Wie und wann verwendet man eine elektronische Signatur?

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Die elektronische Signatur ist eines der modernen Werkzeuge, die es ermöglichen, die Identität der Parteien zu identifizieren, die elektronische Dokumente austauschen. Die Sicherheit der Unterzeichnung von E-Dokumenten wurde so hoch eingeschätzt, dass selbst Finanzämter und die Sozialversicherungsanstalt Steuerpflichtigen mit elektronischer Signatur die Einreichung von Formularen über das Internet erlaubten, sofern sie eine solche Unterschrift tragen. Prüfen Sie, wie und wann Sie eine elektronische Signatur verwenden!

Wie und wann eine elektronische Signatur verwendet wird - Vorschriften

Rechtsgrundlage für Fragen der elektronischen Signatur ist das Gesetz vom 18. September 2001 über die elektronische Signatur. Sie legt sowohl die Definition einer elektronischen Signatur als auch die Definition einer sicheren elektronischen Signatur fest.

 

Art. 3 Die im Gesetz verwendeten Ausdrücke haben folgende Bedeutung:

1) elektronische Signatur - Daten in elektronischer Form, die zusammen mit anderen Daten, denen sie beigefügt oder mit denen sie logisch zusammenhängen, zur Identifizierung der Person verwendet werden, die die elektronische Signatur einreicht;

2) sichere elektronische Signatur - eine elektronische Signatur, die:

a) nur dem Unterzeichner zugeordnet wird,

b) sie wird unter Verwendung sicherer elektronischer Signaturerstellungsgeräte und elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der ausschließlichen Kontrolle des Unterzeichners der elektronischen Signatur unterliegen,

(c) sie ist mit den Daten, denen sie beigefügt sind, so verbunden, dass eine spätere Änderung dieser Daten erkennbar ist. (...)

 

Darüber hinaus sind im Hinblick auf die Verwendung einer elektronischen Signatur für die Übermittlung von Steuererklärungen auch Durchführungsverordnungen wichtig, beispielsweise die Verordnung des Finanzministers vom 29. Dezember 2015 zur Änderung der Verordnung über die Art der Übermittlung von Erklärungen und Anwendungen und die Arten der elektronischen Signaturen, die ihnen beigefügt werden sollten.

Elektronische Signatur und sichere elektronische Signatur

Nach dem oben genannten Gesetz werden in Polen zwei Arten von elektronischen Signaturen verwendet:

  • die sogenannte einfache elektronische Signatur,

  • sichere elektronische Signatur.

Der Unterschied zwischen ihnen ist grundlegend. Eine sichere elektronische Signatur wird mit einem qualifizierten Zertifikat bestätigt und bietet viel größere Möglichkeiten, offizielle Dokumente anzubringen, die von den Adressaten förmlich akzeptiert werden. In Polen ist die Hauptzertifizierungsstelle für die sichere elektronische Signaturinfrastruktur das Nationale Zertifizierungszentrum.

Eine einfache elektronische Signatur aus dem sogenannten Ein unqualifiziertes Zertifikat wird in der Regel nur für den allgemeinen E-Mail-Austausch verwendet, da es für den Austausch wichtiger Dokumente wie Steuererklärungen oder Schriftstücke nicht sicher genug ist.

Rechtsgültigkeit einer elektronischen Signatur

Die Unterzeichnung eines Dokuments mit einer sicheren elektronischen Signatur im Sinne des Gesetzes hat die gleiche Rechtskraft wie die Unterschrift per Hand. Daher wird eine mit einer sicheren elektronischen Signatur unterzeichnete Erklärung oder Rechnung einem Formular gleichgestellt, das vom Unternehmer eigenhändig unterschrieben würde.

Wo wird die elektronische Signatur verwendet?

Es wird praktiziert, eine sichere elektronische Signatur zu verwenden, insbesondere für:

  • elektronische Steuererklärungen abgeben,

  • Abgabe von ZUS-E-Erklärungen,

  • elektronische Rechnungen signieren,

  • Unterzeichnung von Verträgen,

  • Einreichen von Briefen, Anträgen und anderen Anmeldeformularen, einschließlich an Einrichtungen wie: Gerichte, KRS, CEIDG, GIODO, Patentamt und andere Behörden der öffentlichen Verwaltung,

  • Abgabe von Angeboten bei Ausschreibungen.

Wo kann man eine sichere elektronische Signatur kaufen?

Im Gegensatz zu einer gewöhnlichen elektronischen Signatur, die sogar kostenlos erhältlich ist, wird eine sichere elektronische Signatur gegen eine Gebühr ausgestellt. Derzeit wird die Möglichkeit des Kaufs hauptsächlich von qualifizierten Unternehmen in diesem Bereich angeboten:

  • Nationale Clearingstelle (Szafir),

  • Polnische Sicherheitsdruckerei (Sigillum),

  • Unizeto-Technologien (CERTUM),

  • Enigma S.O.I. (PEM-HERZ),

  • EuroCert

im Register des Wirtschaftsministeriums eingetragen.

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Wie sieht der Einsatz einer E-Signatur in der Praxis aus?

Nach dem Kauf - Vertragsunterzeichnung und Erhalt des Zertifikats (der Empfang muss persönlich erfolgen, um die Richtigkeit der Daten zu bestätigen) erhält der Käufer zusätzliche Werkzeuge für die Unterzeichnung:

  • eine kryptografische Karte (mit einem darauf geschriebenen privaten Schlüssel) mit einem Lesegerät oder Token,

  • Software, die es der Karte ermöglicht, über ein Lesegerät oder einen Token mit einem Computer zusammenzuarbeiten.

Die Signatur wird verwendet, indem dem Computer ein Auftrag zur Abgabe einer elektronischen Signatur erteilt wird, der zur Berechnung der sog die Abkürzung des unterschriebenen Dokuments. Sie wird individuell für ein gegebenes Dokument bestimmt. Anschließend wird unter Verwendung der empfangenen Software mit einem privaten Schlüssel verschlüsselt und das Dokument mit einer sicheren elektronischen Signatur an den Adressaten gesendet.

Sind Sie sicher, dass Sie eine elektronische Signatur benötigen?

Die elektronische Übermittlung von Formularen wird bei Unternehmern immer beliebter. Wichtig ist, dass keine sichere elektronische Signatur erforderlich ist. Bei der Abgabe gängiger Steuererklärungen wie PIT-37, PIT-36, VAT-7 können natürliche Personen, die ein Unternehmen betreiben, zum Zwecke der elektronischen Sendungsprüfung Daten über die Höhe der Einkünfte aus der eingereichten Steuererklärung verwenden im Vorjahr. Dies bedeutet, dass die im Jahr 2016 eingereichten elektronischen Erklärungen auf der Grundlage der Einnahmen aus der Jahreserklärung für 2014 überprüft werden. War der Steuerpflichtige hingegen nicht zur Abgabe eines solchen Formulars verpflichtet, trägt er den Betrag „0“ ein.

Auch die elektronische Übermittlung von Formularen ohne Unterschrift mit einem qualifizierten Zertifikat ermöglicht ZUS. Dies erfordert jedoch die Erstellung eines vertrauenswürdigen Profils auf der ePUAP-Plattform und einen einmaligen Besuch der ausgewählten Einrichtung, um die Identität der Person zu bestätigen, deren Profil gewährt wurde.

Da eine sichere elektronische Signatur für Kleinstunternehmer einen recht hohen finanziellen Aufwand erfordert, lohnt es sich vor der Kaufentscheidung zu überlegen, für welchen Zweck sie eingesetzt werden soll und ob ein elektronischer Dokumentenaustausch ohne seine Verwendung in einem bestimmten Fall.