Bewerberdatenschutz im Bewerbungsprozess

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Es sei daran erinnert, dass am 25. Mai 2018 die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Personenverkehr diese Daten traten in Kraft. Der polnische Gesetzentwurf zum Schutz personenbezogener Daten wurde im Sejm angenommen, und es wird noch an Änderungen und Einführung von Bestimmungen gearbeitet, die der oben genannten Verordnung entsprechen sollen. Wie werden die Daten des Bewerbers bei der Einstellung geschützt? Prüfen!

Personenbezogene Daten, die von einem Bewerber für einen Arbeitnehmer gemäß der Änderung des Arbeitsgesetzbuchs erhalten werden können

Zunächst ist auf die Änderungen bezüglich Art. 221 ff. des Arbeitsgesetzbuchs, das es ermöglichte, von einem am Einstellungsverfahren beteiligten Arbeitnehmer verschiedene Informationen anzufordern. Erwähnenswert ist, dass der Schutz der Bewerberdaten aufgrund geänderter persönlicher Regelungen vorsieht, dass der Arbeitgeber bei der Einstellung von Arbeitnehmern keine Auskunft über die Namen der Eltern oder die Wohnadresse verlangen kann. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber die Person im Gegenzug zur Angabe einer Korrespondenzadresse und einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer verpflichten kann. Es sei jedoch daran erinnert, dass im Falle der Beschäftigung eines Arbeitnehmers die Aufforderung zur Angabe der Wohnadresse gerechtfertigt ist. Es wird darauf hingewiesen, dass die oben genannten Daten nur mit Zustimmung des Mitarbeiters in einer entsprechenden Erklärung verarbeitet werden dürfen. Die verarbeiteten personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers sollen ausschließlich im Zusammenhang mit der Durchführung des Arbeitsverhältnisses stehen. Im Falle der Erhebung anderer Daten, die in der vorstehenden Bestimmung nicht aufgeführt sind, muss der Arbeitgeber die Zustimmung des Arbeitnehmers zur Verarbeitung dieser Daten einholen. Es sollte daran erinnert werden, dass der Schutz der Daten des Bewerbers im Einstellungsverfahren sehr wichtig ist.

Bewerberdatenschutz bei der Rekrutierung

Gemäß Art. 9 der vorstehenden Verordnung ist es verboten, personenbezogene Daten zu verarbeiten, die die Rasse oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit und die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person oder Daten betreffend Gesundheit, Sexualität oder sexuelle Orientierung dieser Person. . Ein wichtiges Thema im Rekrutierungsprozess ist daher die eingeschränkte Möglichkeit, biometrische Daten zu erhalten. Mangels anderer diesbezüglicher Regelungen im polnischen Recht müssen Arbeitgeber eine entsprechende Einwilligung einholen, wenn sie Fotos von Bewerbern für ihren Lebenslauf beschaffen. Es lohnt sich daher zu überlegen, ob die Verpflichtung zur Übersendung eines Lebenslaufs mit Foto in Stellenanzeigen aufgenommen werden soll, da der Arbeitgeber die Bewerber dazu nicht zwingen kann. Das Fehlen eines Fotos sollte die Auswahl eines Kandidaten für die Stelle nicht negativ beeinflussen.

Ergänzend ist anzumerken, dass der Schutz der Bewerberdaten auch in Fragen der Gesundheit (Ausnahme: Arbeitsfähigkeitszeugnis), Sucht oder sexueller Orientierung gilt. Es sei darauf hingewiesen, dass das Sammeln von Informationen über das Vorstrafenregister eines Kandidaten nicht immer angemessen ist. Ausgenommen sind nur Arbeitgeber, die aufgrund besonderer Vorschriften verpflichtet sind, Arbeitnehmer mit einem Führungszeugnis zu beschäftigen.

Einholung von Einwilligungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Einstellungsverfahren

Es ist hervorzuheben, dass die Lebensläufe von Stellenbewerbern eine Klausel über die Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch den zukünftigen potenziellen Arbeitgeber enthalten sollten, um diese Daten für diese spezielle Stelle zu verarbeiten. Wenn der Arbeitgeber andere Stellen in seinem Unternehmen bewirbt, sollte er die Zustimmung der Bewerber zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß den Anforderungen der Einstellung einholen.

Der Schutz der Bewerberdaten erfolgt auch nach Abschluss der Einstellung, dann ist zu beachten, dass der Arbeitgeber die Bewerberdaten nicht speichern darf und daher verpflichtet ist, diese zu löschen. Sofern Sie zum Zwecke der zukünftigen Personalbeschaffung entsprechende Erklärungen von Bewerbern zur Verarbeitung personenbezogener Daten einholen, ist die Speicherung dieser Daten zulässig, jedoch nur für die Zeit, die für die durchgeführten Personalbeschaffungsprozesse erforderlich ist. Einstellungsunterlagen sollten beim Arbeitgeber ordnungsgemäß gesichert, ordnungsgemäß aufbewahrt und für Dritte nur eingeschränkt zugänglich sein. Andererseits sollten die Mitarbeiter des Unternehmens, die am Einstellungsverfahren teilnehmen, über eine entsprechende Berechtigung zur Verarbeitung personenbezogener Daten verfügen.

Gemäß den Leitlinien in der Einführung zur Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Verkehr dieser Daten im Recht eines Mitgliedstaats oder in Tarifverträgen, einschließlich Betriebsvereinbarungen mit Arbeitnehmervertretern, können besondere Bestimmungen über die Verarbeitung personenbezogener Daten von Arbeitnehmern im Zusammenhang mit Beschäftigungsverhältnissen gelten, insbesondere die Bedingungen, unter denen personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Die Beschäftigung kann mit Zustimmung des Arbeitnehmers zum Zwecke des Einstellungsverfahrens, der Erfüllung des Arbeitsvertrags, einschließlich der Erfüllung der in Vorschriften oder Tarifverträgen festgelegten Pflichten, der Führung, Planung und Organisation der Arbeit, der Gleichstellung und Vielfalt am Arbeitsplatz, der Gesundheit, bearbeitet werden und Sicherheit am Arbeitsplatz sowie zum Zwecke der individuellen oder kollektiven Ausübung von Rechten und Leistungen im Zusammenhang mit der Beschäftigung, und zum Zwecke der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Vor diesem Hintergrund können die Mitgliedstaaten der Europäischen Union gesonderte Bestimmungen zur Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern im Einstellungsverfahren einführen. Bei multinationalen Unternehmen, die Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern beschäftigen, können die Bestimmungen zur Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten abweichen.

Einwilligungen in die Verarbeitung personenbezogener Daten können durch Erklärungen in Papierform oder in elektronischer Form erfolgen. Zu beachten ist jedoch, dass die fehlende Einwilligung in die Datenverarbeitung keinen Grund für eine negative Behandlung eines Bewerbers, insbesondere keinen Grund für die Ablehnung einer Beschäftigung darstellen darf.

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Welche Informationen sollten in die Informationsklausel zur Verarbeitung personenbezogener Daten aufgenommen werden?

Arbeitgeber, die Einstellungsverfahren durchführen, müssen den Bewerbern gemäß den Bestimmungen der Verordnung eine Reihe von Informationen zur Verfügung stellen. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber geeignete Einwilligungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten zusammen mit der Rechtsgrundlage, auch in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuchs, erstellen. Bewerber sollten über den Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten, ihre freiwillige Einwilligung, die Unfähigkeit zur Verarbeitung bestimmter sensibler Daten oder biometrischer Daten informiert werden. Gemäß Art. 12 der Verordnung trifft der für die Verarbeitung Verantwortliche geeignete Maßnahmen, um der betroffenen Person alle in Art. 13 und 14 und führen jegliche Kommunikation mit ihr gemäß Art. 15-22 und 34 zur Informationsverarbeitung. Die Auskunft erfolgt schriftlich oder auf andere Weise, gegebenenfalls auch auf elektronischem Wege. Auf Verlangen der betroffenen Person kann die Auskunft auch mündlich erfolgen, sofern die Identität der betroffenen Person auf andere Weise bestätigt wird.

Im Falle einer Inspektion müssen die Arbeitgeber nachweisen, dass der Schutz der Bewerberdaten mit der Informationspflicht gemäß den Bestimmungen der Verordnung und des Arbeitsgesetzbuchs gegenüber Stellenbewerbern erfolgt.

Arbeitgeber, die mit dem Einstellungsverfahren beginnen, sollten sicherstellen, dass die Informationsklausel bezüglich der Erhebung der personenbezogenen Daten des Bewerbers angemessen formuliert ist. Der Schutz der Daten des Kandidaten im Inhalt der obigen Klausel sollte Folgendes angeben:

  • Angaben zum Verantwortlichen, d. h. Vor- und Nachname, Sitz, E-Mail-Adresse und Kontakttelefonnummer;

  • Angaben zum Datenschutzbeauftragten, d.h. Vor- und Nachname, Sitz, E-Mail-Adresse und Kontakttelefonnummer;

  • zu welchem ​​Zweck werden personenbezogene Daten verarbeitet;

  • Rechtsgrundlage, z.B. Art. 221 des Arbeitsgesetzbuches in Verbindung mit Scherz. 6 Sek. 1 lit. c) Verordnung vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG;

  • in welchem ​​Umfang personenbezogene Daten verarbeitet werden;

  • Information über das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird;

  • die Methode zum Widerruf der Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten;

  • Informationen zur freiwilligen Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten;

  • eine Angabe des Zeitraums, für den die Daten verarbeitet werden;

  • Informationen über den Zugriff anderer Personen auf Daten;

  • Informationen über das Recht, vom Administrator Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen, die Möglichkeit der Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie das Widerspruchsrecht und das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Abschließend sei an den Katalog erinnert, der Informationen zum Datenschutz des Bewerbers enthalten sollte, die der Arbeitgeber erhalten kann. Dies sind insbesondere: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Korrespondenzadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ausbildung, Angaben zur früheren Beschäftigung. Was den Arbeitnehmer betrifft, so kann der Arbeitgeber zur Verarbeitung seiner Daten folgende Informationen einholen: Anschrift des Wohnsitzes, PESEL-Nummer oder Art und Nummer des Personalausweises, Daten von Kindern oder anderen Familienangehörigen, wenn dies erforderlich ist, um andere zu erhalten Arbeitnehmerrechte.

Der Schutz der Bewerberdaten verbietet auch die Einholung von Referenzen oder Meinungen über den Arbeitnehmer aufgrund eines Vorstellungsgesprächs mit dem ehemaligen Arbeitgeber ist wegen der unrechtmäßigen Weitergabe solcher Daten nicht hinnehmbar. Darüber hinaus ist es inakzeptabel, Bewerbungsunterlagen zwischen Unternehmen der Kapitalgruppe ohne detaillierte Angaben zur Verarbeitung personenbezogener Daten zu versenden.

Gemäß den Bestimmungen der DSGVO sollten Arbeitgeber, die externe Personalvermittlungsunternehmen oder Webportale nutzen, die die Bewerbung auf Stellen erleichtern, über entsprechende Verträge zur Beauftragung der Verarbeitung personenbezogener Daten verfügen. Die auf diese Weise erhaltenen Daten sollten nach Abschluss des Einstellungsverfahrens gelöscht werden, es sei denn, sie werden an den Arbeitgeber weitergegeben, der sich für die Einstellung neuer Mitarbeiter entscheidet.