Dienstreise - Abrechnung in den Firmenkosten

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Eine Geschäftsreise ist eine gängige Praxis in der Geschäftswelt. Kein Wunder – im Grunde unterhält jeder Unternehmer Beziehungen zu in- oder ausländischen Auftragnehmern. Der Artikel widmet sich der Abrechnung von Spesen im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise. Es stellt sich heraus, dass sie als Steueraufwand einzustufen sind und somit die Haftung gegenüber dem Finanzamt mindern. Wir laden Sie zum Lesen ein.

Geschäftsreise und Geschäftstätigkeit

Das Einkommensteuergesetz in Art. 22 Sek. 1 legt fest, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um einen bestimmten Aufwand als Betriebskosten zu berücksichtigen. Sie müssen anfallen, um Einnahmen zu erzielen, aufrechtzuerhalten oder deren Herkunft zu sichern. Darüber hinaus kann ein solcher Aufwand nicht in die Liste der Kosten aufgenommen werden, die in der Regel keine steuerlich abzugsfähigen Kosten darstellen – diesen Katalog finden Sie in Art. 23 des genannten Gesetzes.

Beachtung!

Der Unternehmer sollte über Unterlagen verfügen, die belegen, dass die Reise geschäftlicher Natur war. In diesem Fall können abgeschlossene Verträge, Schulungsunterlagen, Korrespondenz etc. sinnvoll sein.

Ausgaben während einer Geschäftsreise dokumentieren

Jeder kennt die Notwendigkeit, eine Geschäftsreise zu dokumentieren, aber nicht jedem ist bewusst, welche Buchhaltungsunterlagen hier am besten geeignet sind.

Autobahngebühren und Tickets

Die Verordnung des Finanzministers vom 3. Dezember 2013 über die Ausstellung von Rechnungen sieht vor, dass eine Rechnung eine einmalige Fahrkarte sein kann, die eine mautpflichtige Autobahnfahrt oder eine Strecke von mindestens 50 Kilometern dokumentiert. Eine solche Fahrkarte ist laut Verordnung von Steuerpflichtigen auszustellen, die zur Erbringung von Beförderungsleistungen berechtigt sind:

  • normalspurige Eisenbahnen,
  • Fuhrparkbestand,
  • Seeschiffe,
  • Transportmittel der Binnen- und Küstenschifffahrt,
  • mit Fähren,
  • durch Flugzeuge,
  • Hubschrauber.

Die oben genannten Tickets sollten enthalten:

  • Nummer und Ausstellungsdatum,
  • Vor- und Nachname oder Name des Steuerpflichtigen,
  • die Nummer, mit der der Steuerpflichtige für steuerliche Zwecke identifiziert wird,
  • Informationen, die die Identifizierung der Art des Dienstes ermöglichen,
  • Steuerbetrag,
  • der fällige Gesamtbetrag.

Kraftstoff

Eine Rechnung ist erforderlich, wenn Ihre Geschäftsreise mit dem Auto erfolgt und Sie die Treibstoffkosten als Kosten absetzen müssen. Wichtig ist, dass eine solche Anforderung nur für Einkäufe in Polen gilt - im Ausland wird eine solche Rolle durch eine Quittung oder ein Bargelddokument erfüllt, das sich aus Abs. 14 Punkte Vorschriften über die Führung eines Steuerbuches über Einnahmen und Ausgaben. Denken Sie daran, solche Dokumente richtig zu beschreiben - andernfalls stellen sie kein Buchhaltungsdokument dar.

Welche Informationen sollten zusätzlich auf der Quittung enthalten sein?

  • Ihr Nachname (oder Firmenname),
  • die Anschrift,
  • Art (Name) der gekauften Ware.

Wird die Dienstreise mit Hilfe eines Firmenwagens durchgeführt, werden diese Aufwendungen direkt mit den Kosten verrechnet. Bei einem Privatfahrzeug eines Unternehmers hingegen sind die Betriebsausgaben nach dem sog Kilometerstandsnachweise, d. h. Fahrzeugkilometerstandsnachweise.

Unterkunft und andere Ausgaben

Auch Beherbergungsleistungen – im In- und Ausland – müssen mit der Rechnung belegt werden. Ähnliches gilt für sonstige Aufwendungen, wie Messebeteiligungsgebühren oder Schulungsgebühren. Es sei daran erinnert, dass nur Arbeitnehmer von dem Recht Gebrauch machen können, eine Unterkunftspauschale zu berechnen - Unternehmer unterliegen diesem Recht nicht.

Wichtig!

Für Beherbergungsleistungen - gemäß Art. 88 Sek. 1 Punkt 4 - Der Steuerpflichtige kann die Mehrwertsteuer nicht abziehen, daher sind die Kosten der in der Rechnung ausgewiesene Bruttobetrag.

Einsteigen

Lebensmittelausgaben - auch wenn sie mit einer Rechnung belegt werden - können nicht als steuerlich abzugsfähige Kosten eingestuft werden, da sie den Charakter einer privaten Ausgabe aufweisen. Ein gewisser Ausgleich besteht hier darin, dass der Unternehmer Diäten selbst in Rechnung stellen und in die Kosten einbeziehen kann, wie in Art. 23 Sek. 1 Punkt 52 des PIT-Gesetzes:

Art. 23 Sek. 1 Punkt 52.

"Der Wert der Verpflegungspauschale für Geschäftsreisen von Geschäftsleuten und mit ihnen zusammenarbeitenden Personen - in dem Teil, der den Betrag der den Arbeitnehmern zustehenden Entschädigungen übersteigt, wird in gesonderten vom zuständigen Minister erlassenen Verordnungen festgelegt, gilt nicht als steuerlich abzugsfähige Kosten."

Wichtig ist, dass auch die Steuerbehörden diese Position teilen. Hier ist die Steuerauslegung (Aktenzeichen ITPB1 / 415-1142 / 12 / IG) vom 10. Januar 2013, herausgegeben vom Direktor der Steuerkammer in Bydgoszcz:

„Aufwendungen für Beherbergungsleistungen im Zusammenhang mit der Führung eines Unternehmens können steuerlich abgesetzt werden. Andererseits sind die tatsächlich angefallenen Ausgaben für die Verpflegung des Unternehmers keine steuerlich abzugsfähigen Kosten. Vom Wert, der sich aus Rechnungen für Hotelleistungen ergibt, sind die Übernachtungskosten, die als steuerlich abzugsfähige Kosten einzustufen sind, und die Verpflegungskosten, die nicht diese Kosten darstellen, zu unterscheiden. Der Antragsteller kann den Wert der Tagegelder für die Dauer von Inlandsreisen angeben - wie in den oben genannten angegeben Verordnung über den Betrag und die Bedingungen für die Festsetzung der Beträge, die einem in einer staatlichen oder kommunalen Haushaltseinheit beschäftigten Arbeitnehmer für eine Dienstreise innerhalb des Landes geschuldet werden - sofern diese Reisen tatsächlich im Zusammenhang mit Dienstleistungen stehen, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit erbracht werden. "

Grundsätze der Vergütungsberechnung während einer Dienstreise

Nationale Diäten

Die vollständige nationale Diät kostet 30 PLN. Die Regelungen zur Berechnung von Diäten bleiben unverändert:

  • wenn die Reise nicht länger als einen Tag dauert und beträgt:

    • von 8 bis 12 Stunden - die Hälfte der Zulage wird gezahlt,

    • mehr als 12 Stunden - volle Zulage;

  • dauert die Reise länger als 24 Stunden, wird das volle Taggeld für jeden Tag und für den unvollständigen, aber angebrochenen Tag gezahlt:

    • bis zu 8 Stunden - die Hälfte der Zulage wird gezahlt,

    • mehr als 8 Stunden - volle Zulage

Ausländische Diäten

Die Höhe des vollen Freibetrags für eine Auslandsdienstreise richtet sich nach dem Land, in das die Reise stattfindet. Hervorzuheben ist, dass die Berechnungsgrundlagen für die Diäten hier etwas anders sind als bei den nationalen Diäten:

  • das volle Taschengeld für jeden Reisetag

  • für einen unvollständigen Reisetag:

    • bis 8 Stunden - 1/3 des Zuschusses wird ausgezahlt

    • über 8 bis 12 Stunden - 1/2 des Zuschusses wird gewährt

    • mehr als 12 Stunden - volle Zulage.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Ernährungsraten in bestimmten Ländern:

Land

Die Menge der Diät

Deutschland

49 EUR

Russland

48 EUR

Tschechien

41 EUR

Großbritannien

£ 35

Italien

48 EUR

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Reiseaufzeichnungen

Um Spesen für eine Dienstreise erfassen zu können, benötigen Sie einen internen Nachweis, also die Abrechnung einer Dienstreise – insbesondere in Bezug auf die Zulagen. Wie sie zu dokumentieren sind, richtet sich nach Abs. 14 Sek. 2 Punkt 5 und Sek. 3 der Verordnung über die KPiR.

Interne Nachweise zur Abrechnung der Dienstreise müssen enthalten:

  • Vorname und Nachname,
  • Ziel,
  • Name des Zielortes,
  • die Anzahl der Stunden und Tage einer Dienstreise (Datum und Uhrzeit der Abreise und Rückkehr),
  • der Satz und der Wert der Zulagen.

Die für die Erfassung solcher Aufwendungen relevante Spalte in der KPiR ist die Spalte 13 – „sonstige Aufwendungen“.

Die Praxis hat gezeigt, dass es auch beliebt ist, solche Aufwendungen anhand von Kaufbelegen direkt in die Kosten einzubeziehen. In einer solchen Situation werden die internen Nachweise nur verwendet, um Freibeträge zu berechnen und im Einnahmen- und Ausgabenbuch zu erfassen.

Wichtig!

Ausländische Ausgaben sollten zum durchschnittlichen NBP-Wechselkurs umgerechnet werden, der am letzten Geschäftstag vor dem Tag, an dem die Kosten entstanden sind, bekannt gegeben wurde. Das Datum, an dem die Kosten angefallen sind, ist das Datum auf dem Beleg, der die Kosten bestätigt.

 

Wichtig!

Diäten sollten auch zum durchschnittlichen NBP-Wechselkurs umgerechnet werden, der am letzten Geschäftstag vor dem Tag, an dem die Kosten entstanden sind, bekannt gegeben wurde. Als Tag des Kostenanfalls gilt der Tag, an dem die Auslandsdienstreise abgerechnet wird.