E-Rechnung - alles was Sie wissen müssen!

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Der Begriff E-Rechnung tauchte erst 2014 in den polnischen Vorschriften auf. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmer früher keine elektronischen Rechnungen verwendet haben. Die E-Rechnung war natürlich im Geschäftsgang vorhanden, wurde aber nicht definiert.

Polnische Unternehmer entscheiden sich immer häufiger für die Einführung von E-Rechnungen – dies wird durch gesetzliche Regelungen begünstigt. Es ist auch eine große Verbesserung und Zeitersparnis für viele Unternehmen. Außerdem sinkt die Zahl der Papierdokumente, was sicherlich zum Umweltschutz beiträgt. Unternehmer, lesen Sie den Artikel und Sie wissen alles über E-Rechnungen!

Grundlegende Informationen zur E-Rechnung

Elektronische Rechnungen, auch E-Rechnungen genannt, zeichnen sich dadurch aus, dass alle darin enthaltenen Daten in einem digitalen Format gespeichert werden, das eine automatische Verarbeitung und den Austausch zwischen Lieferant und Empfänger ermöglicht.

Bitte beachten Sie, dass nicht jede elektronische Rechnung eine E-Rechnung ist. Die mit Buchhaltungssoftware ausgestellten, aber auf Papier gesendeten und empfangenen Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen. Rechnungen, die auf Papier erstellt und dann gescannt, versendet und per E-Mail empfangen werden, können jedoch als E-Rechnungen betrachtet werden.

Neben regulären Umsatzsteuerrechnungen in elektronischer Form können diese auch ausgestellt, versendet und empfangen werden:

  • Korrekturrechnungen,
  • korrigierende Anmerkungen,
  • doppelte Rechnungen.

Welche Daten müssen auf der E-Rechnung stehen?

Bei der Ausstellung elektronischer Rechnungen unterliegt der Unternehmer den gleichen Regeln wie bei der Ausstellung von Papierrechnungen. Daher sollte die E-Rechnung folgende Elemente enthalten:

  • das Datum der Rechnung;
  • eine fortlaufende Nummer, die innerhalb einer oder mehrerer Serien angegeben wird und die die Rechnung eindeutig identifiziert;
  • den Vor- und Nachnamen oder Namen des Steuerpflichtigen und des Käufers der Waren oder Dienstleistungen und deren Anschriften;
  • die Nummer, mit der der Steuerpflichtige für die Steuer identifiziert wird, vorbehaltlich des Absatzes 2. 24 Punkt 11 lit. und;
  • die Nummer, mit der der Käufer von Waren oder Dienstleistungen für die Steuer oder Mehrwertsteuer identifiziert wird, unter der er die Waren oder Dienstleistungen erhalten hat, vorbehaltlich des Absatzes 24 Punkt 11 lit. B;
  • das Datum der Fertigstellung oder Beendigung der Lieferung der Ware oder der Erbringung der Leistung, wenn ein solches Datum angegeben ist und vom Ausstellungsdatum der Rechnung abweicht. Bei fortlaufenden Verkäufen kann der Steuerpflichtige auf der Rechnung Monat und Jahr des Verkaufs angeben;
  • Name (Art) von Waren oder Dienstleistungen;
  • Maß und Menge (Anzahl) der gelieferten Waren bzw. Leistungsumfang;
  • der Einheitspreis einer Ware oder Dienstleistung ohne Steuerbetrag (Netto-Einheitspreis);
  • die Höhe allfälliger Rabatte, auch bei vorzeitigem Eingang von Forderungen, soweit diese nicht im Netto-Stückpreis enthalten sind;
  • Wert der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, die von der Transaktion erfasst werden, ohne den Steuerbetrag (Nettoverkaufswert);
  • Steuersatz;
  • die Summe des Nettoverkaufswertes mit der Aufteilung in steuersatzpflichtige und steuerfreie Umsätze;
  • der Steuerbetrag auf die Summe des Nettoverkaufswerts, aufgeschlüsselt in Beträge, die sich auf die einzelnen Steuersätze beziehen;
  • der fällige Gesamtbetrag.

Darüber hinaus muss die elektronische Rechnung in einem beliebigen elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Mit der Ausstellung einer Rechnung ist gemeint, dass sie dem Empfänger so zur Verfügung gestellt wird, dass sie sie erhalten kann. Als zugegangen gilt jedoch die Rechnung, die beim Empfänger eingeht.

E-Rechnung - Mehrwertsteuersätze und -beträge

Der Verkäufer kann auf der Rechnung die individuellen Steuerbeträge in Bezug auf den Wert der einzelnen verkauften Waren oder Dienstleistungen angeben oder nicht.

Es ist jedoch erforderlich, den Steuersatz und die Summe des Nettoverkaufswerts von Waren oder Dienstleistungen in Bezug auf einzelne Sätze sowie steuerbefreite und nicht steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen anzugeben. Es ist auch obligatorisch, die aus der Summe des Nettoverkaufswertes berechneten Steuerbeträge einzugeben, wobei die Aufteilung in einzelne Sätze zu beachten ist und der fällige Gesamtbetrag zusammen mit der fälligen Steuer ausgewiesen wird. Es genügt, den Bruttobetrag in Zahlen einzugeben, er muss nicht in Worten ausgedrückt werden.

Die elektronische Rechnung kann in einer anderen Währung als PLN ausgestellt werden. Auch wenn es sich um eine Rechnung eines inländischen Auftragnehmers handelt. Es ist jedoch zu beachten, dass der Mehrwertsteuerbetrag unabhängig von der Rechnungswährung in PLN ausgewiesen wird. Dies liegt an Art. 106e Absatz. 11 des Umsatzsteuergesetzes. Die in der Rechnung enthaltenen Beträge werden auf den nächsten Grosz gerundet - wobei Werte unter 0,5 Grosz weggelassen und über 0,5 Grosz auf 1 Grosz gerundet werden.

E-Rechnung - PKWiU-Nummer

PKWiU ist eine Abkürzung für die polnische Klassifikation von Produkten und Dienstleistungen. Anhand dieser Nummer können Sie den korrekten Mehrwertsteuersatz und die Mehrwertsteuerbefreiung ermitteln. Es wird auch verwendet, um Rechnungen korrekt auszustellen.

Der Unternehmer ist nicht verpflichtet, die PKWiU-Nummer auf der Rechnung anzugeben. Der im Umsatzsteuergesetz festgelegte Umfang der Daten, die auf der E-Rechnung erscheinen sollen, umfasst nicht die PKWiU-Nummer. Dies bedeutet, dass die Aufnahme in die Rechnung nicht obligatorisch ist, aber bitte beachten Sie, dass dies auch nicht verboten ist.

E-Rechnung und andere elektronische Dokumente

Eine E-Rechnung ist nicht die einzige Form eines elektronisch versendeten Dokuments. Unternehmer über das Internet können neben dem Rechnungsversand zwischen Käufer und Empfänger unter anderem:

  • ein Unternehmen online registrieren, indem Sie den CEIDG-1-Antrag einreichen oder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung registrieren;
  • jährliche elektronische Erklärungen einreichen, über die Einkommensteuerabrechnungen vorgenommen werden;
  • eine elektronische VAT-7 / VAT-7K-Erklärung einreichen;
  • automatische Begleichung von E-Rechnungen unter Verwendung von elektronischen Bankdiensten vornehmen;
  • Zollabfertigungen vornehmen.

Elektronische Datenbanken sind immer häufiger anzutreffen, beziehen sich auf viele wichtige Bereiche des Geschäftsbetriebs und zielen darauf ab, den Betrieb eines Unternehmens zu verbessern.

Frist für die Ausstellung einer E-Rechnung

Die Frist für die Rechnungsstellung sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form endet in der Regel spätestens am 15. des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Ware geliefert oder die Leistung erbracht wurde. Hat der Steuerpflichtige hingegen die Zahlung ganz oder teilweise vor Erbringung der Dienstleistung oder der Überlassung der Ware erhalten, ist der Steuerpflichtige verpflichtet, eine Vorausrechnung auszustellen. Eine Vorausrechnung sollte bis zum 15. Tag des auf den Monat des Zahlungseingangs folgenden Monats ausgestellt werden.

Aktive Mehrwertsteuerzahler sind nicht verpflichtet, natürlichen Personen, die keine Geschäftstätigkeit ausüben, eine Rechnung auszustellen, es sei denn, sie fordern den Verkäufer auf, diese zu erhalten. In diesem Fall müssen sie eine Verkaufsbestätigung in Form einer Rechnung erhalten. Keine Rechnungsstellung gilt nicht für den Versandhandel außerhalb des Landesgebiets sowie für die innergemeinschaftliche Lieferung neuer Transportmittel. Diese Transaktionen sollten immer durch Rechnungen bestätigt werden.

E-Rechnung - der Zeitpunkt der Ausstellung

Die Vorschriften legen den Zeitpunkt der Ausstellung und des Einzugs der E-Rechnung nicht im Detail fest. Daher wurde davon ausgegangen, dass der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung als Zeitpunkt der Erstellung der Rechnungsdatei in der Form zu betrachten ist, in der sie an den Auftragnehmer gesendet wird.

Der Verkäufer, der E-Rechnungen versendet oder dem Käufer zur Verfügung stellt, bewahrt sie gleichzeitig in seinen Unterlagen auf. Sie ist nicht an den Grundsatz der zweifachen Ausstellung einer Mehrwertsteuerrechnung gebunden. Andererseits muss sie Rechnungen dokumentieren, damit sie im Falle einer Kontrolle durch das Finanzamt schnell zur Verfügung gestellt werden können.

Annahme einer elektronischen Rechnung

Gemäß Art. 106n Absatz. 1 Umsatzsteuergesetz, um elektronische Rechnungen nutzen zu können, benötigen Sie für diese Art der Transaktionsdokumentation die Zustimmung des Empfängers. Das Reglement legt jedoch nicht fest, wie diese Zulassung aussehen soll. Daher wird davon ausgegangen, dass diese Frage der Zustimmung der Parteien der Transaktion überlassen wurde. Die Zustimmung zum Erhalt elektronischer Rechnungen kann sowohl in Papierform als auch in Form einer E-Mail oder durch mündliche Vereinbarung erfolgen. Soll die Übermittlung per E-Mail erfolgen, sollte die Einwilligungserklärung die genaue Anschrift sowohl des Empfängers als auch des Absenders enthalten.

Werden mehrere elektronische Rechnungen gleichzeitig an denselben Empfänger versendet oder zur Verfügung gestellt, dürfen die gemeinsamen Daten für jede Rechnung nur einmal bereitgestellt werden, solange alle diese Daten für jede Rechnung vorhanden sind.

Die Annahme von E-Rechnungen bedeutet nicht, dass jede Rechnung in elektronischer Form versendet wird. Nach Zustimmung zu E-Rechnungen kann der Auftragnehmer auch Papierrechnungen erhalten.

Der Rücktritt vom elektronischen Dokumentenaustausch erfolgt, wenn der Empfänger seine Einwilligung zurückzieht und dies dem Lieferanten auf herkömmlichem Wege oder in elektronischer Form mitteilt. Das Recht zum Versand von E-Rechnungen erlischt am Tag nach Zugang der Mitteilung über den Widerruf der Annahme beim Verkäufer. Nur wenn die Parteien etwas anderes vereinbaren, kann das Ablaufdatum auf maximal 30 Tage verlängert werden.

E-Rechnungen senden und empfangen

Voraussetzung für den Versand von Rechnungen in elektronischer Form ist die Wahrung der Echtheit des Ursprungs und der Integrität des Inhalts.

Die Echtheit des Rechnungsursprungs besteht in der Sicherstellung der Identität des Warenlieferanten bzw. des Dienstleisters oder der rechnungsstellenden Stelle. Die inhaltliche Integrität hingegen bezieht sich auf obligatorische Rechnungsdaten, die nicht geändert werden sollten.

Das Gesetz legt nicht genau fest, wann die E-Rechnung eingeht. Daher ist der Zeitpunkt des Eingangs:

  • eine Rechnung im elektronischen Archiv des Unternehmens ablegen, wenn die Option zur Archivierung von elektronisch übermittelten Dokumenten aktiviert ist, oder
  • Eingang der Rechnung auf dem Mailserver des Unternehmens, wenn der Archivierungsdienst nicht läuft.

Als zusätzliche Sicherheit im Zusammenhang mit dem elektronischen Rechnungsumlauf können Sie Folgendes verwenden:

  • ein dedizierter Empfänger eines Kontos mit einem Login und Passwort;
  • Angabe von E-Mail-Adressen, von denen Rechnungen gesendet werden;
  • eine Vereinbarung, die die Regeln für den Versand von E-Rechnungen festlegt;
  • Anti-Editing-Funktion für die in der Datei enthaltenen Daten;
  • Beschreibung der Verfahren, um einen sicheren Versand zu gewährleisten.

Speicherung elektronischer Rechnungen

Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen steht auch im Zusammenhang mit der Erfüllung der beim Versand geltenden Bedingungen, d Verjährungsfrist der Steuerpflicht.

Die Vorschriften legen nicht genau fest, wie Dokumente aufbewahrt werden sollen, mit Ausnahme bestimmter Bedingungen, die eine bestimmte Form der Aufbewahrung erfüllen muss. Daher ist es möglich, Dokumente sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form zu archivieren. Das bedeutet, dass Papierkopien ausgestellter Rechnungen in elektronischer Form, z.B. auf CDs oder Festplatten, gespeichert werden können. Gleichzeitig ist es notwendig, Rechnungen zu sichern.

Sowohl Papierrechnungen als auch E-Rechnungen sollten bis zum Ablauf der Steuerverjährungsfrist aufbewahrt werden, d. h. für einen Zeitraum von 5 Jahren ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuerzahlungsfrist abgelaufen ist.

Elektronische Rechnungen können auch außerhalb Polens aufbewahrt werden. In einem solchen Fall muss neben der Erfüllung der Rahmenbedingungen auch der Online-Zugang über das Internet gewährleistet sein. Damit die Behörden im Falle einer Einsichtnahme die Möglichkeit haben, sich mit den so hinterlegten Dokumenten vertraut zu machen.

E-Rechnung - Frist zum Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug wird durch die Form der Rechnung, die der Steuerpflichtige erhält, nicht berührt. Unabhängig davon, ob die Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form ausgestellt wird, hat der Steuerpflichtige das Recht, die Vorsteuer von einer solchen Rechnung bei der Abrechnung für den Zeitraum der Ausstellung abzuziehen, jedoch nicht früher als für den Zeitraum, in dem sie ausgestellt wurde erhalten, oder einer der beiden nachfolgenden Abrechnungsperioden. Natürlich, wenn sie die Voraussetzungen für die Anerkennung als Mehrwertsteuerrechnung erfüllen und der Abzug mit der steuerpflichtigen Tätigkeit des Steuerpflichtigen zusammenhängt.

E-Rechnung für einen ausländischen Empfänger

Auch ausländischen Auftragnehmern kann eine elektronische Rechnung ausgestellt werden. Dem muss auch der ausländische Auftraggeber zustimmen und nicht der Standardform des Dokumentenempfangs. Bei der Ausstellung einer E-Rechnung an einen ausländischen Empfänger ist besonders zu beachten:

  • korrekte Währungs- und Sprachangabe im Dokument;
  • Einhaltung der Umwandlungsvoraussetzungen (Auswahl des entsprechenden Studiengangs);
  • korrekte Ermittlung möglicher Wechselkursdifferenzen.

Technisches E-Rechnungsformat

Voraussetzung dafür, dass eine Rechnung als elektronische Rechnung gilt, ist die Ausstellung in einem beliebigen elektronischen Format. Das Format, in dem sie ausgegeben wurde, sollte es jedoch schwierig machen, die Datei zu ändern. Was bedeutet es?

Nun, Steuerzahler versenden E-Rechnungen oft per E-Mail und hängen sie als Anhang an die Nachricht an. Es ist jedoch wichtig, dass diese Dateien nicht bearbeitet werden können, dh sie sind schreibgeschützt. Dadurch wird sichergestellt, dass der Inhalt eines solchen Dokuments nicht geändert werden kann. Diese Anforderungen werden von Dokumenten erfüllt, die als Dateien gespeichert sind, z.B. pdf oder png. Dies sind einige der am häufigsten verwendeten Formate.

Korrektur E-Rechnung und Duplikat

Korrekturrechnungen und Doppelrechnungen können in Standard-, Papier- oder elektronischer Form ausgestellt werden.

Die Berichtigung einer elektronischen Rechnung kann in elektronischer Form zu den gleichen Bedingungen wie bei einer regulären E-Rechnung erfolgen. Nun, der Herausgeber einer elektronischen Rechnungskorrektur muss die Authentizität der Herkunft und die Integrität des Inhalts sicherstellen. Darüber hinaus muss der Empfänger der Korrektur dem elektronischen Erhalt von Rechnungen zuvor zustimmen.

Zu beachten ist auch, dass das Umsatzsteuergesetz bei Korrekturrechnungen die Möglichkeit der Minderung der Ausgangssteuer vom Eingang der Eingangsbestätigung des Dokuments beim Auftragnehmer abhängig macht. Was ist daher beim Versenden einer elektronischen Korrekturrechnung als eine solche Bestätigung zu betrachten?

Die Form der Bestätigung des Eingangs der elektronischen Korrektur ist freigestellt. Denn keine Bestimmung legt fest, in welcher Form eine solche Bestätigung erfolgen soll. Es muss jedoch deutlich darauf hingewiesen werden, dass der Empfänger sie zusammen mit einer Datumsangabe erhalten hat.

Gleiches gilt bei doppelten elektronischen Rechnungen für doppelte Papierrechnungen. Nun, in einer Situation, in der die Originalrechnung den Empfänger nicht erreicht oder verloren geht und der Käufer den Verkäufer auffordert, ein Duplikat auszustellen, ist der Verkäufer verpflichtet, diese auszustellen. Die Rechnung sollte den Vermerk DUPLICATE tragen.

Kontrolle von E-Rechnungen

Eine der Voraussetzungen für die Aufbewahrung von Rechnungen ist der sofortige Zugriff auf diese im Falle einer Kontrolle durch das Finanzamt. Die Benachrichtigung des Steuerpflichtigen über die Prüfung sollte eine Woche vor deren Beginn erfolgen. Die Behörde kann den Zugang zu Dokumenten nicht früher beantragen, als die Prüfung tatsächlich eingeleitet wird.

Wichtig!

Nach den geltenden Vorschriften kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung die Verwendung von E-Rechnungen nicht in Frage stellen. Im Jahr 2011 wurde die elektronische Rechnung der Papierform gleichgesetzt und stellt ein Buchführungsdokument dar.

Es sei jedoch daran erinnert, dass eine elektronische Rechnung als Buchführungsdokument gelten kann, wenn sie die in der Verordnung des Finanzministers festgelegten Bedingungen erfüllen und auch die grundlegenden Elemente der Rechnung enthalten muss.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein bestimmender Faktor im modernen Geschäftsumfeld. Die Verwendung von E-Rechnungen beweist die Entwicklung des Unternehmens durch den Einsatz von Techniken und Technologien, die vom Markt vorgeschlagen werden. Es beweist auch die effektive Führung des Unternehmens, was auf die Einführung angemessener Einsparungen hinweist.

Auch für den Kunden ist die E-Rechnung ein Vorteil. Indem Sie auf diese Weise Ihr Einverständnis zum Erhalt von Dokumenten aussprechen, tragen Sie zum Schutz der Umwelt bei. Er kann die aus der elektronischen Rechnung resultierenden Forderungen auch direkt über die entsprechende Bankfunktion bezahlen.

Ein zusätzlicher Vorteil ist die Archivierung, die gewissermaßen verpflichtend ist, aber auch das schnelle Auffinden von Dokumenten ermöglicht, die normalerweise automatisch in einen ausgewählten Aktenordner wandern. Dies verkürzt den Zugriff auf bestimmte Rechnungen im Vergleich zum Auffinden eines Dokuments in einer Papierversion, bei dem es häufig vorkommt, dass eine per Post versandte Rechnung unter anderen Dokumenten verloren geht.

Immer mehr Unternehmer verwenden elektronische Rechnungen. Damit wächst das Bewusstsein für die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung.