Vereinfachte Buchhaltung – alles was Sie wissen müssen

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Die vereinfachte Buchführung kann von natürlichen Personen, Personengesellschaften natürlicher Personen, Kollektivgesellschaften natürlicher Personen, Personengesellschaften und sozialen Genossenschaften verwendet werden, deren Einnahmen aus dem Verkauf von Waren, Produkten und Finanzgeschäften für das vorangegangene Geschäftsjahr 2.000.000 EUR nicht überschritten haben. In der Praxis bedeutet dies, dass sie ein Einnahmen- und Ausgabenbuch (KPiR) führen können. Nach Überschreitung dieser Grenze ist eine vereinfachte Buchführung nicht mehr möglich und der Unternehmer ist zur vollständigen Buchführung verpflichtet.

Vereinfachte Buchhaltung

Die zur Aufrechterhaltung des KPiR verpflichtete Grenze wird zu dem von der Polnischen Nationalbank am 30. September des dem Geschäftsjahr vorausgehenden Jahr bekannt gegebenen Durchschnittskurs umgerechnet.

Kleine Buchhaltung verpflichtet vor allem zu führen:

  • Einnahmen- und Ausgabenbücher (bei Besteuerung nach dem Steuertarif oder mit Abgeltungssteuer) oder

  • Einnahmenaufzeichnungen (mit pauschaler Besteuerung der erfassten Einnahmen).

In einigen Fällen muss der Unternehmer je nach Art des Geschäfts Aufzeichnungen führen. Diese sind:

  • Aufzeichnungen über das Anlagevermögen,

  • Ausrüstungsaufzeichnungen,

  • Aufzeichnungen über den Kilometerstand des Fahrzeugs (für PIT- oder Mehrwertsteuerzwecke),

  • Umsatzsteuerregister.

Vereinfachte Buchführung - Umsatzsteuerregister

Wenn der Unternehmer ein aktiver Mehrwertsteuerzahler ist, muss er ein Register der Mehrwertsteuerkäufe und -verkäufe führen. Die Form der Registerführung ist in der Satzung nicht näher geregelt. Es ist wichtig, dass es zwei grundlegende Datengruppen enthält:

  • Daten von Auftragnehmern,

  • MwSt.-Zahlen, inkl. MwSt. Steuerbemessungsgrundlage.

Auf der Grundlage der Mehrwertsteuerregister füllt der Steuerpflichtige Abrechnungserklärungen aus - VAT-7 (bei monatlicher Abrechnung) oder VAT-7K (bei vierteljährlicher Abrechnung). Umsatzsteuer-Abrechnungserklärungen müssen bis zum 25. Tag des auf den Abrechnungszeitraum folgenden Monats ausgefüllt und eingereicht werden. Ab 2018 werden Erklärungen nur noch in elektronischer Form versandt. Wenn der Steuerzahler es braucht, kann er mehrere Register führen. Die grundlegendste Form für Inlandsgeschäfte ist das Register der Verkäufe und Käufe von Waren und Dienstleistungen, für EU-Geschäfte das Register der innergemeinschaftlichen Lieferungen und Käufe von Waren und Dienstleistungen und für die Auslandsbeziehungen, die außerhalb der EU geführt werden, das Register der Ausfuhren und Einfuhr von Waren und Dienstleistungen.

Vereinfachte Buchhaltung - Einnahmen- und Ausgabenbuch

Unternehmer, die ein Einnahmen- und Ausgabenbuch (KPiR) führen, zahlen Steuern auf die erzielten Einkünfte. Als Einkommen werden hier Einnahmen abzüglich Kosten verstanden. Die Steuern können linear (pauschale 19 %) oder nach allgemeinen Regeln (18 % und 32 %) entrichtet werden. Die Steuer wird nicht gezahlt, wenn das Unternehmen leistungsschwach ist. Die KPiR sollte am Tag der Aufnahme der Geschäftstätigkeit oder am 1. Januar eines bestimmten Steuerjahres errichtet werden. Der zuständige Leiter des Finanzamts (aufgrund des Wohnsitzes des Steuerpflichtigen) wird über die Erstellung des Steuerbuchs der Einnahmen und Ausgaben innerhalb von 20 Tagen ab dem Tag der Erstellung informiert.

Wie die KPiR aussehen soll, bestimmt die Verordnung des Finanzministers über die Führung des Steuerbuches der Einnahmen und Ausgaben. Es muss 17 Spalten enthalten. Fassen Sie nach dem Ende jedes Monats die Werte in jedem von ihnen zusammen.

Unternehmer, die ein Steuerbuch über Einnahmen und Ausgaben führen, können steuerlich abzugsfähige Kosten nach einer von zwei Methoden ansetzen - vereinfacht (früher als Barzahlung bekannt) oder Rückstellung. Die Abgrenzungsmethode gilt als etwas schwieriger und anspruchsvoller. Sie sollte Kosten, die direkt mit den in einem bestimmten Jahr erzielten Einnahmen zusammenhängen, von indirekten Kosten trennen. Die direkten Kosten für zwei Steuerjahre sind auf die Jahre aufzuschlüsseln, auf die sie sich beziehen.

Beispiel 1.

Wie ist eine Versicherungspolice für zwei Steuerjahre abzurechnen?

Abgrenzungsmethode - Die Kosten sollten aufgeteilt und auf die entsprechenden Zeiträume bezogen werden. Der Anteil für das laufende Steuerjahr ist am Versicherungstag, der Anteil für das Folgejahr am 1. Januar zu buchen.

Vereinfachte Methode – einmalig am Tag des Kostenanfalls, d. h. am Tag der Ausstellung der Police.

Vereinfachte Buchführung – ein Pauschalbetrag für erfasste Einnahmen

Der registrierte Pauschalbetrag ist eine weitere Form der Steuerzahlung, bei der der Unternehmer die Steuer nach dem für eine bestimmte Tätigkeitsart festgelegten Satz entrichtet. Die Höhe der Steuer richtet sich nach den erzielten Einnahmen. Kosten werden nicht berücksichtigt. Wenn der Unternehmer ab Beginn seiner Tätigkeit mit einem Pauschalbetrag abrechnen möchte, kann er dies im CEIDG-1-Registrierungsantrag vermerken. Entscheidet er sich dagegen im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit, die Besteuerungsform in eine Pauschalbesteuerung umzuwandeln, muss er bis zum 20 spätestens.

Der Pauschalbetrag kann nicht von Unternehmern verwendet werden, die:

  • sie betreiben: eine Apotheke, ein Pfandhaus, eine Wechselstube, Tätigkeiten im Bereich An- und Verkauf von Devisenwerten, Tätigkeiten im Bereich Handel mit Teilen und Zubehör für Kraftfahrzeuge,

  • Kredite gegen Sicherheiten gewähren,

  • sie führen das Unternehmen gemeinsam mit ihrem Ehegatten oder in derselben Unternehmensform wie der Ehegatte,

  • sie produzieren verbrauchsteuerpflichtige Produkte (mit Ausnahme von Strom aus erneuerbaren Energiequellen),

  • freiberufliche Berufe ausüben (mit Ausnahme des Berufes eines Arztes aller Fachrichtungen, Zahntechniker, Arzthelferinnen, Hebammen, Krankenschwestern, Übersetzer und Lehrer bei der Erbringung von pädagogischen Dienstleistungen im Stundenunterricht),

  • die in Anlage 2 des Einkommensteuergesetzes aufgeführten Dienstleistungen auf bestimmte Einkünfte natürlicher Personen erbringen (einschließlich Werbung, Finanzvermittlung, Detektiv- und Sicherheitsdienste, Anfertigung von Werbe- und ähnlichen Fotos),

  • ihre Tätigkeit selbständig oder in Form einer Personengesellschaft aufnehmen, wenn der Steuerpflichtige oder mindestens einer der Gesellschafter vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit im Steuerjahr oder im Jahr vor dem Steuerjahr Tätigkeiten ausgeübt hat, die in den Tätigkeitsbereich des Steuerpflichtigen oder der Gesellschaft fallen Tätigkeit im Rahmen des Arbeitsverhältnisses oder eines kooperativen Arbeitsverhältnisses,

  • im Rahmen eines Arbeitsvertrages beschäftigt sind und beabsichtigen, in den letzten zwei Steuerjahren für den ehemaligen oder aktuellen Arbeitgeber ein eigenes Unternehmen zu führen und dieselbe Tätigkeit auszuüben.

Die Höhe der Pauschale richtet sich nach der Art des Unternehmens. Es gibt sechs Basissätze: 20 %, 17 %, 8,5 %, 5,5 %, 3 % und 2 %. Es kann vorkommen, dass der Unternehmer die Pauschale auf der Grundlage mehrerer Sätze begleicht, wenn seine Tätigkeit vielfältig ist.

Vereinfachte Buchführung - Aufzeichnungen über Anlagevermögen und immaterielle Vermögenswerte

Steuerpflichtige, die die KPiR führen, sind zusätzlich verpflichtet, ein Verzeichnis des Anlagevermögens und Unternehmer pauschal ein Verzeichnis des Anlagevermögens und der immateriellen Vermögenswerte zu führen.

Ein Anlagevermögen gilt als vollständig und gebrauchsfähig: Maschinen, Werkzeuge, Bauwerke, Transportmittel mit einer voraussichtlichen Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr, die der Steuerpflichtige für die Zwecke seiner Geschäftstätigkeit verwendet. Gemäß dem Einkommensteuergesetz besteht die Pflicht zur Eintragung eines Anlagevermögens in das Register, wenn sein Anfangswert 10.000 PLN übersteigt.Eine günstigere Anschaffung kann im Monat der Inbetriebnahme direkt in den Kosten verbucht oder mit einmaliger Abschreibung ins Anlagevermögen gebucht werden. Es ist erwähnenswert, dass nicht alle Sachanlagen abgeschrieben werden.

Diese beinhalten:

  • Land und ewiges Nießbrauchsrecht an Land,

  • Wohngebäude mit darin befindlichen Kränen oder Wohngebäude, die der gewerblichen Tätigkeit dienen oder im Rahmen eines Vertrages verpachtet oder gemietet werden, wenn der Steuerpflichtige keine Abschreibung beschließt,

  • Kunstwerke und Museumsausstellungen,

  • Goodwill, wenn dieser Wert auf andere Weise als in Art. 22b Absatz. 2 Punkt 1,

  • Vermögenswerte, die infolge der Einstellung der Geschäftstätigkeit nach den Bestimmungen über die Einstellung der Geschäftstätigkeit oder die Einstellung von Tätigkeiten, in denen diese Gegenstände verwendet wurden, nicht verwendet werden; in diesem Fall werden diese Komponenten ab dem Monat, der auf den Monat folgt, in dem die Tätigkeit ausgesetzt oder eingestellt wurde, nicht abgeschrieben

Für die ordnungsgemäße Führung von Aufzeichnungen über das Anlagevermögen ist es wichtig, den Anfangswert eines Anlagevermögens zu bestimmen. Die Eintragung in das Anlageregister erfolgt auf der Grundlage von Dokumenten, die den Anfangswert der erfassten Vermögenswerte ausweisen. Das Verzeichnis des Anlagevermögens selbst sollte wiederum mindestens enthalten:

  • Ordinalzahl,

  • Kaufdatum,

  • Datum der Nutzungsübernahme,

  • Angabe des Dokuments, das den Erwerb bestätigt,

  • Bestimmung eines Anlagevermögens oder eines immateriellen und rechtlichen Wertes,

  • Symbol der Systematik des Anlagevermögens,

  • Ursprünglicher Wert,

  • Abschreibungssatz,

  • die Höhe der Abschreibung für ein bestimmtes Steuerjahr und kumuliert für den Zeitraum, in dem diese Abschreibungen vorgenommen wurden, einschließlich des Zeitpunkts, an dem der Vermögenswert jemals in das Register (Liste) eingetragen und dann daraus entfernt und erneut eingetragen wurde,

  • aktualisierter Anfangswert,

  • der aktualisierte Abschreibungsbetrag,

  • Upgrade-Wert, der den Startwert erhöht

  • das Datum der Liquidation und der Grund oder das Datum der Veräußerung.

Es ist erwähnenswert, dass der Unternehmer ein bestimmtes Anlagevermögen im Monat seiner Inbetriebnahme in die Aufzeichnungen aufnehmen sollte, diese Regel gilt auch für Vermögenswerte, die der Unternehmer selbst hergestellt hat, sowie für solche, die gepachtet oder gemietet wurden.

Bei der Form des Anlageregisters können Sie vorgefertigte Formulare zum Selbstausfüllen kaufen. Sie können auch Aufzeichnungen auf dem Computer führen und Blätter ausdrucken. Es ist auch erlaubt, Aufzeichnungen in einem Notizbuch manuell zu führen.

Pauschalsteuerpflichtige sollten auch das verwendete Anlagevermögen dokumentieren. Zu diesem Zweck müssen sie ein Inventar des Anlagevermögens und der immateriellen Vermögenswerte führen. Die Art der Führung der oben genannten Aufzeichnungen unterscheidet sich nicht von der von Unternehmern, die KPiR führen.

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Vereinfachte Buchhaltung - Geräteinventar

Unternehmer nehmen im Inventar der Ausrüstung Sachanlagen auf, die mit der Tätigkeit in Zusammenhang stehen, aber nicht die Kriterien für die Anerkennung als Anlagevermögen erfüllen. Wichtig ist, dass der Wert der Ausstattungselemente zwischen 1.500 PLN und 10.000 PLN schwankt. Die geplante Nutzungsdauer muss weniger als ein Jahr betragen. Vermögenswerte, deren Wert 1.500 PLN nicht überschreitet, müssen nicht in das Register eingetragen werden. Bei der Aufzeichnung von Ausrüstungsgegenständen ist darauf zu achten, dass nicht dieselben Vermögenswerte auch in die Aufzeichnungen über das Anlagevermögen aufgenommen werden.

Wie beim Anlagenverzeichnis gibt es kein einheitliches Muster für die Führung des Anlagenverzeichnisses. Die meisten Unternehmer behalten jedoch aus Gründen der Transparenz die Form einer Tabelle bei. Sie können vorgefertigte Muster verwenden oder Ihre eigenen erstellen. Wichtig ist, dass die Aufzeichnungen mindestens die von den Vorschriften geforderten Daten enthalten, d.h.:

  • fortlaufende Nummer des Eintrags,

  • Kaufdatum,

  • Rechnungs- oder Rechnungsnummer,

  • Ausrüstungsname,

  • Kaufpreis der Ausrüstung oder Produktionskosten,

  • Datum der Liquidation/Verkauf/Spende,

  • der Grund für die Liquidation.

Sowohl Unternehmer, die die KPiR als auch die Einnahmenaufzeichnungen führen, sind verpflichtet, Aufzeichnungen über die Ausrüstung zu führen.

Vereinfachte Buchhaltung - Kfz-Kilometeraufzeichnungen mit Mehrwertsteuer

Die Aufzeichnungen über den Kilometerstand des Fahrzeugs für Mehrwertsteuerzwecke werden von aktiven Mehrwertsteuerzahlern geführt, die 100 % Mehrwertsteuer von Ausgaben im Zusammenhang mit der Nutzung des Fahrzeugs (z. B. eines Personenkraftwagens) abziehen möchten. Um jedoch das Recht auf vollen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen zu können, muss der Unternehmer das Fahrzeug auf dem Formular VAT-26 beim Finanzamt melden und den Kilometerstand des Fahrzeugs, den sogenannten Kilometerabzug, dokumentieren. Ihr Zweck besteht darin, nachzuweisen, dass das Auto ausschließlich für geschäftliche Zwecke verwendet wird.

Um den Kilometerstand des Fahrzeugs festzuhalten, lohnt es sich, vorgefertigte Formeln mit Übersicht oder ein Online-Kilometerberechnungsprogramm zu verwenden. Unabhängig davon, ob die Aufzeichnungen manuell oder elektronisch geführt werden, sollten sie Folgendes enthalten:

  • Kfz-Kennzeichen,
  • Tag des Beginns und des Endes der Aufzeichnungen,
  • Fahrzeug-Kilometerstand am Tag des Beginns der Aufzeichnungen sowie am Ende jeder Abrechnungsperiode und am Tag der Fertigstellung der Aufzeichnungen,
  • durch die Unterschrift des Steuerpflichtigen beglaubigte Eintragung der Person, die das Fahrzeug führt, wenn sie nicht der Fahrer ist. Der Eintrag sollte enthalten:
    • nächste Eintragsnummer,
    • Datum und Zweck der Abreise,
    • Routendefinition (Start und Ziel),
    • die gefahrenen Kilometer,
    • Vor- und Nachname und Unterschrift des Fahrers,
  • die Anzahl der gefahrenen Kilometer am Ende jedes Abrechnungszeitraums und am Tag der Vervollständigung der Aufzeichnungen.

Nutzt der Steuerpflichtige das Fahrzeug auch außerhalb des Gewerbes, kann ihm ein teilweiser Vorsteuerabzug gewährt werden. Das Auto, das für gemischte Zwecke verwendet wird, bietet die Möglichkeit, 50% Mehrwertsteuer abzuziehen.

Vereinfachte Abrechnung - PIT-Fahrzeugkilometeraufzeichnungen

Die gefahrenen Kilometer für Zwecke der Einkommensteuer (PIT) werden in erster Linie dazu verwendet, die Kosten für die Nutzung eines privaten Pkw im geschäftlichen Bereich zu ermitteln. Nach den Annahmen des PIT-Gesetzes sollte ein korrekt geführter Kilometerstand mindestens enthalten:

  • Fahrerdaten,

  • Kfz-Kennzeichen,

  • fortlaufende Nummer des nächsten Eintrags,

  • Datum und Zweck der Abreise,

  • Beschreibung der Route (wo von - wohin),

  • die gefahrenen Kilometer,

  • der Kilometerpreis,

  • der auf der Grundlage des Kilometertarifs berechnete Betrag,

  • Unterschrift und Angaben des Steuerpflichtigen.

Die Kilometerbegrenzung bestimmt die Höhe des Betriebskostenabzugs. Dies bedeutet, dass die Aufwendungen nur bis zu dem Betrag, der sich aus der Multiplikation der Kilometerzahl mit der Höhe des Tarifs ergibt, in die steuerlich absetzbaren Kosten einbezogen werden dürfen. Die Kilometerpauschalen sind:

  • 0,5214 PLN für einen Pkw mit einem Hubraum von bis zu 900 cm³,

  • 0,8358 PLN für einen Personenkraftwagen mit einem Hubraum über 900 cm³,

  • 0,2302 PLN für ein Motorrad,

  • 0,1382 PLN für ein Moped.

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Zu den Betriebskosten, die nach Kilometerstand abgerechnet werden können, gehören:

  • Kraftstoffkauf,

  • Parkgebühren,

  • Mautgebühren für mautpflichtige Straßen, z.B. Autobahnen,

  • Versicherungsprämien (OK, AC),

  • Instandsetzung,

  • Einkauf von Ersatzteilen,

  • Inspektionen und Wartungsarbeiten.

Fahrleistungsnachweise zum Zwecke der Einkommensteuerabrechnung ermöglichen den Abzug von Kosten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb des Fahrzeugs anfallen, egal ob das Fahrzeug nur für geschäftliche Zwecke oder für gemischte Zwecke genutzt wird, Sie müssen nur daran denken die Kilometerbegrenzung.