Elektronische Rechnungen in Unternehmen

Dienstleistungsgeschäft

Zu Beginn des Jahres 2013 haben die Steuerzahler mehr Freiheiten bei der Ausstellung und Versendung elektronischer Rechnungen. Es ist ein großer Komfort, mit dem Sie Zeit und Geld sparen können. Hervorzuheben ist auch, dass die elektronische Rechnung zum Umweltschutz beiträgt.

Welche Daten soll die E-Rechnung enthalten?

Die Daten, die auf der elektronischen Rechnung enthalten sein sollten, unterscheiden sich nicht von den Daten, die in Rechnungen in Papierform enthalten sein müssen.

Die Rechnung sollte daher gemäß § 5 (1) der Verordnung des Finanzministers enthalten:

  • das Datum seiner Ausgabe;
  • eine fortlaufende Nummer, die innerhalb einer oder mehrerer Serien angegeben wird und die die Rechnung eindeutig identifiziert;
  • den Vor- und Nachnamen oder Namen des Steuerpflichtigen und des Käufers der Waren oder Dienstleistungen und deren Anschriften;
  • die Nummer, mit der der Steuerpflichtige für die Steuer identifiziert wird, vorbehaltlich des Absatzes 2. 2 Punkt 11 lit. und;
  • die Nummer, mit der der Käufer von Waren oder Dienstleistungen für die Steuer oder Mehrwertsteuer identifiziert wird, unter der er die Waren oder Dienstleistungen erhalten hat, vorbehaltlich des Absatzes 2 Punkt 11 lit. B;
  • das Datum der Fertigstellung oder Beendigung der Lieferung der Ware oder der Erbringung der Leistung, wenn ein solches Datum angegeben ist und vom Ausstellungsdatum der Rechnung abweicht; bei fortlaufenden Verkäufen kann der Steuerpflichtige auf der Rechnung Monat und Jahr des Verkaufs angeben;
  • Name (Art) von Waren oder Dienstleistungen;
  • Maß und Menge (Anzahl) der gelieferten Waren bzw. Leistungsumfang;
  • der Einheitspreis einer Ware oder Dienstleistung ohne Steuerbetrag (Netto-Einheitspreis);
  • die Höhe allfälliger Rabatte, auch bei vorzeitigem Eingang von Forderungen, soweit diese nicht im Netto-Stückpreis enthalten sind;
  • Wert der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, die von der Transaktion erfasst werden, ohne den Steuerbetrag (Nettoverkaufswert);
  • Steuersatz;
  • die Summe des Nettoverkaufswertes mit der Aufteilung in steuersatzpflichtige und steuerfreie Umsätze;
  • der Steuerbetrag auf die Summe des Nettoverkaufswerts, aufgeschlüsselt in Beträge, die sich auf die einzelnen Steuersätze beziehen;
  • der fällige Gesamtbetrag.

Rechnungen in elektronischer Form versenden

Rechnungen können elektronisch in jedem elektronischen Format eingereicht werden, sofern die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Außerdem muss der Unternehmer vom Empfänger genehmigt werden.

Hervorzuheben ist, dass nicht jeder Unternehmer weiß, was unter den oben genannten Begriffen zu verstehen ist. Daher sollte auf die Verordnung des Finanzministers zu elektronischen Rechnungen verwiesen werden.

Die Echtheit des Rechnungsursprungs bedeutet Gewissheit über die Identität des Warenlieferanten oder Dienstleistungserbringers bzw. des Rechnungsausstellers.

Andererseits bedeutet die Integrität des Rechnungsinhalts, dass die Daten, die in der Rechnung enthalten sein sollten, nicht geändert wurden.

Es obliegt dem Steuerzahler zu entscheiden, wie die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Rechnung gewahrt wird. Diese können mit beliebigen betriebswirtschaftlichen Kontrollen sichergestellt werden, die einen zuverlässigen Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Warenlieferung bzw. Leistungserbringung herstellen. Abgesehen davon kann der Steuerpflichtige Folgendes verwenden:

  • eine sichere elektronische Signatur, die mit einem gültigen qualifizierten Zertifikat verifiziert ist, oder
  • elektronischer Datenaustausch (EDI) gemäß dem Vertrag über das europäische Modell für den elektronischen Datenaustausch, wenn der abgeschlossene Vertrag über diesen Austausch die Anwendung von Verfahren vorsieht, die die Echtheit des Rechnungsursprungs und die Integrität der Daten gewährleisten.

Vermutete Zustimmung ...

Die Bestimmungen der Verordnung enthalten keine Zustimmung des Empfängers zum Erhalt elektronischer Rechnungen. Daher verweisen viele Unternehmen auf die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs, die darauf hinweisen, dass Schweigen eine Standardannahme ist. Das geht in dieser Hinsicht zu weit. Wenn dem Auftragnehmer jedoch eine Rechnung in elektronischer Form zugesandt wurde und der Auftragnehmer den fälligen Betrag beglichen oder während des Gesprächs seine Zustimmung erteilt hat, kann die Zustimmung als erteilt gelten.

Wie speichert man elektronische Rechnungen?

Ab Par. 6 Sek. 1 der Verordnung des Finanzministers unter anderem Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen folgt daraus, dass E-Rechnungen nach Abrechnungszeiträumen so aufzubewahren sind, dass Folgendes gewährleistet ist:

  • die Echtheit des Ursprungs, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit dieser Rechnungen vom Zeitpunkt ihrer Ausstellung bis zum Ablauf der Verjährungsfrist der Steuerpflicht;
  • leicht zu finden;
  • das Finanzamt oder die Finanzaufsichtsbehörde auf Verlangen nach gesonderten Regelungen sofortige Einsicht in die Rechnungen.

Wenn der Unternehmer einen Sitz in Polen hat, ist er verpflichtet, sie auf dem Territorium des Landes aufzubewahren. Diese Bestimmung gilt jedoch nicht, wenn die Rechnungen außerhalb des Staatsgebiets in elektronischer Form so gespeichert werden, dass die Finanzbehörde oder die Finanzkontrollbehörde auf elektronischem Wege auf diese Rechnungen online zugreifen kann.

Die Speicherung elektronischer Rechnungen soll dem Finanzamt und der Finanzkontrollbehörde die sofortige Erhebung und Verarbeitung der darin enthaltenen Daten ermöglichen.

Rechnungen im PDF-Format

Die Vorschriften beziehen sich nicht ausdrücklich auf das Format, in dem elektronische Rechnungen gespeichert werden sollen. Allerdings zeigen Auslegungen der Steuerbehörden, dass PDF ein akzeptables Format ist. Diese Position wurde vom Direktor der Steuerkammer in Warschau in der individuellen Auslegung, Ref. Nr. IPPP1 / 443-995 / 11-2 / AP vom 16. September 2011: „(...) die aktuelle gesetzliche Regelung sieht die Möglichkeit vor, Rechnungen per E-Mail in Form einer PDF-Datei zu versenden. Sowohl das Versenden als auch der Empfang von Rechnungen in Form einer PDF-Datei im Anhang der an den Rechnungsempfänger gerichteten E-Mail ist somit dem Erhalt einer Papierrechnung steuerrechtlich gleichgestellt, sofern die Echtheit des Ursprungs und die Unversehrtheit des Inhalts der betreffenden Rechnungen vorliegen gewährleistet sind (...)".

Elektronische Rechnung 2014

Anfang 2014 tritt die Definition einer elektronischen Rechnung in Kraft, die in den polnischen Vorschriften bisher nicht verwendet wurde. Nach dem neu hinzugefügten Art. 2 Klausel 32 des Gesetzes über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen (MwSt.) ist eine elektronische Rechnung als eine Rechnung in elektronischer Form zu verstehen, die in einem beliebigen elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

In elektronischer Form erstellte Rechnungen, die in Papierform gesendet oder empfangen werden, stellen keine elektronische Rechnung im Sinne des oben genannten Artikels dar.

Dagegen können in Papierform erstellte Rechnungen, die in ein elektronisches Format (z.B. in Form eines Scans) umgewandelt und dann als E-Mail versendet und empfangen werden, als elektronische Rechnungen gelten. Eine notwendige Bedingung ist jedoch, dass die Papierversion der Rechnung nicht an den Empfänger gesendet oder ausgehändigt wird.