Mitarbeitergespräche – was tun, damit sie wirklich effektiv sind?

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Mitarbeitergespräche erweisen sich oft als völlig wirkungslos. Folglich werden die Mitarbeiter von ihnen entmutigt und glauben nicht anders. Dies ist jedoch für das Unternehmen nachteilig, denn es erweist sich als sehr wichtig, gemeinsam Probleme zu besprechen, Lösungen zu diskutieren oder einfach nur Informationen auszutauschen. Vieles hängt von der Person ab, die solche Mitarbeitergespräche führt. Was sollte sie tun, damit sie wirksam werden? Wir werden versuchen, diese Frage in diesem Artikel zu beantworten.

Mitarbeitergespräche müssen organisiert werden

„Meeting in 30 Minuten, Anwesenheit aller ist Pflicht“ – so ein Satz aus dem Mund eines Vorgesetzten kann dem Unternehmen ein wenig Angst machen. Jeder wird sich fragen, was passiert ist und sagen voraus, dass es definitiv etwas Schlimmes ist. Schließlich sollen alle so schnell wie möglich kommen - die Firma wird sicher pleite gehen! Oder feuern sie vielleicht alle? Aber für was?! Es gibt viele Zweifel und Stress. Am Ende stellt sich heraus, dass das Unternehmen beispielsweise einen Award gewonnen hat und der Vorgesetzte sich nur für die Zusammenarbeit bedanken wollte.

Deshalb ist die richtige Organisation von Mitarbeitergesprächen so wichtig. Sie sollten im Voraus darüber informiert werden, dass an einem bestimmten Tag ein Treffen stattfindet. Erwähnenswert ist auch, warum sie einberufen wird und worum es geht. Es geht nicht um übertriebene Genauigkeit, sondern zumindest um den Informationsstand, der es den Mitarbeitern ermöglicht, vorbereitet zu sein und vor allem nicht unnötig über ein mysteriöses Meeting gestresst zu werden.

Wir sollten auch daran denken, einen ausreichend großen Raum zu reservieren (sicherlich sind weder Gedränge noch zu viel Platz günstig), und alle notwendigen Werkzeuge bereit zu stellen, damit niemand im Unternehmen herumlaufen und nach einem Beamer suchen muss. Dadurch sparen wir Zeit und können uns voll und ganz auf den Ablauf des Meetings konzentrieren.

Es lohnt sich auch, die Mitarbeiter wissen zu lassen, wenn wir ihnen nur etwas mitteilen wollen, wichtige Informationen geben oder gemeinsam Ideen sammeln und diskutieren müssen. Dadurch werden sie sich besser vorbereiten und Mitarbeitergespräche werden wirklich effektiv sein. Wenn wir jemanden auf dem Weg bitten, seine Ansichten mitzuteilen, kann er gestresst werden, stecken bleiben und nichts sagen, was der Diskussion einen Mehrwert verleihen könnte.

Mitarbeiter bei der Besprechung

Es lohnt sich auch genau zu überlegen, wer zu dem Treffen eingeladen werden soll. Manchmal wird die gesamte Abteilung gar nicht benötigt und die meisten Leute verschwenden nur Zeit, die sie für ihre Arbeit aufwenden könnten. Wir können auch bestimmte Persönlichkeitstypen zu einem Meeting einladen – wir kennen unsere Mitarbeiter in der Regel gut und wissen, wer die Diskussion perfekt beherrscht und kein Problem damit hat. Die Abstimmung der Teilnehmer ist sehr wichtig.

Bevor wir Ihnen also Informationen zum Treffen zusenden, überlegen wir uns, wer eigentlich da sein sollte, um eine Situation zu vermeiden, in der die Hälfte der Leute einfach nur sitzt und nichts tut.

Verabredungszeitpunkt

Es liegt auf der Hand, dass jeder seine eigenen Aufgaben zu erfüllen hat und obwohl Mitarbeitergespräche zweifellos dazu gehören, sollte daran erinnert werden, wie wichtig jeder Moment ist, der einzelnen Aufgaben gewidmet ist. Versuchen wir also, den Zeitpunkt des Meetings abzuschätzen, damit die Mitarbeiter ihren Arbeitstag vorher organisieren können.
Wichtig!
Kommen wir nicht zu spät zu den vorgesehenen Mitarbeitergesprächen! Es ist sehr wichtig, pünktlich zu sein. Mitarbeiter möchten, dass ihre Zeit respektiert wird. Sollte uns etwas wirklich Unerwartetes passieren, teilen Sie uns dies bitte so schnell wie möglich mit.

Vertretung oder Delegation

Es kommt vor, dass der Vorgesetzte oder Manager die Besprechung nicht durchführen kann, daher ernennt er eine Person, die dies für ihn erledigt. Daran ist natürlich nichts auszusetzen, aber es lohnt sich, die Wahl des Delegierten sorgfältig abzuwägen. Sie muss prädisponiert und in der Lage sein, Diskussionen anzuregen. Wenn die designierte Person einfach zum Meeting auftaucht, sagt, was sie vorbereitet hat und fragt, ob es Fragen gibt, ohne etwas zu tun, wenn sie es nicht tut, verlieren alle ihre Zeit.

Bereit für alles

Während eines Meetings kann etwas völlig Unvorhergesehenes passieren – zum Beispiel kann es zu Konflikten zwischen Mitarbeitern kommen. Wir müssen wissen, was zu tun ist, um die Spannungen abzubauen, wie man ein solches Problem löst und welche Schritte zu unternehmen sind. Wir müssen auch verhindern, dass jemand versucht, während des Meetings über die Abwesenden zu klatschen. Die Kontrolle über die Gruppe der Mitarbeiter zu haben und in der Lage zu sein, sie zur Ordnung zu bringen, ist essenziell.

Geheime Mitarbeitergespräche

Wenn wir uns entscheiden, nur einen Teil der Abteilung zu treffen, seufzen die anderen nicht immer erleichtert. Sie haben vielleicht Angst, etwas sehr Wichtiges zu verpassen, sie sind in wichtige Dinge nicht eingeweiht, was in ihnen beispielsweise Angst vor Entlassungen wecken kann. Versuchen wir also, Schritte zu unternehmen, um den Rest der Arbeiter zu beruhigen.

Lassen Sie uns zunächst keine Atmosphäre der Geheimhaltung und Spannung schaffen und andere Mitarbeiter ausgeschlossen fühlen. Sagen wir, worum es bei dem Treffen geht und benennen wir Leute, die anwesend sein sollten, nimm sie nicht aus dem Raum und erkläre, worüber wir hinter verschlossenen Türen sprechen werden. Dies führt zu einer unnötigen Atmosphäre der Geheimhaltung und des Stresses, die niemand braucht.

Es lohnt sich auch, den Mitarbeitern zu versichern, dass sie mit anderen über den Verlauf des Meetings sprechen können. Mitarbeiter können sich ernsthaft Sorgen machen, wenn die Anwesenden so tun, als ob sie nach der Rückkehr von einer Besprechung nirgendwo zu finden wären.