Welche personenbezogenen Daten darf der Arbeitgeber im Lichte der Bestimmungen der DSGVO verarbeiten?

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Obwohl seit dem Inkrafttreten der DSGVO mehrere Monate vergangen sind, haben viele Arbeitgeber noch immer Zweifel, ob ihr Handeln mit geltendem Recht vereinbar ist. Viele Informationen, die im Zusammenhang mit den geltenden Vorschriften erscheinen, sind widersprüchlich und manchmal ist es schwierig, eine angemessene Lösung zu finden. Ein solches Problem, das noch immer problematisch ist, ist die Frage, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Beschäftigung eines Arbeitnehmers verarbeitet werden dürfen. Kann er aufgefordert werden, die Namen seiner Eltern anzugeben? Das geltende Muster der Arbeitsbescheinigung enthält ein Feld für die Angabe dieser Daten. Auch der Unfallbericht, der vom Arbeitsschutzdienst ausgefüllt werden muss, enthält Angaben zum Namen des Vaters des Arbeitnehmers. Was ist in einer Situation zu tun, in der zum einen die Bestimmungen der DSGVO die Verarbeitung der oben genannten Daten verbieten und die Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuches (kp) diese weiterhin erfordern?

DSGVO - Welche personenbezogenen Daten darf der Arbeitgeber verarbeiten?

DSGVO, dh Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46 / EG (Allgemeine Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten), die ab dem 25. Mai 2018 in Kraft tritt und Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, eine Reihe neuer Verpflichtungen auferlegt. Bereits im ersten Punkt der Verordnung lesen wir, dass „der Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten eines der Grundrechte ist (...), jede Person hat das Recht auf Schutz der sie betreffenden personenbezogenen Daten / Sie".

Einer der Grundprinzipien der DSGVO ist der Grundsatz der Angemessenheit des Zwecks der Datenverarbeitung. Pkt. 39 der oben genannten Verordnung besagt, dass personenbezogene Daten „angemessen, relevant und auf das für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderliche Maß beschränkt sein sollten“. Die Erhebung von Daten über die Namen der Eltern des Arbeitnehmers verstößt nach Ansicht vieler Experten (einschließlich des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten) gegen den Angemessenheitsgrundsatz der DSGVO. Die Position der DSGVO steht im Widerspruch zu Art. 22¹ § 1 des Arbeitsgesetzbuches, wonach der Arbeitgeber das Recht hat, von der Person, die sich um eine Stelle bewirbt, die Bereitstellung personenbezogener Daten zu verlangen, einschließlich:

  • Vorname (Namen) und Nachname,

  • Namen der Eltern,

  • Geburtsdatum,

  • Wohnort (Korrespondenzadresse),

  • Ausbildung,

  • den Verlauf der früheren Beschäftigung.

§ 2 dieses Artikels präzisiert weiter, dass der Arbeitgeber berechtigt ist, von einem bereits beschäftigten Arbeitnehmer – abgesehen von den gleichen Daten wie vom Bewerber,

  • sonstige personenbezogene Daten des Arbeitnehmers, einschließlich des Vor- und Nachnamens sowie der Geburtsdaten seiner Kinder, wenn die Bereitstellung dieser Daten aufgrund der Inanspruchnahme arbeitsrechtlicher Sonderrechte durch den Arbeitnehmer erforderlich ist;

  • die PESEL-Nummer des Arbeitnehmers, die vom Regierungsinformationszentrum des universellen elektronischen Systems für die Bevölkerungsregistrierung (RCI PESEL) zugewiesen wurde.

Nach den noch geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften können die Namen der Eltern sowohl von Arbeitnehmern als auch von Arbeitnehmerkandidaten erfragt werden. Dies bringt Arbeitgeber in eine schwierige Situation – zum einen müssen sie eine Arbeitsbescheinigung ausstellen oder einen Unfallbericht ausfüllen, in dem die Namen der Eltern des Arbeitnehmers angegeben werden müssen, und zum anderen müssen sie die geltende DSGVO einhalten Verordnung, wonach sie sich an dem Grundsatz der Angemessenheit bei der Datenverarbeitung orientieren müssen. Denn wenn wir jede der im Datenkatalog enthaltenen personenbezogenen Daten im LC betrachten, scheinen die Namen der Eltern „für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden“ nicht erforderlich zu sein.

Der Zweck der Erhebung von Daten eines Bewerbers für einen Mitarbeiter besteht darin, seine Eignung für eine bestimmte Position zu ermitteln, so dass neben Daten, die eine Identifizierung ermöglichen, auch Daten zu seiner Ausbildung oder zum bisherigen Beschäftigungsverlauf erforderlich sind. Für einen bereits erwerbstätigen Arbeitnehmer ist es jedoch für den Zweck - das heißt unter anderem die Meldung des Arbeitnehmers an die Sozialversicherungsanstalt - erforderlich und angemessen, die PESEL-Nummer oder Daten von Kindern anzugeben, die der Arbeitnehmer der Gesundheit melden möchte Versicherung. Daher passen die Namen der Eltern nicht in den Datenkatalog, der nun von Mitarbeitern angefordert werden sollte.

Was tun mit den bereits ausgeschriebenen Fragebögen zum Elternnamen?

Alle Mitarbeiter, die vor dem 25.05.2018, also vor dem Inkrafttreten der DSGVO, beschäftigt waren, haben Fragebögen mit den Namen der Eltern in ihrer Personalakte und müssen nicht erwähnt werden. Das Problem betrifft Arbeitnehmer, die nach Inkrafttreten des neuen Gesetzes beschäftigt wurden. Daten zu den Namen der Eltern sollen bei ihnen nicht erhoben werden, d.h. wenn die Arbeitsbescheinigung auf eine Person ausgestellt wird, die vor dem 25.05.2018 beschäftigt war, können die Daten der Eltern in die Arbeitsbescheinigung aufgenommen werden , und für nach diesem Datum beschäftigte Personen ist die Eintragung der Eltern in die Arbeitsbescheinigung nicht möglich. Daher müssen Sie bei der Ausstellung von Arbeitsbescheinigungen das Datum der Beschäftigung und die Art des persönlichen Fragebogens überprüfen, der die Grundlage für die Erhebung der Daten des Kandidaten oder Mitarbeiters ist. Es ist bekannt, dass, wenn wir Mitarbeitern einen DSGVO-konformen Fragebogen aushändigen, keine Informationen über die Namen der Eltern vorliegen und sie daher nicht in der Arbeitsbescheinigung einer solchen Person erscheinen können.

Personen, die nach dem 25. Mai 2018 beschäftigt sind, sollten die Namen ihrer Eltern nicht auf der Arbeitsbescheinigung eintragen, aber es ist kein Fehler, sie einzutragen, da das Arbeitsgesetzbuch, das die Verarbeitung dieser Daten erlaubt, noch in Kraft ist und bis zu einer Änderung , kann der Arbeitgeber diese Daten vom Arbeitnehmer anfordern (sollte er aber nicht).

Namen der Eltern im Unfallbericht – was tun?

Im Unfallbericht wird auch der Name des Vaters des Arbeitnehmers verwendet. Diese wird erstellt, wenn der Arbeitnehmer einen Arbeitsunfall hat. Es wird innerhalb von 14 Tagen nach dem Unfall von einem Unfallteam, bestehend aus einem für Arbeitsschutz zuständigen Mitarbeiter und einem Sozialarbeiter, erstellt und vom Arbeitgeber genehmigt. Die Vorlage des Unfallberichts ist in der Verordnung des Ministers für Wirtschaft und Arbeit vom 16. September 2004 über die Vorlage des Protokolls über die Umstände und Ursachen eines Arbeitsunfalls vom 16. September 2004 festgelegt.

Der Unfallbericht sollte personenbezogene Daten des bei einem Unfall verletzten Arbeitnehmers enthalten, wie zum Beispiel:

  • Vorname und Nachname,

  • Geburtsdatum und-ort,

  • Domizil,

  • PESEL,

  • Name des Vaters.

Daher fordert die Person, die den Bericht erstellt, am häufigsten die Personalabteilung auf, diese Daten bereitzustellen. Das Problem wird daher das Ausfüllen des Unfallberichts der Person sein, die nach dem 25.05.2018 beschäftigt war, da der Person ein Fragebogen für einen Bewerber und ein Fragebogen für einen Arbeitnehmer DSGVO-konform, also ohne Daten, zur Verfügung gestellt wurde auf den Namen der Eltern. In dieser Situation erscheint es notwendig, die Zustimmung des Arbeitnehmers zur Bereitstellung dieser Daten einzuholen. Sie sollte nur für diese konkrete Situation gelten, da sie – wie aus der DSGVO hervorgeht – „in Form einer eindeutigen, bestätigenden Handlung, die die freiwillige, informierte und eindeutige Einwilligung der betroffenen Person in die Datenverarbeitung zum Ausdruck bringt“ zum Ausdruck kommen sollte sich auf eine bestimmte Situation beziehen, personenbezogene Daten und beispielsweise in Form einer schriftlichen (einschließlich elektronischer) oder mündlichen Erklärung.

Ob es möglich ist, nach Inkrafttreten der DSGVO die Namen der Eltern von einem Mitarbeiter zu verlangen, scheint eine komplizierte Frage zu sein. Um nicht übertrieben zu werden, kann man sagen, dass bis Art. 22¹ des Arbeitsgesetzbuches ist es kein Fehler, wenn diese personenbezogenen Daten noch verarbeitet werden. Allerdings vertrat das Amt für den Schutz personenbezogener Daten, wie bereits erwähnt, in dieser Angelegenheit eine andere Ansicht. Das Fehlen von diesbezüglichen Änderungen der Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuchs verursacht unnötiges Chaos und Verwirrung. Bleibt nur zu hoffen, dass das neue Arbeitsgesetzbuch bald in Kraft tritt und die Arbeitgeber mit diesem Problem keine Probleme haben. Bis dahin muss jeder Auftragsverarbeiter selbst entscheiden, ob er die Daten verarbeiten soll oder nicht.