Arbeitgeberpflichten zum Jahreswechsel – was ist zu beachten?

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Sowohl am Ende des alten Jahres als auch am Anfang des neuen Jahres hat der Arbeitgeber viele Aufgaben. Darunter können wir Aufgaben im Zusammenhang mit Mitarbeiterurlaub, Arbeitszeit im nächsten Jahr oder Meldungen des Statistischen Zentralamtes und PFRON unterscheiden. Die Pflichten des Arbeitgebers zum Jahreswechsel können Sie in unserem Artikel nachlesen.

Verpflichtungen des Arbeitgebers zum Jahreswechsel im Zusammenhang mit Arbeitnehmerurlaub

Unter den Verpflichtungen des Arbeitgebers im Zusammenhang mit Arbeitnehmerurlaub können wir unterscheiden:

  • Gewährung von überfälligem Urlaub an Arbeitnehmer,
  • Gewährung von Urlaubstagen im Folgejahr,
  • einen Urlaubsplan für das nächste Jahr erstellen,
  • Zahlung von Urlaubsäquivalenten auf Basis des ab 2020 geltenden neuen Urlaubskoeffizienten,
  • Einholung von Willenserklärungen oder Unwillenserklärungen von Arbeitnehmern, die Freistellung zur Betreuung von Kindern bis zum vollendeten 14. Lebensjahr in Anspruch zu nehmen, sofern eine solche Erklärung nicht bereits abgegeben wurde und sich nichts geändert hat.

Gewährung von überfälligem Urlaub für Mitarbeiter

Es sei daran erinnert, dass dem Arbeitnehmer der Jahresurlaub in dem Jahr gewährt werden sollte, in dem er den Anspruch darauf erworben hat (Art. 161 des Arbeitsgesetzbuchs). Am Ende des Jahres sollte der Arbeitgeber die Urlaubssituation seiner Arbeitnehmer analysieren und ihnen den Resturlaub gewähren. Ist dies nicht möglich, wird auf das nächste Jahr übertragen. Dann sollte es bis Ende September verwendet werden (Art. 168 des Arbeitsgesetzbuches).

Das Entstehen von Urlaubsrückständen kann nur gerechtfertigt werden, wenn sie nicht vom Arbeitgeber abhängig sind, z.

Nimmt der Arbeitnehmer den Urlaub auf Verlangen nicht in Anspruch, wird er als ordentlicher Urlaub auf das nächste Jahr übertragen, was bedeutet, dass der Arbeitnehmer in einem Kalenderjahr Anspruch auf höchstens 4 Tage Urlaub auf Verlangen hat (Artikel 1673 des Arbeitsgesetzbuches). ).

Zuteilung neuer Urlaubstage

Am ersten Tag des neuen Jahres erwerben alle Arbeitnehmer das Recht auf einen neuen Urlaub (Artikel 153 § 2 Arbeitsgesetzbuch), der 20 oder 26 Tage im Kalenderjahr betragen kann. Zu beachten ist, dass bei Teilzeitbeschäftigten der Urlaub anteilig zur Arbeitszeit berechnet wird, während Personen mit mittlerer oder schwerer Behinderung Anspruch auf zusätzliche 10 Tage Urlaub haben.

Urlaubsplan

Immer häufiger stoßen Sie auf einen Urlaubsplan, mit dem Sie Ihre Arbeit während der Urlaubszeiten der Mitarbeiter optimal organisieren können. Am besten erstellen Sie einen solchen Plan vor oder zu Beginn des nächsten Jahres (das Reglement sieht kein konkretes Datum vor). Der Urlaubsplan muss nicht das ganze Jahr umfassen und kann nachträglich angepasst werden.

4 Urlaubstage auf Wunsch nicht in Ihren Urlaubsplan einplanen.

Der Urlaubsplan wird den Arbeitnehmern in der von einem bestimmten Arbeitgeber festgelegten Weise zur Verfügung gestellt (Artikel 163 § 2 des Arbeitsgesetzbuchs).

Gibt es im Betrieb keine betriebliche Gewerkschaftsorganisation oder haben die Gewerkschaften dem zugestimmt, darf der Arbeitgeber keinen Urlaubsplan erstellen.

Urlaubsgeld

2021 wird sich der Urlaubsfaktor ändern. Ab dem 1. Januar 2021 sind es 21. Bei Teilzeitbeschäftigten verringert sich der Koeffizient proportional zur Zahl der Vollzeitbeschäftigten (§ 19 Abs und Zahlung von Urlaubsgeld und Urlaubsgeldäquivalent). Denken Sie daran, bei der Auszahlung Ihres Urlaubsgeldes im Januar den neuen Urlaubsfaktor zu verwenden.

Kinderbetreuungstage

Ein Arbeitnehmer, der mindestens ein Kind unter 14 Jahren erzieht, hat Anspruch auf 2 Tage oder 16 Stunden Kinderbetreuung, für die er Anspruch auf Vergütung behält (Artikel 188 Abs. 1 Arbeitsgesetzbuch). Wichtig ist, dass nur ein Elternteil das Recht auf diese Befreiung ausüben kann (Artikel 1891 des Arbeitsgesetzbuchs). Damit der Arbeitnehmer die Freistellung zur Betreuung des Kindes in Anspruch nehmen kann, muss er beim Arbeitgeber eine Erklärung abgeben, in der er angibt, ob er die Stunden- oder Tagespflege in Anspruch nimmt (Art. 188 § 2 Arbeitsgesetzbuch). Eine solche Erklärung wird in der Regel einmalig bei Aufnahme des Arbeitsverhältnisses abgegeben. Wenn sich etwas geändert hat, z.B. ein Mitarbeiter bevorzugt eine stündliche statt eine tägliche Abrechnung. Wichtig ist, dass die ungenutzten Tage nicht auf das nächste Jahr übergehen, wenn er es nicht schafft, die freien Tage für die Kinderbetreuung zu nutzen. Auch bei Nichtinanspruchnahme des Kinderbetreuungspools zahlt der Arbeitgeber kein Barmittel aus.

Arbeitszeit planen

Am Ende des Jahres sollten Arbeitgeber die Anzahl der Arbeitsstunden für das nächste Jahr festlegen, damit die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeitpläne planen können.

Im Jahr 2021 sind 2016 Arbeitsstunden zu leisten. Es gibt auch zwei Feiertage am Samstag (1. Mai, Tag der Arbeit und 25. Dezember, erster Weihnachtstag). An diesen Tagen müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern einen freien Tag gewähren.

Mitarbeitervergütung

Bei der Arbeitnehmervergütung sollte der Arbeitgeber auf den Mindestlohn und krankgeschriebene Arbeitnehmer achten. Der Arbeitgeber sollte sich auch an die Verpflichtung erinnern, den Arbeitnehmern bis Ende Februar ZUS RMUA auszuhändigen, ein Dokument mit jährlichen Informationen über das Einkommen, das die Grundlage für die Beitragsbemessung und die Höhe der gezahlten Beiträge bildet.

Mindestlohn

Denken Sie daran, Ihren Mitarbeitern einen Mindestlohn zu garantieren. Im Jahr 2021 wird der Mindestlohn 2.800 PLN brutto betragen. Am Ende des Jahres sollte der Arbeitgeber die Gehälter der Arbeitnehmer überprüfen und denjenigen, die zuvor weniger als 2.800 PLN verdient haben, eine Gehaltserhöhung gewähren. Wenn Ihr Vertrag als Lohn einen „Mindestlohn“ vorsieht, brauchen Sie keine Vertragsänderungen vorzunehmen.

Wenn das Unternehmen auch Auftragnehmer beschäftigt, sollte auch deren Vergütung erhöht werden, wenn sie unter dem Mindestlohn liegt (18,30 PLN pro Stunde im Jahr 2021).

Das Mindestentgelt aus dem Arbeitsvertrag im Jahr 2021 beträgt 2.800 PLN brutto. Die Mindestvergütung des Auftragnehmers im Jahr 2021 beträgt 18,30 PLN pro Stunde.

Mit der Änderung des Mindestlohns für Arbeit ändern sich auch andere Indikatoren, beispielsweise das Nachtarbeitsgeld.

Krankenstand zum Jahreswechsel

Ist der Arbeitnehmer zum Jahreswechsel krank, d.h. erstreckt sich der Krankenstand sowohl auf den Dezember als auch auf den Januar des Folgejahres, ist zu prüfen, ob der Arbeitnehmer zum 31. Dezember Anspruch auf Entgelt oder Krankengeld hat. Wenn der Arbeitnehmer am 31. Dezember Krankengeld erhielt, hat er ab dem 1. Januar weiterhin Anspruch auf Krankengeld, da die Grenze von 33 Tagen (bzw. 14 Tagen für Personen über 50) neu gezählt wird. Wenn der Arbeitnehmer am 31. Dezember wiederum Krankengeld erhielt, erhält er für die Fortsetzung des Krankheitsurlaubs im Januar auch Krankengeld.

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Steuerabrechnungen

Im Zusammenhang mit Steuerabrechnungen haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer bestimmte Fristen:

  • vor der ersten Zahlung in einem bestimmten Jahr haben die Arbeitnehmer Zeit, eine PIT-2-Erklärung einzureichen - auf deren Grundlage der Arbeitgeber das Einkommen des Arbeitnehmers für ein bestimmtes Jahr abgerechnet;
  • bis 31. Januar muss der Arbeitgeber dem für den Sitz zuständigen Finanzamt jährliche PIT-4R- oder PIT-8AR-Erklärungen vorlegen (PIT-8AR gilt für die Pauschalbesteuerung);
  • Bis Ende Januar hat der Arbeitgeber Zeit, das Formular beim Finanzamt einzureichen:
    • PIT-11 und IFT-1R sollten die Mitarbeiter diese Erklärungen bis Ende Februar erhalten.

    • PIT-8C - bei Zahlung von Leistungen aus anderen Quellen, aus denen keine Einkommensteuervorauszahlung oder Pauschalsteuer gezahlt wurde.

Da 2021 sowohl der 31. Januar als auch der 28. Februar auf Sonntag fallen, sollte die Übergabe von PIT-11, PIT-4R, Pit-8AR IFT-1R an das Finanzamt spätestens am 1. Februar erfolgen und der Arbeitnehmer sollten am 1. März maximal PIT-11 und IFT-1R erhalten.

Leistungszahler

Wer im Jahr 2021 Leistungszahler ist, der Arbeitgeber oder die Sozialversicherungsanstalt, richtet sich nach der Anzahl der zum 30. November 2020 krankenversicherten oder freiwillig gemeldeten Personen. Ein Arbeitgeber mit mehr als 20 Personen zu diesem Zeitpunkt krankenversichert ist, wird 2021 Leistungszahler sein.

ZFŚS

Bis Ende Dezember müssen die Arbeitgeber die Grundbeiträge zum Sozialfonds unter Berücksichtigung der tatsächlichen Beschäftigung während des Jahres korrigieren. Bei einer Änderung des Beschäftigungsumfangs gegenüber dem geplanten Durchschnitt sollte eine Korrektur der Abschreibung vorbereitet werden und bei einer Senkung der Abschreibung die Differenz auf das Konto des Fonds ausgezahlt werden.

Arbeitgeber, die zum 1. Januar eines Jahres mindestens 50 Vollzeitbeschäftigte beschäftigen, sind verpflichtet, eine ZFŚS zu gründen. Die anderen können, müssen aber nicht den Betrieblichen Sozialhilfefonds gründen, sie können auch Urlaubsgeld zahlen. Im Falle der Entscheidung, keine Sozialkasse zu gründen und kein Urlaubsgeld zu zahlen, sollten die Arbeitnehmer bis Ende Januar darüber informiert werden.

PFRON

Arbeitgeber, die mindestens 25 Arbeitnehmer beschäftigen, sollten bis zum 20. Januar jährliche Informationen im Rahmen des e-PFRON-Systems einreichen:

  • das DEK-R-Dokument wird von Arbeitgebern eingereicht, die nicht die angemessene Beschäftigungsquote von Menschen mit Behinderungen (mindestens 6 %) erreicht haben;
  • INF-1 wird von Arbeitgebern eingereicht, die angemessene Beschäftigungsquoten für Behinderte erreicht haben.

ZUS

Bis zum 31. Januar ist der Arbeitgeber verpflichtet, der Sozialversicherungsanstalt (ZUS IWA) für das Vorjahr Auskunft zu geben. Dieses Dokument enthält Informationen zu Arbeitsunfällen und Personen, die unter gefährlichen Bedingungen beschäftigt sind. Hat der Arbeitgeber für die nächsten 3 Kalenderjahre ZUS IWA eingereicht, so berechnet ZUS auf Grundlage dieses Dokuments die Unfallquote, die vom 1. April 2021 bis 31. März 2022 gilt. Arbeitgeber, die ZUS IWA in eines der Jahre legen sie die Unfallrate selbst, basierend auf der Aktivitätsgruppe, fest.

Nicht jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, ZUS IWA vorzulegen. Dieses Dokument muss von Arbeitgebern vorgelegt werden, die alle der folgenden Bedingungen erfüllen:

  • vom 1. Januar 2020 bis 31. Dezember 2020 und mindestens ein Tag im Januar 2021 als Beitragszahler gemeldet wurden,
  • im Jahr 2020 im Durchschnitt mindestens 10 Personen für die Unfallversicherung gemeldet,
  • Am 31. Dezember 2020 wurden sie in das REGON-Register eingetragen.

GUS

Die nächsten Pflichten des Arbeitgebers zu Jahresbeginn sind GUS-Meldungen, die von zu erfüllenden Arbeitgebern vorzulegen sind:

  • Z-05 (Arbeitsnachfragestudie) für das vierte Quartal 2020 sollte bis 11. Januar 2021 eingereicht werden,
  • Z-06a (Bericht über Mitarbeiter, Vergütung und Arbeitszeit des Unternehmens, das im Jahr 2020 vierteljährlich Z-03 vorzulegen hatte) für 2020 soll bis zum 20. Januar 2021 vorgelegt werden,
  • Z-06b (Bericht über Arbeitnehmer, Löhne und Arbeitszeiten einer zum Unternehmenssektor gehörenden Einheit) für 2020 soll bis zum 03.02.2021 eingereicht werden,
  • Z-10 (Arbeitsbedingungensbericht) für 2020 muss bis 15.02.2021 eingereicht werden.