Angefallene Kosten neu in Rechnung stellen – wann ist das möglich?

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Ein häufiger Fall bei der Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmern ist die Verpflichtung des Auftraggebers, nicht nur den Hauptteil der Vergütung des Auftragnehmers zu zahlen, sondern auch Kosten im Zusammenhang mit der erbrachten Leistung zu erstatten. Beispiele für solche zusätzlichen Kosten sind Reise-, Unterbringungs- und sonstige Kosten, deren Art je nach Art des Geschäfts variiert. Bei der Abrechnung können Zweifel aufkommen, denn wir haben die Wahl, Kosten auf den Preis der Hauptleistung aufzuschlagen oder neu abzurechnen und manchmal sogar eine Belastungsanzeige auszustellen. Die allgemeine Regel, die wir befolgen sollten, lautet: Die Steuerbemessungsgrundlage ist alles, was eine Zahlung ausmacht - aber schauen wir uns an, wie es in der Praxis funktioniert.

Was bedeutet Neuabrechnung und wann kann sie verwendet werden?

Die Neufakturierung ist in den polnischen Vorschriften nicht direkt angegeben, aber es handelt sich um eine Aktivität, die bei wirtschaftlichen Transaktionen äußerst häufig verwendet wird. Ein Unternehmer, der eine bestimmte Dienstleistung kauft, die er später ohne Aufschlag an seinen Kunden weiterverkauft, stellt dem Endabnehmer den Preis dieser Dienstleistung in Rechnung. Kosten können nur dann an den Endempfänger der Leistung weitergegeben werden, wenn die Leistung in gleicher Form zum Weiterverkauf erworben wird.

Basierend auf Artikel. 28 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates vom 28. November 2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem und Art. 8 Sek. 2a UStG können wir sagen, dass die Weiterfakturierung als Erbringung einer Dienstleistung behandelt wird, obwohl wir sie nicht tatsächlich ausführen, also eine nach allgemeinen Grundsätzen steuerpflichtige Tätigkeit auf Waren und Dienstleistungen ist. Eine Person, die eine bestimmte Leistung neu in Rechnung stellt, kann normalerweise den Mehrwertsteuersatz der Originalrechnung verwenden, aber wir haben eine Reihe von Ausnahmen, die in dem Artikel behandelt werden: Die Neufakturierung in der Praxis - das sollten Sie wissen.

Wie bereits erwähnt, beziehen sich die polnischen Vorschriften nicht direkt auf die Neufakturierung, legen also auch keine spezifischen Regeln für die Ausstellung von Dokumenten fest, und daher sollte der Unternehmer in diesem Bereich allgemeine Bestimmungen anwenden. Daher sollte die erneute Rechnungsstellung spätestens am 15. Tag des Monats erfolgen, der auf den Monat folgt, in dem die erneut in Rechnung gestellte Leistung erbracht wurde. Es bestehen auch keine Kontraindikationen für eine erneute Rechnungsstellung vor Leistungserbringung, frühestens jedoch 30 Tage vor Leistungserbringung.

Eine erneute Rechnungsstellung ist jedoch nicht immer möglich, und zwar aufgrund der in den Verordnungen definierten Steuerbemessungsgrundlage und der zahlreichen diesbezüglichen Steuerauslegungen.

Was ist in der Bemessungsgrundlage enthalten?

Gemäß Art. 29a Absatz. 1 des Umsatzsteuergesetzes ist die Steuerbemessungsgrundlage alles, was der Lieferer oder der Leistungserbringer vom Käufer, Empfänger oder einem Dritten erhalten hat oder erhalten soll.

In der Regel sind daher etwaige Mehrkosten im Zusammenhang mit der Hauptleistung, die dem Käufer in Rechnung gestellt wird, in die Besteuerungsgrundlage der erbrachten Leistung einzubeziehen. Handelt es sich um eine umfassende Dienstleistung, die wir nicht in einzelne Bestandteile zerlegen können und diese dann einzeln verkaufen (sie verlieren ihre getrennte Existenzberechtigung), dann sind alle Mehrkosten im Sinne des Umsatzsteuergesetzes Bestandteil der Steuerbemessungsgrundlage der Dienstleistung, auf die sie sich beziehen. Aufgrund des umfassenden Charakters der Leistung unterliegen alle Elemente der Besteuerung mit dem für die Hauptleistung geltenden Satz, unabhängig davon, ob es sich um den Umsatzsteuer-Grundsatz oder einen der ermäßigten Sätze handelt.

In welchen Situationen ist eine erneute Rechnungsstellung nicht akzeptabel?

Die Neuabrechnung von Diensten kann nicht zusätzlich zum Basisdienst erfolgen. Dies bedeutet, dass die mit der Ausübung der Haupttätigkeit einhergehenden Ausgaben nicht neu in Rechnung gestellt werden sollten, da sie integraler Bestandteil dieser Leistung sind, eng damit verbunden sind und daher in die Steuerbemessungsgrundlage einbezogen werden müssen. Eine solche Position wurde in der Auslegung der Steuerkammer in Poznań vom 13. Juli 2010 (ILPP2 / 443-588 / 10-2 / MN) vertreten, deren Gegenstand eine anwaltliche Anfrage über die Möglichkeit der Reisekostenerstattung war , Übernachtungs- und Verpflegungskosten aufgrund einer Belastungsanzeige. Laut Finanzamt:

(...) Unter Berücksichtigung des Vorstehenden sind die Reise-, Unterbringungs- und Tagegelder des Interessenten in die Steuerbemessungsgrundlage für die erbrachte Leistung einzubeziehen und die gesamte vom Antragsteller geschuldete Leistung durch Ausstellung zu belegen eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer unter Verwendung des Steuersatzes, der der erbrachten Leistung entspricht”.

Was soll man wählen - neu in Rechnung stellen oder Kosten zur Hauptleistung hinzufügen?

Zusammenfassend können wir sagen, dass die Entscheidung, die vom Bestellservice erstatteten Kosten in die Hauptleistung umzurechnen oder einzubeziehen, nicht immer offensichtlich ist. Im Zweifelsfall ist die sicherere Variante die zweite Variante, d.h. alle angefallenen Aufwendungen und das Grundgehalt zu addieren und damit die Bemessungsgrundlage zu ermitteln.

Wenn wir jedoch die Neuabrechnung nutzen wollen, müssen wir zunächst feststellen, ob die einzelnen Kosten nicht in engem Zusammenhang mit der von uns erbrachten Hauptleistung stehen, sie nicht eine unteilbare wirtschaftliche Leistung (Gesamtleistung) bilden, deren mögliche Trennung wäre unnatürlich. Nur wenn klar ausgewiesen ist, dass es sich bei den verkauften Dienstleistungen um einen gesonderten Charakter handelt, können wir einzelne Kosten neu in Rechnung stellen. Andernfalls sind alle die Hauptleistung begleitenden Tätigkeiten zum Steuerbetrag der erbrachten Leistung hinzuzurechnen.

Welche Ausgaben sind in der Steuerbemessungsgrundlage nicht enthalten?

Gemäß Art. 29a Absatz. 7 Absatz 3 UStG wissen wir, dass die Steuerbemessungsgrundlage nicht die vom Käufer oder Kunden erhaltenen Beträge als Ersatz für nachgewiesene Aufwendungen, die im Namen und zugunsten des Käufers oder Kunden entstanden und vom Steuerpflichtigen vorübergehend anerkannt wurden, umfasst die von ihm geführten Steuerunterlagen.

Der Unternehmer ist in einer solchen Situation nicht Partei der Transaktion, sondern zahlt nur die Aufwendungen im Namen und zu Gunsten seines Mandanten als Rechtsanwalt oder Vermittler und verlangt dann von ihm Erstattung. Ein Beispiel für diese Art von Ausgaben sind Stempelsteuern, Gerichtsgebühren usw., die bei Bevollmächtigten anfallen. Ihre Erstattung ist daher von der Besteuerung mit Umsatzsteuer ausgenommen, da wir es nicht mit der Erbringung der Leistung, sondern nur mit deren vorübergehender Zahlung im Auftrag des Auftraggebers zu tun haben. Die Tätigkeit außerhalb des Umsatzsteuerbereichs wird mit einer Belastungsanzeige dokumentiert und sollte dem tatsächlichen Käufer ausgestellt werden.

Wir wenden diese Bestimmung nicht auf die erneute Rechnungsstellung an, da diese in unserem eigenen Namen und im Namen anderer Personen erfolgt. Die Beilegung des Streits zwischen der Ausstellung der Re-Rechnung und der Belastungsanzeige kommt daher auf die Beantwortung der Frage an, für wen die Kosten anfallen.

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Was ist bei der Weiterleitung der Kosten an den Endkäufer zu beachten?

Es ist auch zu beachten, dass ein etwaiger Aufwendungsersatz des Bestellers, der im Rahmen dieser Leistung des Auftragnehmers entsteht, immer Gegenstand von Vereinbarungen zwischen den Auftragnehmern sein muss, d.h. im Vertrag eindeutig zu regeln ist. Die erneute Rechnungsstellung wird als Erbringung von Dienstleistungen behandelt, die nur im gegenseitigen Einvernehmen der Auftragnehmer erbracht werden können.

Wenn Sie eine Zusammenarbeit mit einem anderen Unternehmer beginnen, lohnt es sich zunächst, sich um einen gut vorbereiteten Vertrag zu kümmern. Eine Kooperationsvereinbarung mit den festgelegten Rechten und Pflichten beider Transaktionsparteien im Falle von Streitigkeiten hilft uns, diese schnell und konfliktfrei zu lösen. Der entsprechende Vertrag garantiert uns Stabilität im Verhältnis zum Auftragnehmer.