Eine Dienstreise eines Vorstandsmitglieds, das nicht Angestellter ist, und die damit verbundenen Auslagen

Dienstleistungssteuer

Die Wahrnehmung der Funktion eines Vorstandsmitglieds in Kapitalgesellschaften ist mit zahlreichen Verpflichtungen verbunden. Aus dem reichhaltigen Katalog können Geschäftsreisen zu Zwecken im Zusammenhang mit der Tätigkeit von Unternehmen unterschieden werden. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie eine Dienstreise eines Vorstandsmitglieds sowohl aus Sicht des Unternehmens als auch des Vorstandsmitglieds selbst zu bilanzieren ist.

Vorstandsmitglied, das kein Arbeitnehmer ist

Eine natürliche Person kann das Amt eines Vorstandsmitglieds auf einer anderen Rechtsgrundlage ausüben. Dies kann ein Arbeitsvertrag, ein zivilrechtlicher Vertrag oder ein Ernennungsschreiben sein. Im letzteren Fall gilt das Vorstandsmitglied nicht als Arbeitnehmer. Trotzdem steht der Anwendung der Arbeitnehmervorschriften auf diese Personen nichts im Wege.

Wie sich aus Art. 775 des Arbeitsgesetzbuches besteht eine Dienstreise darin, dass ein Arbeitnehmer auf Verlangen des Arbeitgebers eine geschäftliche Aufgabe außerhalb des Ortes, an dem der Arbeitgeber ansässig ist, oder außerhalb des ständigen Arbeitsplatzes des Arbeitnehmers wahrnimmt. Im Falle einer Dienstreise ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle Schulden des Arbeitnehmers zu übernehmen. Die Regelungen zur Erstattung sind im Tarifvertrag, in der Entgeltordnung, im Arbeitsvertrag oder in der Verordnung über die Abrechnung von Dienstreisen geregelt. Die beschriebenen Regelungen können auch auf Personen angewendet werden, die nicht an ein Arbeitsverhältnis gebunden sind. In einer solchen Situation sollte die Dienstreise eines Vorstandsmitglieds zu den im Gesellschaftsstatut oder einem entsprechenden Beschluss festgelegten Bedingungen abgewickelt werden.

Dienstreise eines Vorstandsmitglieds - Abrechnungsregeln

Alle Fragen im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Abrechnung der Dienstreise eines Arbeitnehmers sind in der Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik vom 29. Januar 2013 über Forderungen gegenüber Arbeitnehmern geregelt, die in einer staatlichen oder kommunalen Haushaltseinheit für eine Dienstreise beschäftigt sind. Aufgrund dieses Gesetzes können Geschäftsreisende Zulagen erhalten.

Nach den Bestimmungen des PIT-Gesetzes kann der Wert von Zuwendungen, die ein Vorstandsmitglied im Zusammenhang mit einer Dienstreise erhält, von der Steuer befreit werden. Dies ist auf den Inhalt von Art. 21 Sek. 1 Punkt 16 des PIT-Gesetzes. Diese Bestimmung besagt, dass die Einkommensteuer für die Zeit von der Diät und anderen Abgaben befreit ist:

  1. Dienstreise des Mitarbeiters,

  2. Reisen einer Person, die kein Arbeitnehmer ist,

- bis zu dem Betrag, der in gesonderten Gesetzen oder in Verordnungen des für Arbeit zuständigen Ministers über die Höhe und die Bedingungen für die Festsetzung der Beträge festgelegt ist, die einem Arbeitnehmer, der in einer staatlichen oder kommunalen Verwaltungseinheit des Haushaltsbereichs beschäftigt ist, für eine Dienstreise innerhalb von das Territorium des Landes und im Ausland.

Da die vorstehende Regelung auch für Personen gilt, die keine Arbeitnehmer sind, ist eine Diät, die ein Vorstandsmitglied, das seine Funktion ausübt, aufgrund einer Bestellung in Höhe der oben genannten Zulage nicht überschreitet die Verordnung profitiert von der Einkommensteuerbefreiung. Der Überschuss des Freibetrags ist jedoch steuerpflichtig.

Dienstreise eines Vorstandsmitglieds - Spesen in den Kosten des Unternehmens enthalten

Es bleibt zu erläutern, wie die Aufwendungen für die Dienstreise eines Vorstandsmitglieds in den Kosten der Gesellschaft zu berücksichtigen sind. In diesem Zusammenhang sind einige wichtige Bestimmungen zu erwähnen. Zunächst ist auf die allgemeine Definition der Steueraufwendungen von Handelsgesellschaften zu verweisen. Nach Art. 15 Sek. 1 KStG sind unter den steuerlich abzugsfähigen Kosten solche Aufwendungen zu verstehen, die zur Erzielung von Einkünften oder zur Aufrechterhaltung oder Sicherung einer Einkommensquelle angefallen sind, die im Übrigen nicht von den steuerlich abzugsfähigen Kosten nach dem Katalog des Art. 16 des Gesetzes.

Vor dem Hintergrund der vorstehenden Definition ist festzuhalten, dass die den Vorstandsmitgliedern gezahlten Vergütungen für Dienstreisen im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft auch dann steuerlich absetzbar sind, wenn die Vorstandsmitglieder Funktionen auf Grundlage der Ernennungsurkunde.

Im Zusammenhang mit steuerlich absetzbaren Kosten ist es sehr wichtig, die Regeln für die Zahlung von Dienstreisekostenzuschüssen richtig festzulegen. Die Steuerverwaltung ist der Auffassung, dass ein Anspruch auf Anrechnung solcher Aufwendungen in die Steueraufwendungen möglich ist, sofern eine angemessene Grundlage für die Zahlung von Tagegeldern besteht. Wie der Direktor der Steuerkammer in Danzig in einem Schreiben vom 26. Oktober 2005, Nr. BI / 4218-0020 / 05, feststellte:Die Fragen eines möglichen Anspruchs auf Tagegeld sowie auf Erstattung von z. B. Reise- oder Übernachtungskosten von Organmitgliedern einer juristischen Person, die nicht deren Arbeitnehmer sind, sind vor dem Hintergrund der Vorschriften bzw. Bestimmungen von Verordnungen und Gesetzen zu prüfen ihre Rechte und Pflichten zu definieren.

Der dargestellte Sachverhalt zeigt, dass der Vorstandsvorsitzende kein Anstellungsverhältnis mit der Gesellschaft, sondern nur das sogenannte Organisationsverhältnis aus der Bestellung durch Hauptversammlungsbeschluss und den Anspruch auf Erstattung von Zulagen und sonstigen Reisekosten ergeben sich nicht aus den Bestimmungen der Satzung. Da kein gesetzlicher Grund besteht, dem Vorstandsvorsitzenden Aufwandsentschädigungen und Reisekostenerstattungen zu zahlen, besteht kein Anlass, die der Gesellschaft insoweit entstehenden Aufwendungen als steuerlich abzugsfähige Kosten zu berücksichtigen.

Im Zusammenhang mit den Vorwürfen der Gesellschaft ist daher festzuhalten, dass die Anerkennung von Auslagen im Zusammenhang mit der Zahlung von Taggeldern und der Erstattung von Reisekosten an den Vorstandsvorsitzenden der Gesellschaft als steuerlich abzugsfähige Kosten durch die Prämissen eines objektiv vorhandener Kausalzusammenhang, der sich aus der Auslegung von Art. 15 Sek. 1 des Gesetzes nur dann, wenn der Präsident des Vorstands aufgrund gesonderter Bestimmungen (Satzung, Satzung, Satzung) zu deren Entgegennahme berechtigt wäre.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es zur korrekten Abrechnung der Spesen für eine Dienstreise eines Vorstandsmitglieds, das nicht Arbeitnehmer ist, sinnvoll ist, die Vergütungsregelungen in der unternehmensinternen Urkunde festzulegen. Der Auslagenersatz bis zur Höhe des in der Verordnung bestimmten Wertes ist seitens des Vorstandsmitglieds steuerfrei. Darüber hinaus ermöglicht ein korrekt nachgewiesener Ursache-Wirkungs-Zusammenhang zwischen der Reise und dem Betrieb des Unternehmens die Erfassung eines solchen Aufwands im Steueraufwand.