Ablage von Dokumenten in der Personalakte des Mitarbeiters

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Viele Personen, die sich mit Personalangelegenheiten befassen, stehen vor dem Dilemma, wie die Ablage von Dokumenten in Personalakten aussehen soll. Welche Dokumente sollten archiviert werden und welche nicht. Die Antwort auf diese Frage finden Sie in diesem Artikel.

Aufbewahrung von Dokumenten in Personalakten - Rechtsgrundlage

Scherz. Aus 94 Nummer 9a des Arbeitsgesetzbuches geht hervor, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, in Angelegenheiten des Arbeitsverhältnisses Unterlagen aufzubewahren und Personalakten der Arbeitnehmer zu führen. Was in die Personalakten aufzunehmen ist, wird durch die Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik vom 28. Mai 1996 über den Umfang der Dokumentation durch den Arbeitgeber in Angelegenheiten des Arbeitsverhältnisses und die Art und Weise der Führung der Personalakten der Arbeitnehmer bestimmt. Die Verordnung unterscheidet drei Teile, die aus Dateien bestehen sollen: Teile A, B und C.

Teil A enthält Dokumente, die während der Bewerbung um eine Beschäftigung gesammelt wurden, Teil B - Dokumente, die während der Beschäftigungszeit gesammelt wurden, und Teil C - Dokumente im Zusammenhang mit der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Hervorzuheben ist hier, dass der Gesetzgeber in den letzten beiden Fällen den Begriff „in“ verwendet hat, was bedeutet, dass der Arbeitgeber andere als die im Gesetz vorgesehenen Dokumente beilegen kann.

Wo sollen in diesem Fall Dokumente aufbewahrt werden, die im Gesetz nicht vorgesehen sind, aber im Personalkreislauf häufig verwendet werden? Das beinhaltet:

Anfragen hinterlassen

Der Gesetzgeber hat die Aufbewahrung der in der Frage genannten Dokumente im diskutierten Set nicht verboten, die Regelungen der Verordnung sprechen jedoch dafür, sie von der Dokumentation der Personalakten auszuschließen. Der Antrag auf Jahresurlaub in Papierform oder in elektronischer Form ist ein Dokument im Bereich Arbeitszeit, das aufgrund einer internen Regelung oder Weisung verwendet wird. Arbeitszeitnachweise, die auch den Jahresurlaub beinhalten, sind ein zwingend erforderliches Dokument, jedoch nicht als verpflichtend in Teil B der Personalakte ausgewiesen - daher ist es noch schwieriger zu erkennen, dass Anträge auf Jahresurlaub aufzubewahren sind drin. Eine weitere Bestätigung dafür, die Anträge auf Jahresurlaub nicht in den Akten zu halten, ist ihre relativ große Zahl. Die Aufbewahrung von Dokumenten in der Personalakte auf Blättern würde deren Verwendung erschweren. Es ist üblich, Urlaubsanträge für Arbeitszeitnachweise aufzubewahren, was vernünftig und praktisch erscheint.

Ärztliche Atteste

Beim ZUS ZLA-Dokument, also bei einem ärztlichen Attest, ergibt sich eine ähnliche Situation wie bei Urlaubsanträgen – mit dem Unterschied, dass dieses Dokument, solange es noch in Papierform vorliegt, nach der Erfassung in der Arbeitszeiterfassung bei Lohndokumentation.

PIT-2

Dieses Dokument wurde in der fraglichen Verordnung nicht als in den Personalakten aufzubewahrendes Dokument genannt. Sie ist jedoch während der Beschäftigungszeit (nach Vertragsabschluss) unabdingbar und zwingend vorzulegen. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, ein solches Dokument vorzulegen, das sich aus Art. 32 Sek. 3 des Gesetzes über Pdof. Der Arbeitgeber kann eine solche Erklärung außerhalb der Personalakte aufbewahren, aus praktischen Gründen ist es jedoch zweckmäßig, das Dokument in die Personalakte aufzunehmen.

Anwendung erhöhter steuerlich abzugsfähiger Kosten

Bei der Berechnung des pfof-Vorschusses wendet die Arbeitsstätte erhöhte steuerlich abzugsfähige Kosten an, wenn der Arbeitnehmer eine Erklärung abgibt, dass sich sein ständiger oder vorübergehender Wohnsitz außerhalb des Ortes befindet, in dem sich die Arbeitsstätte befindet. Dies liegt an Art. 32 Sek. 5 iVm Art. 5 Abs. 1 lit. 22 Sek. 2 Punkt 3 des Gesetzes über Pdof. In diesem Fall kann dieses Dokument in Teil B der Personalakte aufgenommen werden. Die Verordnung über die Führung von Personalakten erwähnt diese Aussage nicht, aber die Doktrin des diskutierten Themas wird von der Ansicht dominiert, dass Erklärungen der sog Steuer (PIT-2 und bei Anwendung erhöhter Kosten) können zu diesem Zweck auch in einem separaten Dokumentensatz gespeichert werden.