Fotokopien von Personalausweisen – legal oder illegal?

Service

Art. 4 des Personalausweisgesetzes besagt, dass ein Personalausweis ein Dokument ist, das die Identität und die Staatsbürgerschaft bestätigt. Ist das Fotokopieren von Personalausweisen daher legal oder in manchen Situationen erlaubt? Verstoßen die Banken, die die Beweise kopieren, gegen das Gesetz? Darf der Arbeitgeber die Nachweise kopieren?

Wann ist das Kopieren eines Personalausweises legal?

Der Personalausweis enthält zunächst Name, Vorname, PESEL-Nummer, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Alter – das sind personenbezogene Daten, die geschützt werden sollten und deren Verarbeitung besonderen gesetzlichen Vorgaben unterliegt. Darüber hinaus enthält der Nachweis Informationen wie das Ausstellungsdatum des Dokuments, sein Ablaufdatum,

Artikel 79 des Gesetzes über Personalausweise lautet:

"Wer:

1) sich der Verpflichtung zum Besitz oder Austausch eines Ausweises entzieht,

2) behält den Personalausweis einer anderen Person ohne Rechtsgrundlage,

3) gibt bei Verlust der polnischen Staatsbürgerschaft keinen Personalausweis zurück,

wird mit Freiheitsbeschränkung oder Geldstrafe bestraft."

Es lohnt sich, Punkt 2 zu beachten - es ist strafbar, den Personalausweis einer anderen Person zu behalten. Daher ist es nicht zulässig, Ausweise verschiedener Arten von Vermietern oder Telekommunikationsunternehmen zur Verpfändung vorzuhalten.

Was die Beschlagnahme einer Fotokopie eines Personalausweises angeht, stellt die Rechtsprechung dagegen fest, dass das Fotokopieren selbst eine rein technische Tätigkeit ist, die nicht verboten ist. Es ist jedoch wichtig, bei der Kopie von Beweismitteln nicht mehr Informationen zu verarbeiten, als zur Erreichung des Vertragsschlusses erforderlich sind, d. h. keine Daten zu verarbeiten, wenn für die Verarbeitung keine Rechtsgrundlage besteht.

Wenn es nicht möglich ist, relevante Informationen auf andere Weise als die Kopie der Beweise zu erhalten, sind nach der Fotokopie alle Daten zu vernichten, die über die zur Erfüllung des Vertragszwecks erforderlichen Daten hinausgehen.

Es gibt jedoch Situationen, in denen das Fotokopieren von Personalausweisen legal ist - Banken haben ein solches Recht nach Art. 112b des Bankengesetzes, das lautet: Banken können zum Zwecke ihrer Banktätigkeit Informationen aus Ausweisdokumenten natürlicher Personen verarbeiten.

Fotokopien von Ausweisen durch Banken dürfen nur dann erfolgen, wenn dies für die Ausübung der Banktätigkeit (z.B. Kreditgewährung, Kontoführung) erforderlich ist. Es ist jedoch untersagt, die Nachweise von Banken zu anderen Zwecken, z.B. zu Marketingzwecken, zu kopieren.

Fotokopien von Personalausweisen durch den Arbeitgeber

GIODO ist der Ansicht, dass das Kopieren des Personalausweises durch den Arbeitgeber gegen das Datenschutzgesetz verstößt – wenn der Arbeitgeber auf diese Weise mehr Informationen erhält, als ihm zusteht.

Art. 22 § 1 des Arbeitsgesetzbuches legt fest, welche personenbezogenen Daten der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer verlangen darf. Diese sind:

  • Vorname und Nachname,

  • Namen der Eltern,

  • Geburtsdatum,

  • Wohnort (Korrespondenzadresse),

  • Ausbildung,

  • den Verlauf der früheren Beschäftigung.

In den folgenden Absätzen dieses Artikels lesen wir, dass der Arbeitgeber auch andere personenbezogene Daten des Arbeitnehmers und seiner PESEL-Nummer sowie Daten zu Vor- und Nachnamen und Geburtsdaten von Kindern anfordern kann – jedoch nur, wenn diese Daten für die Gewährung angemessener Leistungen an Arbeitnehmer erforderlich ist.

Die Weitergabe personenbezogener Daten an den Arbeitgeber erfolgt in Form einer Erklärung der betroffenen Person, der Arbeitgeber hat jedoch das Recht, die Dokumentation dieser Informationen zu verlangen.

Idealerweise sollte der Arbeitgeber das Kopieren von Ausweisen vermeiden. Die oben genannten Informationen können auf andere Weise als durch das Kopieren von Ausweisdokumenten erlangt werden. Wenn jedoch eine Kopie des Personaldokuments die einzige Möglichkeit ist, die für die Durchführung des Beschäftigungsverfahrens erforderlichen Daten zu bestätigen, sollte der Arbeitgeber bei der Fotokopie von Personalausweisen Daten, die er nicht benötigt, abdecken und verwischen zu deren Bearbeitung er kein Recht hat. Solche Daten sind beispielsweise Geschlecht, Alter, Größe etc.

Starten Sie eine kostenlose 30-tägige Testphase ohne Bedingungen!

Was sagt die DSGVO zum Fotokopieren von Beweismitteln?

Die DSGVO verbietet das Fotokopieren von Personalausweisen nicht ausdrücklich, verweist jedoch auf das Prinzip des Minimalismus, das besagt, nur solche Informationen zu verarbeiten, die für einen bestimmten Zweck unbedingt erforderlich sind. Das bedeutet, dass vom Administrator frei vorgegebene Daten nicht verarbeitet werden können. Der Verantwortliche ist dafür verantwortlich, nachzuweisen, dass bestimmte Daten für die Erreichung eines bestimmten Zwecks erforderlich sind.