bereitschaft, ihre Kompetenzen zu erweitern und sich weiterzuentwickeln, wird sich nicht nur positiv auf sie selbst auswirken, sondern auch in Zukunft viele Vorteile für das Unternehmen bringen.

Der richtige Ablauf der Veranstaltung – wie plant man die Veranstaltung?

Der vorrangige Schritt besteht darin, die Notwendigkeit zu messen und den Wert zu erkennen, der sich aus der Implementierung von Innovationen in Ihrem Unternehmen ergibt. Je nachdem, welche Rolle zugewiesen wurde, sollten Sie sich an die Annahmen erinnern, die für jede Gruppe spezifisch sind:

  1. Organisator - Für den Organisator der Veranstaltung ist es am wichtigsten zu wissen, welche Lösungen die Erwartungen der Teilnehmer erfüllt haben, wie sie sich an bestimmten Aktivitäten beteiligt haben und wie sie mit anderen interagiert haben. Ohne dieses Wissen ist eine Anpassung des Events an die Empfänger nicht möglich. So können Sie in Zukunft die richtigen Themen und Referenten auswählen.

Feedback zu sammeln ist nicht immer einfach. Zu diesem Zweck werden elektronische Fragebögen anstelle von Papierfragebögen ein viel nützlicheres Instrument sein. Dank ihnen können die Teilnehmer ihre Meinung schnell und einfach äußern.

Eine andere Möglichkeit sind die sogenannten QR-Codes oder Beacons - moderne Tools, mit denen Sie den Bewegungsverlauf der Teilnehmer in der Anlage und ihr Interesse genau messen können. Dank QR-Codes ist es möglich, die Profile der Teilnehmer zu kontaktieren und zu überprüfen. Und Beacons werden verwendet, um Nachrichten über den Personenstrom zu übermitteln. Die so gesammelten Informationen sind dann eine gute Wissensquelle, um die Veranstaltung in Zukunft besser auszurichten.

  1. Aussteller - Angesichts der Tatsache, dass das Hauptziel des Ausstellers während der Messe darin besteht, Kunden zu gewinnen, ist es wichtig, sich richtig auf die Veranstaltung vorzubereiten. Am besten suchen Sie zunächst nach einer geeigneten Veranstaltung, an der die ausgewählte Zielgruppe teilnehmen kann. Durch den Einsatz der QR-Code-Technologie können die Teilnehmer durch eine Wettbewerbsaussage oder Aktion zum Besuch des Standes animiert werden. Das Tool kann auch als Visitenkarte verwendet werden, wodurch Sie bequem einen Reisebericht erstellen können. Die etablierten Kontakte werden an einem Ort gebündelt, wodurch der Analyseprozess verbessert und Schlussfolgerungen für die Zukunft gezogen werden können.

  2. Teilnehmer - Das Hauptproblem bei der Auswahl einer bestimmten Veranstaltung besteht darin, ihre Qualität anhand verschiedener Quellen einzuschätzen. Es lohnt sich auch, solche Events zu wählen, bei denen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit Neukunden gewinnen können. Hierzu empfiehlt es sich, vorab den ersten Kontakt aufzunehmen und zu versuchen, einen Termin zu vereinbaren, um mit einer interessanten Person ins Gespräch zu kommen. Eine gute Lösung ist auch, ein Budget für die Reise zu planen. Dazu funktioniert das Monitoring von Rabattaktionen für ausgewählte Events oder die Nutzung von Plattformen, die das beste Preisangebot garantieren.

Lohnt es sich bei Veranstaltungen mitzumachen? - Zusammenfassung

Die Teilnahme an Veranstaltungen ist eine ideale Plattform für den Aufbau von Beziehungen. Diese Arten von Krawatten dienen dem Verkauf, der wiederum ein messbarer Vorteil und der Hauptzweck des Besuchs einer Veranstaltung ist. Der Aufbau von Kompetenzen oder der Erwerb wertvoller Geschäftskontakte führt zur Entwicklung des eigenen Unternehmens. Doch auch die beste Idee einer Veranstaltung wird ohne eine ordentliche Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nicht greifen.