Pauschale für die Nutzung von Dienstwagen und Pflichten des Arbeitgebers

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Ein von einem Mitarbeiter erhaltener Firmenwagen wird auf zwei Arten behandelt. Einerseits kann es eine Form der Belohnung für seine Arbeit sein, andererseits ein Arbeitsinstrument, das eng mit der Position und den ausgeübten Aufgaben verbunden ist. Häufig durchdringen sich beide oben genannten Aspekte. Häufig erlaubt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer, den Firmenwagen auch „nach Dienstschluss“ für private Zwecke zu nutzen. Wie soll der Arbeitgeber die Firmenwagenpauschale abrechnen? Wir antworten im Artikel!

Pauschale für die Nutzung von Dienstwagen und Einkünfte des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsverhältnis

Gemäß Art. 12 Sek. 1 PIT-Gesetz, alle Arten von Barzahlungen und den Geldwert von Sachbezügen oder gleichwertigen Leistungen, unabhängig von der Quelle der Finanzierung dieser Zahlungen und Leistungen, insbesondere: Grundvergütung, Überstundenvergütung, verschiedene Arten von Zulagen, Prämien, Äquivalente für nicht in Anspruch genommenen Urlaub und alle anderen Beträge, unabhängig davon, ob deren Höhe im Voraus festgelegt wurde, sowie für den Arbeitnehmer angefallene Geldleistungen sowie der Wert anderer unbezahlter oder anteilig gezahlter Leistungen .

Die Nutzung eines Dienstwagens durch einen Arbeitnehmer zu privaten Zwecken hat der Gesetzgeber in die Kategorie der unentgeltlichen Leistungen aufgenommen. Wie berechnet man also den Wert dieser Leistung, die als Einkünfte aus dem Arbeitsverhältnis behandelt wird?

Nun, nach Art. 12 Sek. 2a PIT-Gesetz bestimmt sich der Geldwert der unentgeltlichen Leistung, die einem Arbeitnehmer für die Nutzung eines Dienstwagens zu privaten Zwecken zusteht, wie folgt:

  1. 250 PLN pro Monat - für Autos mit einem Hubraum von bis zu 1600 cm3;
  2. 400 PLN pro Monat - für Autos mit einem Hubraum von mehr als 1600 cm3.

Dabei hat der Gesetzgeber die Höhe des monatlichen Einkommens vom Hubraum des vom Arbeitnehmer privat genutzten Dienstwagens abgegrenzt. Nutzt er einen Firmenwagen zu privaten Zwecken, so wird selbstverständlich der Wert der Leistung für jeden Tag der Nutzung des Autos in Höhe von 1/30 der oben genannten Beträge ermittelt.

Die oben genannten Beträge, die den Wert der kostenlosen Leistung bestimmen, werden angewendet, wenn der Arbeitgeber (Zahler) dem Arbeitnehmer keinen Gegenwert (Gebühren für die Nutzung eines Dienstwagens für private Zwecke) in Rechnung stellt. Überlässt er einem Arbeitnehmer gegen Entgelt einen Firmenwagen, so wird der Betrag von 250 PLN bzw. 400 PLN um die vom Arbeitgeber (Zahler) erhobene Gebühr gekürzt.

Beispiel 1.

Der Arbeitgeber berechnet dem Arbeitnehmer 100 PLN pro Monat für die private Nutzung des Firmenwagens. Der Arbeiter benutzt ein Auto mit einer Kapazität von 2000 cm3.

Das Einkommen des Arbeitnehmers aus der kostenlosen Leistung beträgt: 400 PLN - 100 PLN = 300 PLN.

Wie vom Direktor der Nationalen Steuerinformation in der Einzelverfügung vom 30. Mai 2018, 0112-KDIL3-1.4011.224.2018.1.KS angegeben:

"(...) ergibt sich aus den vorstehenden Bestimmungen, dass bei Arbeitnehmern, die einen Dienstwagen nutzen, der Arbeitnehmer, der den Dienstwagen zu privaten Zwecken nutzt, mit der Einkommensteuer in der auf der Grundlage des Vorstehenden ermittelten Höhe anzurechnen ist -erwähnten Rechtsnormen."

Welche Kosten sind in der Pauschale für die Nutzung von Firmenwagen (250 PLN oder 400 PLN) enthalten?

Beispiel 2.

XYZ-Sp. z o.o. beabsichtigt, den Mitarbeitern Dienstwagen zur Verfügung zu stellen, damit diese ihre dienstlichen Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen können. Die Regeln für die Überlassung von Dienstwagen an Mitarbeiter richten sich nach den geltenden Vorschriften über die Nutzungsbedingungen von Dienstwagen, einschließlich des Verantwortungsbereichs und der Sorgfalt des Mitarbeiters im Zusammenhang mit der Anvertrauen des Dienstwagens, der Regeln für dessen Betrieb und die Buchhaltung für die Betriebs- und Unterhaltskosten.

Gemäß den Bestimmungen des Reglements dürfen Dienstwagen von berechtigten Mitarbeitern des Unternehmens während der Arbeitszeit zu geschäftlichen Zwecken und im Interesse und auf Wunsch des Bewerbers genutzt werden. Diese Regelungen sehen auch vor, dass ein Mitarbeiter einen Firmenwagen für private Zwecke nutzen darf. Der Antragsteller beabsichtigt, alle notwendigen Aufwendungen, die die Nutzung von Dienstwagen durch die Mitarbeiter des Unternehmens ermöglichen, einschließlich der Kraftstoffkosten, zu übernehmen. Sie beabsichtigt, den Wert der unentgeltlichen Leistungen für Arbeitnehmer nach den Grundsätzen von Art. 12 Sek. 2a des PIT-Gesetzes.

Welche Spesen und Gebühren sind in der Pauschale für die Nutzung von Firmenwagen enthalten, die in den o.g Rezept?

Der Direktor der Nationalen Steuerinformation hat in der Einzelverfügung vom 30. Mai 2018, 0112-KDIL3-1.4011.224.2018.1.KS, angegeben, dass:

"(...) der Pauschalwert der fraglichen kostenlosen Leistung (250 PLN oder 400 PLN) deckt nur die Kosten des Arbeitgebers, die sich aus der Bereitstellung eines Dienstwagens für den Arbeitnehmer für private Zwecke ergeben, einschließlich der Gebühren für die Wartung und allgemeine Nutzung des Fahrzeugs, z. tragen müssen, damit das Auto einsatzbereit und am Straßenverkehr teilnehmen kann. Ein solches Auto hat andere zusätzliche Kosten, ähnlich wie bei der Anmietung des Autos. Diese zusätzlichen Kosten sind beispielsweise Ausgaben für den Kauf von Gebrauchtwagen o PIT, weil der Gesetzgeber in der o.g. Vorschrift klar darauf hingewiesen hat, dass es sich um eine damit verbundene Leistung handelt e mit der Nutzung eines Firmenwagens (d.h. der kostenlosen Nutzung für private Zwecke) und nicht für abgeleitete Vorteile im Zusammenhang mit der Nutzung des Autos, wie zum Beispiel Kraftstoffkosten."

In einer Situation, in der der Arbeitgeber beschließt, zusätzlich die Kosten für den Kauf von Kraftstoff zu übernehmen, der dann für andere als geschäftliche Zwecke verwendet wird, besteht die kostenlose Leistung des Arbeitgebers darin, den gekauften Kraftstoff zur Verfügung zu stellen und für private Zwecke zu verwenden durch den Arbeitnehmer ist eine gesonderte Leistung, die das steuerpflichtige Einkommen des Arbeitnehmers mit Arbeitsverhältnis darstellt, dessen Wert auf der Grundlage von Art. 12 Sek. 3 PIT-Gesetz, d.h. nach den Grundsätzen des Art. 11 Sek. 2–2b dieses Gesetzes.

So sollte das im Beispiel genannte Unternehmen neben den pauschalen Einkünften aus unentgeltlichen Leistungen für die private Nutzung von Pkw (entsprechend § 12 Abs ' Einkünfte aus dem Arbeitsverhältnis für den Verbrauch von Kraftstoff, den das Unternehmen während privater Fahrten gekauft hat. Der Geldwert der unentgeltlichen Leistung, die dem Arbeitnehmer für die Nutzung eines Dienstwagens zu privaten Zwecken im Sinne von Art. 12 Sek. 2a PIT-Gesetz, beinhaltet keine Treibstoffkosten.

Arbeitgeber (Zahler) PIT-Verpflichtungen und Pauschale für die Nutzung von Dienstwagen

Gemäß Art. § 31 PIT-Gesetz sind natürliche Personen, juristische Personen und Organisationseinheiten ohne Rechtspersönlichkeit, im Folgenden „Arbeitsstätten“ genannt, als Zahler verpflichtet, unterjährig Einkommensteuervorauszahlungen von Personen zu berechnen und einzuziehen, die Einkünfte aus diesen Betrieben beziehen aus im Dienstverhältnis, Arbeitsverhältnis, Hausaufgaben- oder Genossenschaftsverhältnis, Geldleistungen aus der Sozialversicherung der Arbeitsstätten und in Arbeitsgenossenschaften - Zahlungen für die Beteiligung am Bilanzüberschuss.

Somit ist der Arbeitgeber als Unternehmer verpflichtet, die Einkommensteuer für die private Überlassung des Dienstwagens an den Arbeitnehmer zu berechnen, einzuziehen und an das zuständige Finanzamt (und fristgerecht) abzuführen. Stellt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einen Dienstwagen nur für geschäftliche Zwecke zur Verfügung (der Arbeitgeber entscheidet, wie er den Wagen nutzt und wo er ihn abstellt), erzielt der Arbeitnehmer keine Einkünfte aus dem Arbeitsverhältnis und folglich wird der Arbeitgeber-Unternehmer nicht verpflichtet sein, zu berechnen, Mitarbeiter und Zahlung von PIT einzuziehen. Erwähnenswert ist auch die These des Direktors der Steuerkammer in Łódź in der Individualauslegung vom 28.12.2016, dass auch das gelegentliche Abstellen eines Dienstwagens am Wohnort des Arbeitnehmers während der Ausübung dienstlicher Aufgaben kein Einkommen für der Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis im Sinne von Art. 12 Sek. 1 des Einkommensteuergesetzes in Form einer kostenlosen Leistung für die Nutzung eines Dienstwagens.

Zusammenfassend ist der Arbeitgeber (Zahler) verpflichtet, die Pauschale für die Dienstwagennutzung abzurechnen. Es ist zu beachten, dass, wenn das gelegentliche Abstellen eines Dienstwagens am Wohnort des Arbeitnehmers nicht den persönlichen Zielen des Arbeitnehmers dient, sondern im Rahmen der Wahrnehmung dienstlicher Aufgaben erfolgt, es keine unentgeltliche Leistung iSd von Kunst. 12 Sek. 1 des PIT-Gesetzes. Daher kann der Wert dieser Leistung nicht in die Einkünfte des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsverhältnis einfließen. Somit wird der Arbeitgeber (Zahler) nicht mit den Pflichten des persönlichen Einkommensteuerzahlers belastet.