Nutzung des Privatwagens des Auftragnehmers für geschäftliche Zwecke

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Unternehmer, die ihr Geschäft führen und ihre täglichen Pflichten erfüllen, müssen oft Sonderaufträge erfüllen, für die die Vermögensressourcen des Unternehmers möglicherweise nicht ausreichen. In diesem Fall kommunizieren sie mit ihren Mitarbeitern und Auftragnehmern, um Hilfe bei der Umsetzung dieser Art von Aufträgen zu erhalten. Eine der Situationen kann die Nutzung des Privatwagens des Auftragnehmers für die Ausführung eines bestimmten Auftrags sein. Wie ist in solchen Fällen die Nutzung eines bestimmten Fahrzeugs gegenüber dem Auftragnehmer abzurechnen?

Nutzung des Privatwagens eines Auftragnehmers und einer monatlichen Pauschale

Eine Möglichkeit zur Erstattung der Kosten für die Nutzung des Privatfahrzeugs des Auftragnehmers kann die Festsetzung einer festen monatlichen Pauschale sein. Gemäß Verordnung des Ministers für Infrastruktur vom 6. April 2011 über die Bedingungen für die Feststellung und Erstattung der Kosten der Nutzung von Personenkraftwagen, Motorrädern und Kleinkrafträdern, die nicht im Besitz des Arbeitgebers sind, zu geschäftlichen Zwecken - Erstattung der Kosten für die Nutzung von Personenkraftwagen des Nahverkehrs , Krafträder und Motorräder zu gewerblichen Zwecken. Mopeds, die nicht im Eigentum des Arbeitgebers stehen, im Folgenden „Fahrzeuge für geschäftliche Zwecke“ genannt, beruhen auf einem zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer geschlossenen zivilrechtlichen Vertrag über die Nutzung des Fahrzeugs zu geschäftlichen Zwecken, unter den in der Verordnung festgelegten Bedingungen.

Die Kosten für die gewerbliche Nutzung der Fahrzeuge werden vom Arbeitgeber zu folgenden Sätzen pro Kilometer übernommen, die nicht höher sein dürfen als:

  1. für einen Pkw:

  1. mit einem Hubraum von bis zu 900 cm3 - 0,5214 PLN,

  2. mit einem Hubraum von mehr als 900 cm3 - 0,8358 PLN,

  1. für ein Motorrad - 0,2302 PLN,

  2. für ein Moped - 0,1382 PLN.

Der Arbeitgeber legt die monatliche örtliche Kilometerbegrenzung unter Berücksichtigung der Einwohnerzahl der jeweiligen Gemeinde oder Stadt fest, in der der Arbeitnehmer beschäftigt ist. Diese Grenze darf nicht überschreiten:

  1. 300 km - bis zu 100.000 Einwohner,

  2. 500 km - über 100.000 bis zu 500 Tausend Einwohner,

  3. 700 km - über 500.000 Bewohner.

Die Kostenerstattung, wenn der private Pkw des Auftragnehmers zu geschäftlichen Zwecken erfolgt, erfolgt in Form einer monatlichen Pauschale, die sich aus dem Produkt aus dem Tarif für 1 Kilometer und der monatlichen Fahrleistungsgrenze für lokale Fahrten ergibt, sofern der Auftragnehmer eine schriftliche Erklärung vorlegt dass er das Fahrzeug in einem bestimmten Monat für geschäftliche Zwecke nutzt. Diese Erklärung sollte Angaben zum Fahrzeug (Hubraum, Marke, Kennzeichen) enthalten und die Anzahl der Tage der Abwesenheit des Arbeitnehmers vom Arbeitsplatz in einem bestimmten Monat aufgrund von Krankheit, Urlaub, Dienstreise oder sonstiger Abwesenheit sowie die Anzahl der Tage, an denen der Arbeitnehmer kein Fahrzeug für geschäftliche Zwecke hatte.

Der Gesetzgeber sieht auch vor, dass der Betrag der so ermittelten Monatspauschale für jeden Arbeitstag der Abwesenheit des Arbeitnehmers vom Arbeitsplatz wegen Krankheit, Urlaub, mindestens 8-stündiger Dienstreise oder sonstiger Abwesenheit um ein Zwanzigstel gekürzt werden soll, und für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer das Fahrzeug nicht zu geschäftlichen Zwecken hatte.

Der Arbeitgeber, der die monatliche Pauschale zahlt, wenn der private Pkw des Auftragnehmers für betriebliche Zwecke verwendet wird, muss hierfür keine ZUS-Beiträge zahlen.

Fahrzeug-Kilometerstandsdatensätze, d. h. Kilometerstandsdatensätze für PIT-Zwecke

Eine weitere Möglichkeit der Erstattung an Auftragnehmer für die Nutzung eines Privatwagens ist der Kilometerstand des Fahrzeugs, der so genannte Kilometerstand. Der Auftragnehmer führt eine monatliche Aufzeichnung der Fahrzeugkilometer gemäß den oben genannten Sätzen. Der Arbeitgeber berechnet die Aufzeichnungen so, dass die monatlich gefahrenen Gesamtkilometer mit dem gesetzlichen Satz pro Kilometer multipliziert werden:

  1. für Fahrzeuge mit einem Hubraum von bis zu 900 cm3 - 0,5214 PLN,

  2. für Fahrzeuge mit einem Hubraum über 900 cm3 - 0,8358 PLN.

Hervorzuheben ist, dass diese Lösung den Auftragnehmer von der Anerkennung der Einkünfte des Auftragnehmers und der ZUS-Beitragspflicht befreit. Voraussetzung ist jedoch, dass die vom Auftragnehmer bezogene Leistung nicht in den steuerlich abzugsfähigen Kosten enthalten ist.

Andererseits ist zu bedenken, dass, wenn der Auftragnehmer mehr als die Kilometerpauschale erhält (er hat den Nachweis in Form von Rechnungen vorgelegt, in diesem Fall jedoch keine Verpflichtung besteht), der Arbeitgeber die Einkünfte ansetzen und versteuern muss der Seite des Auftragnehmers.

Vertrag über die Anmietung des Privatfahrzeugs des Auftragnehmers

Eine andere Lösung, die eine geschäftliche Nutzung des Privatwagens des Auftragnehmers ermöglicht, besteht darin, einen Mietvertrag für das betreffende Auto abzuschließen. Für diese Art von Dienstleistung muss jedoch ein angemessener Marktpreis angesetzt werden. Um Rechnungen für ein gemietetes Auto in die Kosten des Unternehmens einzubeziehen, muss der Unternehmer außerdem einen Kilometertest durchführen. Es ist zu beachten, dass der Überschuss aus der Kilometerleistung für den Unternehmer nicht als steuerlich abzugsfähige Kosten angesehen wird und der Auftragnehmer in diesem Teil steuerpflichtiges Einkommen erzielt.

Kosten für die Nutzung des Privatwagens des Auftragnehmers direkt in der Vergütung

Einige Unternehmer beziehen die Aufwendungen im Zusammenhang mit der Nutzung des Privatwagens des Auftragnehmers für geschäftliche Zwecke in seine Vergütung ein (z. B. in Form einer Prämie). Diese Lösung erfordert keine Aufzeichnungen, aber der zur Vergütung hinzugefügte Betrag wird sowohl eingezahlt (natürlich abhängig von der Art der Beiträge, die gemäß dem mit dem Auftragnehmer abgeschlossenen Vertrag gezahlt werden) als auch besteuert.