PIT-11 des Ehepartners - hat der Arbeitgeber das Recht, solche Informationen zu verlangen?

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Gemäß Art. Gemäß § 94 Nr. 9a Arbeitsgesetzbuch ist der Arbeitgeber verpflichtet, Unterlagen in Angelegenheiten des Arbeitsverhältnisses und Personalakten der Arbeitnehmer aufzubewahren. Andererseits hängt die Gewährung von Leistungen und die Höhe der Zahlungen aus der betrieblichen Sozialkasse von bestimmten Kriterien, z.B. der Lebenssituation, ab. Kann der Arbeitgeber jedoch die PIT-11-Informationen des Ehepartners anfordern?

Welche Informationen kann der Arbeitgeber abrufen?

In Kunst. 22 des Arbeitsgesetzbuches sieht einen Katalog von Informationen vor, die der Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Beschäftigung eines Arbeitnehmers erheben kann. Art. 22 des Arbeitsgesetzbuches
„§ 1. Der Arbeitgeber verlangt vom Bewerber die Bereitstellung personenbezogener Daten, einschließlich:
1) Vorname (Namen) und Nachname;
2) Geburtsdatum;
3) von einer solchen Person angegebene Kontaktdaten;
4) Bildung;
5) berufliche Qualifikationen;
6) der Verlauf der vorherigen Beschäftigung.
§ 2 Der Arbeitgeber fordert die in § 1 Nummern 4-6 genannten personenbezogenen Daten an, wenn dies für die Ausführung von Arbeiten einer bestimmten Art oder auf einer bestimmten Art erforderlich ist
§ 3 Der Arbeitgeber verlangt vom Arbeitnehmer die Angabe zusätzlicher personenbezogener Daten
1) Wohnadresse;
2) PESEL-Nummer und falls diese nicht vorhanden ist - Art und Nummer des Identitätsnachweises;
3) sonstige personenbezogene Daten des Arbeitnehmers sowie personenbezogene Daten der Kinder des Arbeitnehmers und sonstiger naher Familienangehöriger, soweit die Bereitstellung dieser Daten aufgrund der Wahrnehmung arbeitsrechtlicher Sonderrechte durch den Arbeitnehmer erforderlich ist;
4) Ausbildung und bisheriger Beschäftigungsverlauf, wenn der Antrag des Stellenbewerbers nicht begründet wurde;
5) die Nummer des Zahlungskontos, wenn der Arbeitnehmer nicht persönlich einen Antrag auf Zahlung der Vergütung gestellt hat.
§ 4 Der Arbeitgeber verlangt andere als die in § 1 und 3 genannten personenbezogenen Daten, wenn dies zur Ausübung des Rechts oder zur Erfüllung der sich aus dem Gesetz ergebenden Verpflichtung erforderlich ist.
§ 5 Die personenbezogenen Daten werden dem Arbeitgeber in Form der Betroffenenerklärung zur Verfügung gestellt.Der Arbeitgeber kann verlangen, dass die personenbezogenen Daten der in § 1 und 3 genannten Personen dokumentiert werden, soweit dies zu ihrer Bestätigung erforderlich ist“. In oben nicht geregelten Angelegenheiten personenbezogener Daten gelten die Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten.

Wer ist der Administrator der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter?

Die wichtigsten Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind im Gesetz vom 10. Mai 2018 zum Schutz personenbezogener Daten und in der Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 über die Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Gemäß DSGVO ist der Verantwortliche für personenbezogene Daten eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung ohne Rechtspersönlichkeit oder eine andere Stelle, die unabhängig oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Methoden der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. Andererseits erlegt die Begründung eines Arbeitsverhältnisses dem Arbeitgeber eine Reihe von Pflichten im Zusammenhang mit der Dokumentation des Arbeitsfortschritts der Arbeitnehmer auf. Dies macht den Arbeitgeber zum Administrator der personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer. Es ist jedoch zu beachten, dass er oft auch ein gemeinsamer Verantwortlicher und manchmal sogar ein Auftragsverarbeiter ist.

Die Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten führt die Grundregeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten ein:

  • Rechtmäßigkeit (Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz) – bedeutet, dass die Datenverarbeitung rechtmäßig, fair, ehrlich und transparent sein sollte,
  • Zweckmäßigkeit (für einen begrenzten Zweck) - der Arbeitgeber darf Daten nur für einen bestimmten Zweck verarbeiten,
  • Datenminimierung - bedeutet, dass Mitarbeiterdaten nur im erforderlichen Umfang verarbeitet werden,
  • Speicherbeschränkungen - Daten sollten nicht länger als notwendig gespeichert werden,
  • Korrektheit - Die von Arbeitgebern erhobenen Daten müssen echt, wahr, vollständig und aktuell sein,
  • Integrität und Vertraulichkeit - der Arbeitgeber ist verpflichtet, die verarbeiteten Daten vollständig zu sichern,
  • Rechenschaftspflicht – Der Verantwortliche ist für die Einhaltung der Regeln verantwortlich und sollte in der Lage sein, die Einhaltung nachzuweisen.

Der Arbeitgeber muss die oben genannten Regeln bei der Erhebung und Verarbeitung von Daten einhalten.

Wann kann der Arbeitgeber die PIT-11-Informationen des Ehepartners anfordern?

Zunächst ist darauf hinzuweisen, dass der Arbeitgeber, der personenbezogene Daten verarbeitet, diese nicht in einem größeren Umfang erheben darf, als es zur Erreichung des Zwecks der Datenerhebung vorgesehen ist. Daher sollte der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer nur solche Daten erwarten, die zur Erreichung einer bestimmten Annahme verwendet werden und nicht nur für die zukünftige Verwendung erhoben und gesammelt werden. Es sollten jedoch keine detaillierteren Daten erhoben werden, die über die bestehenden Anforderungen des Arbeitsplatzes oder die in spezifischen Vorschriften angegebenen hinausgehen.

Die Anfrage des Arbeitgebers nach den in den PIT-11-Formularen des Ehepartners enthaltenen Daten sollte sich auf die Anforderungen und die Umsetzung der internen Vorschriften beziehen und der Erreichung eines bestimmten Ziels dienen. In den meisten Fällen erwarten sie solche Informationen, um das Einkommen des Arbeitnehmers pro Familienmitglied zu bestätigen, wenn ihm die entsprechende Leistung aus der betrieblichen Sozialkasse gewährt wird. Es sei daran erinnert, dass, wenn der Arbeitgeber sie zur Feststellung des Anspruchs auf Leistungen aus der Betriebssozialkasse benötigt, dies in den Vorschriften der Betriebssozialkasse angemessen geregelt werden sollte. So kann ein Arbeitnehmer, der diese Leistung beantragt, vom Arbeitgeber aufgefordert werden, die Höhe des Einkommens des Ehegatten zu bestätigen. Die bei einem Arbeitgeber geltenden Regelungen der betrieblichen Sozialhilfekasse sind mit der Gewerkschaftsorganisation abzustimmen und enthalten genaue Angaben darüber, welche Unterlagen der Arbeitnehmer vorlegen muss, um die Leistung in Anspruch zu nehmen. Es ist erwähnenswert, dass er die Höhe des Einkommens dokumentieren kann, indem er den Betrag deklariert oder das Formular PIT-11 des Ehepartners zur Einsicht vorlegt. Erst die Erfüllung aller im ZFŚS-Reglement genannten Bedingungen durch den Arbeitnehmer ermöglicht dem Arbeitgeber die Gewährung der Leistung. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber verlangen, dass das Formular PIT-11 des Ehegatten zur Einsichtnahme vorgelegt wird, um das Einkommen ordnungsgemäß zu überprüfen.

Die Position des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten zu den Informationen, die für die Gewährung von Leistungen aus dem Betrieblichen Sozialleistungsfonds erforderlich sind

Die Gewährung von Leistungen und die Höhe der Zuschüsse aus dem Betrieblichen Sozialfonds hängen von bestimmten Kriterien ab, d. h. von der Lebens-, Familien- und materiellen Situation des Anspruchsberechtigten. Das heißt, die Situation des Mitarbeiters erfordert in diesem Fall deren Definition, d.h. die Verarbeitung personenbezogener Daten des Mitarbeiters und seiner Familienangehörigen. Dies darf jedoch nicht zu einer breiteren Datensammlung als notwendig führen. Das Amt für den Schutz personenbezogener Daten weist in seinem Leitfaden darauf hin, dass das Recht des Arbeitgebers, Informationen anzufordern und relevante Dokumente vorzulegen, in den Vorschriften begründet werden sollte. UODO betont jedoch, dass es verboten ist, irrelevante oder detailliertere Daten sowie Daten "für die Zukunft" zu sammeln. Daher ist die Einholung einer Kopie der Steuererklärung (PIT) einer Person, die ein Familienangehöriger des Arbeitnehmers ist, bei der Überprüfung der finanziellen Situation nicht erforderlich. Es kann auf andere Weise erfolgen. Nach Angaben des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten darf das PIT nur zur Einsichtnahme durch den Arbeitgeber vorgelegt werden, um eine solche Überprüfung durchzuführen.

Das Amt empfiehlt auch, in diesem Fall andere Lösungen zu erwägen, zB die Anerkennung von Erklärungen über die Höhe des Einkommens pro Mitglied.

Nach der DSGVO sollten personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang und auf Grundlage der einschlägigen Bestimmungen erhoben werden. Wie aus der Position des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten hervorgeht, kann der Arbeitgeber die PIT-11 des Ehegatten anfordern, jedoch nur zur Einsichtnahme.